Integrale beheersing voor Rijksrederij schepen

RWS Rijksrederij - Beheersing bouw schepen - Cratos Consulting

30 juni 2020 – Rijkswaterstaat PPO - Rijksrederij

De Rijksrederij beheert, bemant en onderhoudt 100 specialistische schepen en stelt deze beschikbaar aan diverse overheidsorganisaties. Dagelijks werken er 40 medewerkers op kantoor en 220 bemanningsleden op de schepen aan de inzet van een effectieve en efficiënte vloot voor de Douane, Kustwacht, het ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit en Rijkswaterstaat. De Rijksrederij stelt schepen beschikbaar die passen bij de taakuitvoering van de opdrachtgever. Zo maakt het ministerie van LNV gebruik van schepen die speciaal zijn ingericht voor visserijonderzoek en de Kustwacht van een schip dat sleephulp kan bieden aan schepen in nood.

De uitdaging

De Rijksrederij staat voor een brede taakuitvoering in een divers en uniek werkgebied. De Rijksrederij is continu bezig om haar schepen efficiënter, veiliger en duurzamer te maken.

De Rijksrederij vervangt 15 schepen die aan het einde van hun economische en technische levensduur zijn door zeven multifunctionele schepen. Multifunctioneel omdat de schepen voor meerdere klanten en taken inzetbaar zijn. Deze zogenoemde Multi Purpose Vessels (MPV’s) combineren diverse functies zoals vaarwegmarkering, patrouilleren, meten en visserijonderzoek op één schip. Functies die voorheen door meerdere schepen werden uitgevoerd.

PPO Rijksrederij was als onderdeel van het contract Rotterdam 1. Dit was 1 van de eerste projectbeheersing product contracten binnen PPO. Veel van de RWS-medewerkers waren hierdoor grotendeels onbekend met deze manier van werken. Daarbij is de relatie tussen het PPO-team van de Rijksrederij en de Rijksrederij anders dan bij andere PPO projectteams.

De oplossing

Samen met de Manager Projectbeheersing (MPB) en ons team van specialisten zijn de doelen en wensen voor projectbeheersing gevisualiseerd. Op basis van deze doelen is het team aan de slag gegaan met de realisatie.

Hoe we dit deden

Elk van de projectbeheersing disciplines (financieel, planning, risicomanagement, kwaliteitsmanagement, capaciteit en scope) werd verbeterd. Al deze informatie werd gebundeld gepresenteerd in een project en programma dashboard waarmee de MPB en zijn IPM-collega’s konden sturen.

Voor het programma is voor diverse IPM disciplines extra activiteiten uitgevoerd:

Voor het contractmanagement is het contract en/of project wijzigingen proces (Groene Kamer proces) geoptimaliseerd. De interne opdrachtgever Rijksrederij werd hierbij nauw betrokken.
Voor nieuwe aanbesteding zijn diverse marktconsultaties gefaciliteerd om de vraag vanuit RWS goed aan te laten sluiten bij het aanbod vanuit de markt.
Om het risicovolwassenheid een 'boost' te geven zijn vijf powersessies gegeven. Vooraf werd het ambitieniveau opgehaald van het risicomanagement. In elk sessie werden de benodigde acties, besluiten en processen bepaald die moeten leiden tot het ambitieniveau.

Het resultaat

Met het Programma Dashboard kreeg het IPM team inzicht in de informatie die vanuit projectbeheersing werd geoptimaliseerd. Hierdoor kon het IPM team sturen en bijsturen en de opdrachtgever Rijksrederij informeren over de status en voortgang van de projecten.

Dankzij de powersessies is de bewustwording en het belang van risicomanagement verankerd bij het IPM team. Teamleden waren hierdoor beter in staat om hun eigenaarschap op het gebied van risicomanagement te pakken. Een belangrijke stap om van impliciet naar expliciet risicomanagement te gaan.