Risicoperceptie in projecten: Balanceren tussen realiteit en verwachtingen
In de wereld van programma’s en projecten draait alles om resultaten behalen binnen strakke kaders van budget, tijd, kwaliteit en scope. Geen gemakkelijke taak! Elk programma of project brengt immers zijn eigen uitdagingen met zich mee en het behalen van de doelstellingen vereist een doordachte aanpak. Een grondige risicoanalyse is daarin een belangrijk instrument. Risicoperceptie speelt hierbij een centrale rol en wordt sterk beïnvloed door menselijke factoren. Maar hoe komt dat nu precies? En nog belangrijker, hoe kunnen we ervoor zorgen dat onze perceptie niet leidt tot een onderschatting of een overschatting van de daadwerkelijke risico’s?
‘lees hieronder verder’
Aankomende kennissessie
Ronde Tafel Risicomanagement
Dinsdag 28 mei 2024
Locatie: Bilthoven
Risicoperceptie en menselijke factoren
Bij het uitvoeren van een risicoanalyse is de vraag essentieel: welke onzekerheden kunnen het behalen van onze doelstellingen beïnvloeden? De antwoorden hierop kunnen sterk uiteenlopen en leiden vaak tot levendige discussies. Dit komt doordat de identificatie en inschatting van risico’s sterk worden beïnvloed door menselijke factoren. Deze zijn bepalend voor de richting van gesprekken, analyses en besluitvorming, en kunnen daarmee voor een ongewenste kleuring van je risico’s zorgen. Risicoperceptie is dus iets persoonlijks en kan verschillen van persoon tot persoon.
Falen van projecten: geen verrassing
Programma’s en projecten kunnen door allerlei omstandigheden falen. Bijvoorbeeld door onrealistische verwachtingen, onduidelijke eisen, of een gebrek aan beschikbare middelen en capaciteit. Ongeacht de oorzaak kun je afvragen of het falen een verrassing is. In de meeste gevallen worden sluimerende risico’s wel een keer door iemand benoemd. Echter worden deze signalen niet altijd opgepikt of serieus genomen. Als gevolg blijven belangrijke risico’s doorsluimeren, of worden deze collectief genegeerd totdat ze optreden en het programma of project in één keer tot een halt komt. Het team is onderworpen aan een voorspelbare verrassing (Boek: ‘Zien wat andere niet zien’ van Max H. Bazerman). Zoiets kan ontstaan wanneer verschillen in risicoperceptie niet tijdig worden erkend en geadresseerd.
Balanceren tussen kosten en risicobeheersing
Niet alle risico’s vormen een verrassing in geval van optreden. Programma’s en projecten beschikken vaak over uitgebreide risicodossiers. Ook hier speelt risicoperceptie een belangrijke rol. De wijze waarop deze bekende risico’s worden ingeschat is namelijk van invloed op de toegepaste risicostrategie (lees: vermijden, verkleinen, delen of accepteren). Als de gekozen strategie niet aansluit op de daadwerkelijke aard en omvang van een risico kan dat leiden tot problemen.
Indien de waarschijnlijkheid of gevolgen van risico’s worden onderschat zal de toegepaste risicobeheersing ontoereikend zijn. Hierdoor komt de beheerste uitvoering van het programma of project in het geding. Anderzijds, als risico’s worden overschat zal er juist te veel risicobeheersing worden toegepast. Dat betekent dat er onnodig veel middelen geïnvesteerd of gereserveerd worden om risico’s te beheersen.
Het vinden van de juiste balans tussen de daadwerkelijke risicoblootstelling, de mate van risicobeheersing en de kosten die met deze beheersing gepaard gaan is dus van groot belang (zie onderstaande figuur). Deze balans wordt mede bepaald door onze risicoperceptie, maar welke factoren beïnvloeden nu eigenlijk onze risicoperceptie?
Factoren die risicoperceptie beïnvloeden
Sinds eind 1970 is er veel onderzoek uitgevoerd naar risicoperceptie en de factoren die daarop van invloed zijn. Inmiddels weten we dat risicoperceptie wordt beïnvloed door een breed scala aan factoren. Deze zijn te verdelen in onder andere:
- Beschikbaarheid informatie
- Individuele kennis
- Cognitieve vooroordelen
- Besluitvormingsmechanismen
- Ervaringen uit het verleden
- Emoties (waarin zelfs de stemming van het moment een belangrijke rol speelt)
- Overtuigingen
- Culturele context
Factoren waar je als risicomanager invloed op kunt hebben
Van het scala aan factoren zijn er drie waar je als risicomanager invloed op kunt hebben.
1. Informatie en kennis
Voor de hand liggend wordt de perceptie van een bepaald risico beïnvloed door de beschikbare informatie en kennis ten aanzien van dat risico. De inschatting van risico’s wordt dan ook realistischer naarmate er meer informatie en kennis beschikbaar is. Bijvoorbeeld, de kans dat iemand een griep oploopt wordt realistisch hoger ingeschat dan de kans dat iemand wordt geïnfecteerd met HIV. Naast deze “harde” factoren spelen “zachtere” psychologische, sociale, politieke en culturele factoren ook een belangrijke rol.
2. Risicoformulering
Cognitieve vooroordelen en besluitvormingsmechanismen vertekenen de beoordeling van informatie en daarbij ook onze perceptie van risico’s. Zo stelt de vooruitzichttheorie (Daniel Kahneman) bijvoorbeeld dat men geneigd is om kleine kansen te overschatten en grote kansen te onderschatten.
Zelfs de wijze waarop een risico is geformuleerd beïnvloed onze perceptie en gedrag. Een negatieve formulering leidt tot risico-zoekend gedrag en positieve formulering leidt tot risicomijdend gedrag. Op persoonlijk niveau zijn onze ervaringen, emoties en overtuigingen ook van invloed op onze risicoperceptie. Dramatische gebeurtenissen zijn makkelijker voor te stellen dan alledaagse gebeurtenissen (vliegtuigongeluk vs. een auto-ongeluk). De herinnering aan een eigen auto-ongeluk leidt vaak tot een overschatting van de kans op een ongeluk in de toekomst.
3. Een cultuur van risicobewustzijn
Risicoperceptie wordt ook beïnvloed door een cultureel aspect. Cultuur is hierbij een breed begrip. Er bestaat een cultuur op maatschappelijk niveau, maar ook op het niveau van een organisatie, programma, project of gezin. Onze perceptie van de wereld om ons heen wordt gevormd door de cultuur waarbinnen wij opgroeien. In een programma- of projectteam worden al snel de zogenaamde feiten “geadopteerd” die het meest gedragen worden door de groep. Dit geldt ook voor de wijze waarop er tegen bepaalde risico’s wordt aangekeken. Kortom, de heersende cultuur binnen een programma- of het projectteam is mede van invloed op onze risicoperceptie.
Tips om risicoperceptie te optimaliseren
Om de kracht van verschillende risicopercepties binnen een programma of project effectief te benutten en zo een realistisch beeld te krijgen, hebben we vier belangrijke tips:
💡Tip 1: Werk met multidisciplinaire teams bij risico-inventarisatie, beoordeling en beheersing. Denk daarbij bijvoorbeeld aan het betrekken van verschillende rollen, achtergronden en senioriteitsniveau’s.
💡Tip 2: Betrek stakeholders actief bij het risicomanagementproces om inzicht te krijgen in de bredere context. Een manier om dit te doen is het faciliteren van een bredere sessie, waarbij meerdere stakeholders en je bijvoorbeeld ook je opdrachtnemer (of -gever) uitnodigt.
💡Tip 3: Breng individuele risicopercepties in kaart middels 1-op-1 gesprekken en bespreek deze vervolgens gezamenlijk met het hele team. Geef ieder teamlid de ruimte en probeer te achterhalen waarom de risicopercepties van elkaar verschillen.
💡Tip 4: Verzamel relevante informatie die risico-inventarisatie en beoordeling ondersteunt. Denk daarbij aan opgetreden risico’s en geleerde lessen vanuit andere programma’s en projecten, en deel dit actief met het hele projectteam.
Conclusie: de kracht van diversiteit in risicoperceptie
Het erkennen en bespreekbaar maken van verschillen in risicoperceptie binnen een team kan leiden tot een breder begrip van de werkelijke risicoblootstelling en biedt mogelijkheden voor meer effectieve risicobeheersing. Door diversiteit in risico-inventarisaties te omarmen en verschillen in perceptie te erkennen, kan de kans op onverwachte verrassingen worden verminderd en de balans tussen risicoblootstelling, risicobeheersing en kosten worden geoptimaliseerd. Dit draagt bij aan het creëren van draagvlak binnen het team voor de gekozen risicostrategieën en vergroot zo de kans op succesvolle programma- en projectrealisatie.
Meer weten?
Wil je meer weten over dit onderwerp? Dat komt goed uit! Tijdens Ronde Tafel Risicomanagement gaan we dieper in op cruciale aspecten van risicobeheersing en bespreken de nieuwste ontwikkelingen in de branche. Het wordt een boeiende gelegenheid om kennis te delen, inzichten op te doen en waardevolle connecties te maken. Het thema is ‘van Risicomanagement naar Risicoleiderschap’.
Geef je interesse hieronder aan en we houden je op de hoogte!