De kracht van portfolio management
De drijfveren achter project portfoliomanagement (PPM)
Elke organisatie heeft strategische doelstellingen die ze wil bereiken. Of het nu gaat om duurzaamheid, efficiëntie of innovatie, deze doelen vereisen vaak de uitvoering van meerdere projecten. Zonder een gestructureerde aanpak kunnen projecten al snel leiden tot inefficiënt gebruik van middelen, gemiste kansen en verhoogde risico’s. Hier komt PPM in beeld en wel om drie heldere drijfveren:
Bestaansrecht verankeren: Om als organisatie jouw bestaansrecht te verankeren, moet je meebewegen met markttrends en waarde toevoegen aan je product of dienst. Dit betekent dat een heldere strategie en visie vertaald moeten worden naar strategische doelstellingen, die vervolgens worden uitgevoerd door middel van projecten. PPM zorgt voor focus en een doelgerichte, effectieve aanpak.
De basis georganiseerd: PPM organiseert en stemt projecten, mensen en middelen op elkaar af. Zonder deze basis zijn organisaties ongeorganiseerd, verliezen ze controle en overzicht, en lopen ze achter de feiten aan, wat leidt tot vertragingen en budgetoverschrijdingen. PPM biedt het benodigde raamwerk om voorspelbare, efficiënte en betrouwbare projecten te realiseren.
Dynamische aansturing: Waar wij vandaag de dag staan, kan over vijf jaar heel anders zijn. PPM biedt dynamische aansturing op de doelstellingen aan de hand van vastgestelde criteria en beschikbare middelen (tijd, geld en capaciteit). Dit proces biedt ruimte om initiatieven aan te dragen, lopende programma’s en/of projecten bij te sturen of te beëindigen. Het geeft inzicht en zorgt voor continue afstemming van de strategische doelstellingen.
De kracht van portfoliomanagement
Bij Cratos Consulting begrijpen we dat de publieke sector unieke uitdagingen kent. Project portfoliomanagement is essentieel voor organisaties die meerdere projecten initïeren, vooral in het licht van grootschalige transities in sectoren zoals water, energie, bereikbaarheid en duurzaam vastgoed en de vaak veranderlijke aard van deze sectoren. Het helpt organisaties overzicht te houden, betrouwbare beloften te doen, en de uitvoering van projecten efficiënt aan te sturen.
Waarom is PPM belangrijk?
Vooral grotere organisaties hebben baat bij PPM omdat het:
- Overzicht biedt over lopende projecten
- De werklast beheersbaar houdt
- Helpt om chaos en inefficiëntie te voorkomen
PPM kan organisaties tot wel 20-50% efficiënter maken.
De Cratos aanpak
De PPM aanpak van Cratos Consulting biedt een oplossing die de effectiviteit van projecten-organisaties aanzienlijk verbetert. Deze aanpak is gebaseerd op de theorie van onafhankelijke werkstromen in projectorganisaties, verankerd in wetenschappelijke theorieën als Systems Theory, Theory of Constraints en Complexity Theory. Door het besef te hebben dat projectorganisaties zich gedragen als een verzameling onafhankelijke werkstromen, biedt dit een effectieve manier om een portfolio te definiëren. Het maakt het eenvoudiger om een portfolio in balans te brengen met de beschikbare capaciteit, wat leidt tot verbeterde efficiëntie en flexibiliteit in de sturing van de uitvoering van projecten.
Daar waar diverse bekende PPM-methoden (MoP, PMI, IPMA) min of meer werken volgens:
- identificeren en selecteren van projecten;
- prioriteren van projecten;
- toewijzen van middelen;
- monitoren en controleren;
- en een portfolio roadmap opstellen/bijstellen.
Werken we binnen de Cratos aanpak net even anders. Onze aanpak maakt PPM implementatie succesvol door onderscheid aan te brengen in twee fases:
Veranderproces – omdenken naar continuïteit en verankering waarin we een organisatie leren omdenken van gedetailleerd plannen naar sturing op werkstromen en focus aanbrengen op wat snel het verschil maakt voor organisaties.
- We inventariseren lopende projecten, huidige beschikbare capaciteit, toekomstige projecten en definiëren zo het portfolio.
- Op basis daarvan creeren we een dynamische roadmap die we sturen op werkstromen. Zo realiseren wij het bestaande portfolio.
- Tot slot verankeren we met onze aanpak het mandaat voor de PPM-functie op strategisch-niveau. Zorgen we op tactisch niveau voor betrokkenheid van de juiste personen. En realiseren we operationele borging door training en begeleiding.
Na implementatie – volwassen portfoliomanagement proces Onze PPM aanpak kent vijf heldere stappen voor permanente performance en governance:
1. Strategisch adviseren: Adviseren ten behoeve van de continuiteit voor portfolio executie. Actieve adviesrol in aanpassing en optimalisatie van bedrijfsvoeringsprocessen, zoals financiële doorbelasting, personeelsbeleid, inkoop, strategische planning etc. voor effectieve sturing en grip op koers en prestaties van de organisatie, stellen van prioriteiten en maken van strategische keuzes. Het verankeren van Portfoliomanagement-mandaat zorgt ervoor dat portfoliomanagement blijvend is voor de organisatie. Waardecreatie vanuit kennis en inzicht in de voorspelbaarheid en betrouwbaarheid van projecten.
2. Definiëren van lange termijn portfolio: Ondersteuning bij het opbouwen en onderbouwen en doorrekenen van meerjarige investeringsplannen voor beter gegarandeerde langetermijnuitvoering, en opzetten en beheer van de meerjaren realisatieroadmap die de routekaart is voor efficiënte en betrouwbare uitvoering van het toekomstige portfolio, met financiële en capaciteitsanalyses.
De heldere visualisaties ondersteunen strategische planning en haalbaarheidsanalyse en anticiperen op toekomstige uitdagingen en kansen.
De heldere visualisaties ondersteunen strategische planning en haalbaarheidsanalyse en anticiperen op toekomstige uitdagingen en kansen.
3. Roadmap uitvoering: De uitvoering van de roadmap draait om de governance en operatie voor een betrouwbaar, voorspelbaar en efficiente realisatie van het portfolio onder de hectische en dynamische omstandigheden die typisch zijn voor projecten. Roadmap uitvoering bouwt voort op het mechanisme van continue doorstroom van projecten, waarbij voorspelbaarheid en efficiëntie de norm zijn. Met de dynamnischeroadmap die zich aanpast aan veranderende situatie, blijft de organisatie in staat om snel te reageren zonder de stabiliteit van de werkstromen te verliezen. Zelfs wanneer urgente ad-hoc projecten de prioriteiten veranderen.
4. Risicomanagement en continue verbeteren: Risicomanagement en continue verbetering spelen een cruciale rol in het volwassen worden van Portfoliomanagement. De sterke focus op het voorkomen van verstoringen en ontwrichtingen van werkstromen, voorkomt stagnatie en vastlopen, terwijl de focus op het elimineren van structurele verstoringen de snelheid en efficiëntie van de portfolio-executie steeds verder optimaliseert. De voortdurende focus op doorstroom en verankeren van Portfoliomanagement is een strategische pijler voor exelerende organisaties.
5. Capaciteitsmanagement: De belangrijkste succesfactor van portfoliomanagement is de organisatie zelf die bestaat uit teams en medewerkers. Het identificeren van urgente capaciteitsknelpunten en het ontwikkelen van lange termijn capaciteitsstrategieën zijn kernonderdelen van capaciteitsmanagement. Dit omvat niet alleen het oplossen van acute capaciteitsproblemen, maar ook het plannen van capaciteit voor de toekomstige behoeften van de organisatie. Een goed verankerd capaciteitsmanagementsysteem zorgt ervoor dat de organisatie klaar is voor toekomstige groei en uitdagingen.
Het Geheim van de Cratos aanpak
De sleutel is het behouden van continue werkstromen. Dit doen we door:
- Inventarisatie van lopende projecten en beschikbare capaciteit
- Opstellen van een integrale roadmap
- Dagelijkse monitoring en aanpassing van de roadmap
- Ailgnment met strategische pijlers
Wat levert PPM op?
Wendbaarheid en efficiëntie: Biedt overzicht en helpt bij het aanpassen van doelstellingen.
Waardecreatie: Verbetert samenwerking en communicatie binnen de organisatie.
Risicobeheersing: Voorkomt verstoringen en beheerst risico’s proactief.
Onze Diensten
Cratos Consulting biedt betrouwbare, voorspelbare en efficiënte projectondersteuning. We zorgen voor een optimale organisatie van sturing op projecten, mensen en middelen, waardoor strategische doelen efficienter bereikt worden.
Conclusie
PPM is cruciaal voor organisaties die meerdere projecten beheren en strategische doelstellingen willen realiseren. Het centraliseert projectbeheer, optimaliseert middelen en beheerst risico’s.
Komende Events
Mis ‘De dag van portfoliomanagement’ op 7 november 2024 niet, waar we dieper ingaan op de Cratos aanpak voor PPM en gerelateerde onderwerpen. Save the date en schrijf je direct in!
De dag van portfoliomanagement
Datum: 7 november 2024
Tijd: 13.00 – 17.00 uur
Locatie: Bilthoven