Mijn week als Planning specialist: Een verhaal van planning en integraliteit
Als Planning Specialist bij Cratos Consulting is geen dag én geen week hetzelfde. Van het voorbereiden en faciliteren van planningssessies, het samenwerken met diverse projectteams en het ontwikkelen van nieuwe vaardigheden… erg veelzijdig en uitdagend!
Lees mee hoe mijn week planning er zoal uitziet.
Maandag: goede weekstart vanuit huis
Mijn week begint met een ochtend thuiswerken met om half 9 de wekelijkse ‘Hello Monday’-bijeenkomst. Met mijn Cratos collega’s nemen we de week door en vieren we de successen van afgelopen week. Ook is er ruimte voor het vragen om hulp die je verwacht nodig te hebben bij je werkzaamheden deze week.
Daarna focus ik mij op het voorbereiden van een belangrijke planningssessie voor een van de projecten van Rijkswaterstaat, die ik aanstaande woensdag faciliteer. Het is een complex project waarbij veel verschillende partijen betrokken zijn. Precies waar ik van hou! De uitdaging om alle activiteiten in een mooie, overzichtelijke planning weer te geven, motiveert me enorm.
Vanuit Cratos Consulting hebben we een workshop-playbook waarmee we onze workshops kunnen inrichten en aanpassen al naar gelang de behoefte van de groep. Ik kies de werkvorm met associatiekaarten voor een interactieve opening. Als middelstuk pakken we het planningsdeel op tot slot bedenk ik nog een leuke afsluiter. Dankzij onze toolbox is het een kwestie van bouwstenen toepassen en de project vraag specifiek maken. Daarbij kan ik putten uit de ervaring van collega’s.
Na de lunch heb ik een voortgangsbespreking met het projectteam van een ander project van Rijkswaterstaat. We nemen de planning door na alle nieuwe ontwikkelingen en zetten de puntjes op de i. Zo staat het hele team achter de aanpassingen op de planning en creëer ik draagvlak.
Kijk, het zonnetje schijnt nog! Ik trek snel mijn hardloopkleren en -schoenen aan en ga een rondje hardlopen. Dan plan ik daarna een gesprek in met de risico-eigenaren voor de koppeling met de planning, voordat alle agenda’s vol zijn!
Dinsdag: verbinden en adviseren
Vandaag is het een drukke dag met vergaderingen bij de klant Rijksvastgoedbedrijf. Ik werk samen met een projectteam om de planning van een complex project bij te werken en ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde pagina zit. Omdat het een landelijk project is, zijn er verschillende aannemers bij betrokken en zijn de wensen van de gebruikers verschillend. Er zijn een paar vragen en opmerkingen, maar al snel komen we tot een gezamenlijke visie. Door goed naar anderen te luisteren en helder te communiceren, zorg ik ervoor dat iedereen zich gehoord voelt, zich herkent in de uitwerking en daardoor betrokken voelt.
’s Middags geef ik een training ‘Risicogestuurd Denken en Handelen’ om de risicobewuste mindset bij het projectteam verder te ontwikkelen zodat iedereen proactief kan meedenken en bijdragen aan het beheersen van risico’s.
Woensdag: een dag vol uitdaging en focus
Ik werk vandaag vanuit het Rijkswaterstaat kantoor in Utrecht. De dag begint met de planningssessie die ik faciliteer. Het is een nieuw project waarbij we vanaf nul beginnen met het opbouwen van de planning. Ik start de planningssessie met de Cratos associatiekaarten, voor meer rendement en plezier tijdens de sessie. Iedereen kiest er eerst een uit die iets over zichzelf zegt. Daarna kiest iedereen nog een kaart die aangeeft hoe men de start en voortgang van het project ervaart. Deze ervaringen worden vervolgens in de groep gedeeld.
Omdat het een nieuwe planning is die we maken, gaan we aan de slag met flipovervellen en post-its. We beginnen bij de eerste stappen van het project en diepen zo de vervolgstappen uit totdat we bij de afronding van het project zijn. Om alle ideeën goed kunnen ordenen, vraag ik iedereen om zelf de post-its te schrijven en op de flipovers te plakken. Uiteindelijk definieren we de belangrijke mijlpalen en benoemen daarbij de deadlines. Als afsluiting lopen we de planning door, maken we afspraken over oplevering van de planning en plannen we een afspraak voor het vervolg in.
Na de lunch heb ik de tijd om de planningssessie uit te werken. Mijn bureau en de grond ligt bezaaid met flipovervellen, waarop de input van de ochtend verzameld is en ik ga met volle focus aan de slag. Ik maak een nieuwe planning aan in PrimaVera en verwerk alles wat op de flipovers is opgeschreven. Pas de lay-out aan en deel de eerste versie van de planning met de personen die vanmorgen aanwezig waren en nodig hen uit voor feedback. Het voordeel op kantoor van de opdrachtgever uitwerken is, dat als ik nog vragen heb, ik deze direct kan stellen.
Donderdag: van rapportage tot BILA: een mooie afwisseling
Deze ochtend start ik thuis op en werk ik aan een rapportage voor Rijkswaterstaat, waarin ik de voortgang van het project samenvat. Uiteraard heb ik eerst de afstemming met andere beheersaspecten gezocht om tot een integraal advies te komen. In het schrijven van mijn aanbevelingen loop ik vast. Daarom bel ik een ervaren Cratos collega om te vragen of hij met mij mee kan denken. Wat fijn dat hij om 11.00 uur even tijd vrij kan maken via Teams!
Om 12 uur ga ik naar het kantoor van Rijkswaterstaat in Delft voor een BILA met de MPB-er om de voortgang te bespreken en feedback te krijgen. Om alle agenda’s zo optimaal te benutten hebben we hier een lunch afspraak van gemaakt. Lekker effectief en informeel.
Voordat ik voor de files naar huis rijd, neem ik even de tijd om bij te praten met projectteamleden. We informeren elkaar over wat er speelt op de projecten. Het is inspirerend om te zien hoe gepassioneerd iedereen is over zijn werk en zijn eigen discipline. Juist dit informele overleg geeft veel inzicht in wat er tussen de regels door speelt bij de andere beheersdisciplines. Het is een onlosmakelijk onderdeel van goed advieswerk.
Vrijdag: tijd voor ontwikkeling en ontspanning
De week eindigt met de thema-dag op het kantoor in Bilthoven. Een keer in de maand op vrijdag komen we met alle consultants bij elkaar om bij te praten, te sparren en een gezamenlijke training te volgen. Deze keer geeft Michael de training “Train-de-Facilitator” over het begeleiden van workshops. Aan bod komen onderwerpen zoals: waneer gebruik je een workshop, hoe ontwerp je een goede workshop en hoe ga je om met de verschillende karakters van de deelnemers. Ik heb nieuwe vaardigheden opgedaan door de theorie met behulp van de oefeningen meteen in de praktijk te brengen. Ik ga het aanstaande donderdag direct toepassen tijdens een planningsessie voor een nieuwe klant.
Erg fijn dat we bij Cratos Consulting alle ruimte krijgen om onszelf te ontwikkelen en door te groeien. Daar helpen deze themadagen ontzettend bij. We sluiten de dag af met en een gezellig potje padel en een borrel met alle collega’s!
Meer weten?
Zo ziet mijn gemiddelde week eruit. Een mix van klantcontacten, interne overleg, ontwikkeling en natuurlijk veel plannen. Het is erg afwisselend, waarbij het werken in projecten elke dag iets anders brengt. En dat is precies wat ik zo leuk vind aan mijn baan bij Cratos Consulting.
