De kracht van tooling in Projectbeheersing: meer dan een technische oplossing

Als projectbeheersers en projectmanagers staan we voor de uitdaging om projecten op koers te houden en risico’s te minimaliseren in een snel evoluerende omgeving. We erkennen de cruciale rol die effectieve tooling, zoals processen, richtlijnen en templates, spelen in het streven naar succes. Maar we moeten ons bewust blijven dat tooling slechts een middel is, en geen doel op zich. Het succes van onze projecten hangt af van meer dan alleen de technische aspecten van de gebruikte tools; het draait om de juiste implementatie en toepassing ervan.

Doen we de juiste dingen, en doen we de dingen juist?

Het is tijd om ons af te vragen: zijn we op de goede weg? Te vaak zien we organisaties falen in hun projecten en de oorzaak daarvan wijten aan inadequaat gebruikte tooling. Dit leidt tot een cyclus van steeds weer nieuwe technologische oplossingen (en daarmee tooling) zoeken, zonder de fundamentele redenen achter deze zoektocht te begrijpen. Voordat we ons richten op de ‘hoe’ (het gebruik van een tool), moeten we helder krijgen waarom we überhaupt een specifieke oplossing zoeken en wat we ermee willen bereiken. Alleen dan kunnen we effectief bepalen hoe we onze doelen kunnen realiseren.

Samenhang en afstemming: integraal organiseren én integraal beheersen

Het hart van succesvolle projectbeheersing ligt in het definiëren en realiseren van een projectportfolio die de strategie en visie van een organisatie ondersteunt. De implementatie van tools moet niet alleen leiden tot consistente en tijdige besluitvorming, maar moet ook nauw aansluiten bij de bredere organisatiedoelen.

Het integraal organiseren van projecten en het betrekken van alle belanghebbenden bij het definiëren van zowel het portfolio als de projecten is cruciaal. We moeten streven naar een gemeenschappelijk begrip en eenheid van doel, waarbij disciplines zoals stakeholdermanagement, communicatie en planning (zowel vanuit capaciteit als vanuit (product)mijlpalen) essentieel zijn om alle betrokkenen op één lijn te krijgen en te houden. Staan de neuzen niet allemaal dezelfde kant op, dan ligt daar immers al een eerste aanleiding van mogelijke verstoring binnen het project.

Maximaliseren van toegevoegde waarde: optimaal beheersen van projecten

Projecten zijn succesvol als alle betrokkenen bekend zijn met en samenwerken aan het gezamenlijk doel. Het implementeren en toepassen van de diverse projectdisciplines heeft juist de toegevoegde waarde als dit zorgt voor een beheerbare en beheersbare omgeving waarin stuurinformatie tijdig beschikbaar is voor management om de juiste besluiten te kunnen nemen.

Het integraal beheersen van projecten vereist niet alleen het beschikbaar stellen van stuurinformatie aan het management, maar ook het zorgvuldig aanwenden van tooling om toegevoegde waarde te bieden voor alle betrokkenen. Het gaat niet alleen om het gebruik van tools, maar om het creëren van meerwaarde voor het gehele projectteam.

Het is aan het project om de binnen de organisatie beschikbare tooling zodanig toe te passen dat dit meerwaarde oplevert om gezamenlijk te kunnen sturen en besturen. Aan het begin gemaakte afspraken met betrekking tot tijd, kwaliteit en budget zijn gedurende de realisatie onderhevig aan nieuwe inzichten waarnaar gehandeld moet kunnen worden. Het project kan alleen acteren als ieder teamlid begrijpt wat voor hem of haar het gebruik van de toe te passen tooling oplevert.

Agile methodes en hybride benaderingen: evolutie en aanpassing

Integraal organiseren en beheersen is niet iets van de laatste tijd, de wijze waarop dit wordt toegepast hangt mede samen met de gekozen tooling. Met name de transitie van klassiek projectmanagement naar agile methodologieën heeft de keuze voor de toepassing van de diverse project disciplines en bijbehorende tooling beïnvloed. Maar we moeten ook begrijpen dat een volledige overstap naar agile werken niet voor alle organisaties geschikt is, wat heeft geleid tot hybride benaderingen waarbij klassiek projectmanagement gecombineerd wordt met agile principes.

De rol van de Projectbeheerser: cruciaal in het gebruik van tooling

De rol van de projectbeheerser, in mijn ogen vergelijkbaar met wat ook Project Management Office (PMO) wordt genoemd, blijft cruciaal bij het vormgeven van projectportfolio’s en complexe multi-projecten. Alleen wanneer duidelijk en helder de keuze voor de gekozen tooling (waarom, wat en hoe) wordt gecommuniceerd richting alle betrokkenen levert dit de juiste toegevoegde waarde om te komen tot een samenwerking richting het gezamenlijke doel.

De projectbeheerser heeft de verantwoordelijkheid, gedelegeerd door de projectmanager, de inrichting van de tooling zo toe te passen dat dit daadwerkelijk toegevoegde waarde levert en niet voelt als een verplichting. In de praktijk betekent dit dat het belangrijk is om te kiezen voor ‘less is more’ en alleen datgene wat ècht noodzakelijk is aan processen, richtlijnen en templates te gebruiken. Alle tools die niet direct bijdragen aan het vergroten van transparantie en bestuurbaarheid zorgen immers voor een verzwaring en leiden af van het doel.

Regelmatig toetsen of de toepassing van de gekozen tooling nog steeds aansluit bij de behoefte is noodzakelijk om te kunnen bijsturen op basis van ontvangen feedback, voortschrijdend inzicht en lessons learned.

Conclusie: tooling als dynamische kracht voor succes

In essentie is tooling meer dan alleen een technische oplossing; het is een krachtig instrument voor het realiseren van succesvolle projecten. Maar laten we niet vergeten dat het succes ervan niet alleen afhangt van de tool zelf, maar ook van de manier waarop we het integreren, toepassen en evalueren binnen onze projectbeheersingspraktijken. De rol die de projectbeheerser daarin pakt is van essentieel belang.

Meer weten?

Wil je meer tips om tot een optimale inrichting te komen?  Schrijf je dan in voor de Cratos nieuwsbrief en ontvang handige tips en informatie over de nieuwste ontwikkelingen rechtstreeks in je inbox.

Meld je hieronder aan en we houden je op de hoogte!

Scroll naar boven