Procesbeheersing inrichten voor beheer en onderhoud

Gebiedscontracten Noord-Holland BAM Infra en Krinkels Cratos Consulting

9 april 2021 – BAM Infra

BAM Infra en Krinkels zijn toonaangevende spelers op het gebied van aanleg en onderhoud van respectievelijk wegen en groenvoorzieningen. Beide bedrijven hebben de handen ineengeslagen in een Combinatie voor de uitvoering van het dagelijks beheer en onderhoud van de gebieden Midden-Noord en Zuid-Kennemerland-IJmond (in opdracht van de Provincie Noord-Holland). BAM Infra en Krinkels richten zich in dit gebiedscontract op het onderhoud van de weginfrastructuur, civieltechnische kunstwerken, groenzones, technische installaties en gebouwen en terreinen. De contracten hebben een looptijd van 10 jaar.

De uitdaging

Na de gunning van de contracten en de inrichting van de teams en processen breekt in 2019 een nieuwe periode aan. De Combinatie wil zijn focus verleggen naar het realiseren van behoud van kwaliteit tegen lagere kosten. Ook wil ze toegroeien naar een rol waarin steeds vaker het initiatief voor verbetering en vernieuwing vanuit de Combinatie komt.

De Combinatie wil dit doen door:

kennisoverdracht tussen de gebiedscontracten te stimuleren;
overhead beperken door de verantwoordelijkheden in toenemende mate neer te leggen bij de uitvoerende partners;
werkwijzen te standaardiseren.

Aan Cratos Consulting is gevraagd een bijdrage te leveren aan de verdere uniformering van werkwijzen en het procesbeheersingsteam hierin aan te sturen.

"Als Manager Procesbeheersing heeft Cratos een waardevolle bijdrage heeft geleverd aan het integreren, standaardiseren en optimaliseren van 3 individuele onderhoudsorganisaties bij 2 verschillende klanten. Dit deed zij vanuit een mensgerichte en samenwerkingsinsteek. Ik heb Cratos ervaren als een betrouwbare partij."

Jaap van den Elshout ( Projectmanager BAM Infra Asset Management )

De oplossing

Voor het bereiken van deze doelstellingen was samenwerking en bewustmaking cruciaal. Er is toegewerkt naar van één overkoepelende organisatie, waarin ieder teamlid zijn taken en verantwoordelijkheden kent. Voor stroef lopende processen zijn concrete afspraken gemaakt hoe de samenwerking kon worden verbeterd.

Hoe we dit deden

Met het procesteam zijn de gestelde doelen omgezet naar concrete jaaracties. Deze acties omvatten onder andere:

presentaties over procesbeheersing (risicomanagement, planning, verificatie en afwijkingen) voor het gehele team en het IPM-team;
individuele challenges met teamleden over hun concrete acties in het kader van bewustmaking (risicobeheersmaatregelen, maatregelen naar aanleiding van audits en afwijkingen);
vereenvoudiging van de risicodossiers om deze beter toegankelijk te maken voor teamleden;
uniformering van Relatics om, contract-overstijgend, identieke registratie en analyse mogelijk te maken.

Het resultaat

Het vertrouwen van de opdrachtgever is enorm toegenomen tijdens en na het traject. Dit komt onder andere door minder toetscommentaar, maar ook door een afname van het aantal procestoetsen en interne toetsen door een risicogestuurde aanpak.

Een ander belangrijk resultaat was een uniforme verificatie van werkzaamheden en plannen voor de drie gebiedscontracten zoals aan het begin van de opdracht beoogt. Als laatste is een concrete werkwijze voor registratie en opvolging van afwijkingen opgeleverd en aan de teams toegelicht.