Diensten
Inkoop- en contractmanagement
Contractmanagement
Samen werken

De inkoopvraag en -strategie
Inkoop- en contractmanagement speelt een belangrijke rol in het faciliteren van samenwerking. Ook op papier, in de uitvraag, moet immers duidelijk zijn waarom een behoefte leidt tot een inkoopvraag en uiteindelijk een project. Aan welk doel wordt daarmee bijgedragen, en waarom wordt verwacht daarbinnen samen te werken. Daarbij zijn drie aspecten belangrijk;
- Wat weet de opdrachtgever inmiddels al wel
- Wat weet de opdrachtgever nog niet, maar wil hij wel weten
- Hoe wil hij zich verhouden tot die onzekerheden


Vanuit Cratos Consulting helpen wij onze opdrachtgevers om hier inzicht in te krijgen èn dit helder op papier te zetten. Des te duidelijker deze informatie naar voren komt in een uitvraag, des te beter een opdrachtnemer weet hoe en waarmee hij meerwaarde kan toevoegen. Vervolgens kan hij dat door vertalen in zijn aanpak en uiteindelijke aanbieding. Enerzijds gaat het hierbij over het eindresultaat, anderzijds over de manier waarop hij zijn aanpak beheerst om tot een succesvol eindresultaat te komen. Zowel de uitvraag als de aanbieding komen vervolgens samen in ‘het contract’.
Deze ‘harde aspecten’ maken duidelijk wat de opdrachtgever nodig heeft, en hoe de opdrachtnemer daar invulling aan geeft. Daarbij komen dan de meer zachte aspecten, zoals de manier waarop partijen graag willen samenwerken, hoe we komen tot heldere communicatie en wat dat dan voor zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer inhoudt. Samenwerken en transparant communiceren zijn enorm belangrijk in het gehele inkoopproces, het contractmanagementproces en de projecten die daarmee gerealiseerd kunnen worden. Des te beter we elkaar als opdrachtgever en opdrachtnemer kennen en begrijpen, des te meer waarde er toegevoegd kan worden in het uiteindelijke project. Dat begint echter al bij het ontwikkelen van een inkoopstrategie, inkoop categorie-strategie en het houden van marktconsultaties.
Doel-resultaat-effect
Deze ‘harde aspecten’ maken duidelijk wat de opdrachtgever nodig heeft, en hoe de opdrachtnemer daar invulling aan geeft. Daarbij komen dan de meer zachte aspecten, zoals de manier waarop partijen graag willen samenwerken, hoe we komen tot heldere communicatie en wat dat dan voor zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer inhoudt. Samenwerken en transparant communiceren zijn enorm belangrijk in het gehele inkoopproces, het contractmanagementproces en de projecten die daarmee gerealiseerd kunnen worden. Des te beter we elkaar als opdrachtgever en opdrachtnemer kennen en begrijpen, des te meer waarde er toegevoegd kan worden in het uiteindelijke project. Dat begint echter al bij het ontwikkelen van een inkoopstrategie, inkoop categorie-strategie en het houden van marktconsultaties.
De uitvraag
Bij het maken van keuzes over de inrichting van de aanbesteding en de contractbeheersing daarna houden we rekening met de mogelijkheden en ambities die onze opdrachtgever heeft (inkoopstrategie). Een van de aspecten die we meewegen is de ervaring met inkopen en de mate van volwassenheid die de organisatie heeft met het gebruiken van verschillende contractvormen. Op basis daarvan besluiten we of we bijvoorbeeld gaan werken met een geïntegreerd contract, of juist in 2-fasen of op basis van prestaties. Ook de eisen en wensen stemmen we gezamenlijk goed af, om te kijken of de uiteindelijke vraag en de contractvorm, wel de juiste samenwerking die we beogen tot resultaat heeft, en het doel waarvoor het project in het leven is geroepen daadwerkelijk wordt behaald.
Contractmanagement als architectuur voor samenwerking
Het inkooptraject en de keuze voor een aanbestedingsvorm bepalen gedeeltelijk hoe de samenwerking eruit komt te zien. De contractvorm en de contractstukken (waar ook de aanbieding van de opdrachtnemer bij hoort) geven vervolgens invulling aan het ‘wat en hoe’ van het project. Het contractmanagement is in feite de architectuur van de samenwerking. Daarin is het belangrijk dat zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer actief werken aan het zo goed mogelijk invulling geven aan het contract.
In algemene zin stellen we: Des te beter je op kunt schrijven waarom, wat en hoe je iets wilt, én hoe je er mee omgaat als dat verandert, des te beter weet je waar je samenwerking een bijdrage aan moeten leveren. Daarin gaan we uit van het principe: ‘Als je elkaar vertrouwt, kun je het ook opschrijven’.
Uiteindelijk is het doel om in woord en daad met elkaar te verbinden. Een contract moet daarbij ondubbelzinnig en doelmatig ruimte geven om, binnen kaders, aan beide kanten te presteren, te innoveren en het beste uit elkaar te halen binnen het project.
Neem contact op met één van onze consultants
Meer weten over onze aanpak, en wat het effect daarvan kan zijn op jouw projecten? We komen graag langs om eens te sparren. Voor meer informatie of een afspraak kun je contact opnemen met een van onze consultants.