Diensten
Portfoliomanagement
Onze PPM-aanpak
Zonder afstemming ben je nergens
In een wereld die voortdurend verandert, waar nieuwe uitdagingen aan de horizon verschijnen en de roep om maatschappelijke bijdragen luider wordt, staan publieke organisaties voor de taak om te presteren. Projecten moeten gelijk staan aan betrouwbaarheid, voorspelbaarheid, efficiëntie en succes. Dit is niet zomaar een ideaalbeeld. Onze aanpak op Portfoliomanagement zorgt voor een gestroomlijnde uitvoering van elk project. Zo dragen de projecten bij aan de realisatie van jouw strategische visie en daarmee aan vooruitgang en maatschappelijke waarde.
Wat is Portfoliomanagement?
Door het centraliseren van projectmanagementactiviteiten en verdere schaalvergroting zijn organisaties veel beter in staat om projecten, en daarmee capaciteit en middelen, op elkaar af te stemmen. Tussen projecten in een cluster, binnen een programma of in een organisatie, zijn immers veel raakvlakken in beschikbare tijd, capaciteit en financiën. Door dat integraal te beschouwen en organiseren, worden al deze resources beter op elkaar afgestemd waardoor een organisatie efficiënter wordt, en mensen niet het gevoel hebben over- of onderbelast te worden. Zo gaan we verspilling tegen en wordt het werken aan projecten (weer) leuk.
De discipline die voorziet in het organiseren hiervan, is Portfoliomanagement. Portfoliomanagement is de methode die de ruggengraat vormt van betrouwbare, efficiënte en succesvolle projecten. Het is de kunst en wetenschap van het optimaliseren van de projectenportefeuille. Door het goed inrichten van Portfoliomanagement is elk initiatief in lijn met de strategische doelstellingen van de organisatie, en wordt uitgevoerd op de meest efficiënte en effectieve manier.
Onze oplossing
Bij Cratos Consulting begrijpen we dat het succes en de efficiëntie van projecten niet alleen afhangt van de vaardigheden van projectmanagers of hun voorbereiding. Het gaat vooral om de manier waarop projectorganisaties zijn gestructureerd, waardoor mensen en middelen zo effectief mogelijk ingezet en geprioriteerd zijn. Daarom hebben wij een methode ontwikkelt waarmee Portfoliomanagement eenvoudig en doeltreffend ingevoerd kan worden, zonder een hele organisatiestructuur overhoop te halen.
Condities voor succes
Portfoliomanagement is cruciaal om de levendigheid van een organisatie te behouden en te voorkomen dat projecten juist de groei belemmeren. Het is de balans tussen doen wat nodig is en het vermogen om aan te passen wanneer de situatie daarom vraagt. Wij van Cratos Consulting helpen onze opdrachtgevers om die balans te vinden en te behouden. Daarvoor vullen we vier fundamentele condities in:
- Efficiënt gebruik van mensen en middelen
- Naadloze samenwerking
- Heldere doelstellingen
- Flexibiliteit om zich aan te passen aan veranderende omstandigheden.
Hoe doet Cratos Consulting dit?
Onze aanpak is eenvoudig, maar krachtig. De essentie ligt in het vinden van de perfecte balans tussen te veel en te weinig. Te veel projecten leidt tot verstoppingen. Daarentegen verliest een organisatie zijn vitaliteit als er te weinig projecten zijn. Daarom creëren we een constante doorstroom van projecten die de ‘bottlenecks’, oftewel knelpunten in bedrijfs- en projectprocessen (workflows) wegneemt. Dit verhoogt niet alleen de kans op succes, maar verzekert ook dat projectmanagers en medewerkers het werk kunnen blijven uitvoeren zonder ingrijpende veranderingen in hun aanpak. Onze aanpak is gebaseerd op de ‘Theory of Constraints’, een methode die vaak in Lean gehanteerd wordt. Deze methode is heel erg geschikt is voor het creëren van snelle en toch duurzame verbeteringen en richt zich op het identificeren en wegnemen van beperkingen.
Wat doen we?
We beginnen met het identificeren van bestaande workflows. Als het nodig is om projecten goed te laten verlopen zetten we ook meteen nieuwe workflows op. Vervolgens bepalen we wat het beste tijdstip is om een project te laten starten. Dat doen we onder andere door inzichtelijk te maken hoeveel en welke projecten zich in welk stadium van de workflow bevinden en wie daar een bijdrage aan levert. Hierdoor kunnen we zien waar een ophoping van projecten en daarmee uren voor teamleden plaatsvindt, die verstorend werkt op de voortgang. Binnen onze methode is het mogelijk om te bepalen in welk ritme projecten wel optimaal doorstromen in een organisatie. Hierbij houden we rekening met onder meer de prioritering en een aantal andere selectiecriteria die we samen met onze opdrachtgever hebben vastgesteld. Op deze manier signaleren we verstoringen snel en kunnen ze meteen aanpakken, zodat problemen bij de wortel worden aangepakt. Dit leidt tot continue verbetering. Vervolgens introduceren we nieuwe workflows waar processen verouderd zijn. Zo houden we de organisatie flexibel en dynamisch.
Wat is het resultaat?
Het resultaat van onze PPM-aanpak is een helder en gefocust portfoliomanagementsysteem dat niet alleen strategisch en adaptief is, maar ook zorgt voor een verbeterde slagingskans van projecten. Projectteams werken in een cultuur waar projecten systematisch slagen en waar elk lid weet dat hun bijdrage van belang is. Hierdoor voelt iedereen zich betrokken en ziet ook daadwerkelijk wat de impact is van hun bijdrage. Het resultaat? Een verbetering van 20-50% in de betrouwbaarheid, voorspelbaarheid en efficiëntie van projectuitvoering. Zo helpen we onze opdrachtgevers met vertrouwen en efficiëntie hun strategische doelstellingen nastreven.
Neem contact op met één van onze consultants
Meer weten over onze aanpak, en wat het effect daarvan kan zijn op jouw projecten? We komen graag langs om eens te sparren. Voor meer informatie of een afspraak kun je contact opnemen met een van onze consultants.
