Waarom alles lijkt te kloppen, maar projecten toch vertragen

De verborgen oorzaak achter ineffectieve besluitvorming in projecten

Je kent het wel. Het project startte goed. De rollen zijn verdeeld, de planning is scherp, de rapportages worden trouw bijgehouden. Iedereen weet wat hij moet doen. En toch… vertraagt het project. Besluiten blijven hangen, risico’s lijken plots groter dan gedacht en er sluipt onrust in het team.

En dat terwijl alles — op papier — lijkt te kloppen.

De paradox van controle

Projectmanagers, programmamanagers, en portfoliomanagers werken vaak binnen strakke structuren. De beheersmaatregelen zijn zorgvuldig ingericht. KPI’s worden netjes gerapporteerd. Er is overzicht, structuur, verantwoording. Maar wat als die ‘controle’ vooral een illusie is?

Wat als de rapportages (en/of dashboards) niet leiden tot betere keuzes, maar vooral bedoeld zijn om aan te tonen dat we ‘in control’ zijn?

Wat als de vertraging niet komt door fouten in de uitvoering, maar door het systeem waarin we sturen?

Symptomen die we normaal zijn gaan vinden

In veel projecten zien we een patroon dat zelden als probleem wordt herkend, maar dat wél vertragend werkt:

Besluiten worden uitgesteld omdat de informatie incompleet voelt.
Risico’s worden pas zichtbaar als ze al zijn gematerialiseerd.
Teams werken hard, maar langs elkaar heen.
Rapportages worden gemaakt, maar niet benut voor sturing.
Stakeholders hebben ieder een ander beeld van ‘voortgang’.

We wijten dit vaak aan complexiteit. Aan drukte. Aan externe factoren. Maar zelden kijken we naar het fundament van onze sturing zelf.

Fragmentatie als stille verstorende kracht

De echte oorzaak ligt vaak dieper. Onder de oppervlakte werkt een mechanisme dat wrijving veroorzaakt, zonder dat we het direct herkennen: fragmentatie.

Projectinformatie is verspreid over systemen, rollen en overleggen. Tijd, resources, risico’s en kwaliteit worden afzonderlijk beoordeeld. Verschillende beheersdisciplines werken met hun eigen logica, deadlines en definities van succes. En dat alles binnen een politiek-bestuurlijke omgeving waarin snel schakelen cruciaal is.

De paradox? Juist door alles netjes te scheiden en te beheersen, verliezen we samenhang. En daarmee grip.

De onzichtbare vertrager: reactieve sturing

Wat we ‘beheersing’ noemen, is in veel gevallen reactief. We rapporteren achteraf, analyseren pas als iets misgaat, en sturen op symptomen in plaats van op onderliggende dynamieken. Zo ontstaat een schijnzekerheid die verlammend werkt op besluitvorming.

We houden elkaar bezig met het draaiende houden van de beheersmachine — zonder dat deze ons werkelijk vooruithelpt.

Tijd voor ongemakkelijke vragen

1. Wat als de vertraging in jouw projecten niet het gevolg is van gebrekkige uitvoering, maar van een gefragmenteerde aansturing?
2. Wat als jouw stuurinformatie vooral terugblikt, terwijl je vooruit zou moeten kijken?
3. Wat als de grootste risico’s niet liggen in het project zelf, maar in de manier waarop en wanneer je informatie verzamelt, interpreteert en gebruikt?
4. En — misschien het belangrijkst — wat zou het betekenen als je met minder inspanning, méér grip kon krijgen?

Meer ontdekken over projectbeheersing?

Wil je nog meer waardevolle inzichten ontdekken? Blijf dan op de hoogte van de nieuwste ontwikkelingen en ontvang handige tips rechtstreeks in je inbox. Meld je hieronder aan voor de Cratos nieuwsbrief.