De uitdaging
Voor 2014 heeft het HbR een aantal reorganisaties ondergaan. Binnen de afdeling Port Development is de functie van Coördinator Projectbeheersing nieuw. De processen en procedures zijn beschreven, maar de invulling van de rol verschilt per medewerker. Om een plek te verwerven binnen de managementteams van de projecten was het van belang om snel de meerwaarde van de functie aan te kunnen tonen.
De rol van Coördinator Projectbeheersing is zeer divers. Voor een project in de initiatiefase geldt een andere invulling dan voor een project in de realisatiefase. In de initiatiefase ligt de nadruk op het proactief adviseren over scopebepaling, projectaanpak en mogelijke knelpunten voor het bereiken van de projectdoelen. In de realisatiefase ligt de focus op het proactief bewaken van het realisatie van het investeringsbudget. De uitvoering van de werkzaamheden is contractueel belegd bij een opdrachtnemer. De planning en de uitvoering van de werkzaamheden worden gecontroleerd/geauditeerd op basis van de actuele risico’s uit het risicoregister.
Hoe we dit deden
De projectbeheersingsprocessen zijn uitgebreid beschreven in het kwaliteitsmanagementsysteem van het HbR. Op basis van de introductiegesprekken en beschikbare documenten is er voor ieder project een quick-scan uitgevoerd. Onderwerp van de scan was de inrichting en werking van de projectbeheersingsprocessen. Met de resultaten van de quick-scan is met de projectmanagers per project een aanpak opgemaakt om de prioriteit van de verbeteringen door te voeren.
Het resultaat
Resultaten van de diverse projecten waren:
- Goedkeuring van faseplannen voor projectuitvoering.
- Afronding en decharge van een project.
- Goedkeuring van investeringsvoorstellen.
- Actieve sturing op de toprisico’s en op het risicoprofiel van de projecten.
Eind 2014 kwam er een interne medewerker beschikbaar voor de overdracht van alle lopende projecten. In een maand werden alle dossiers door middel van overdrachtsdocumenten en overdrachtsplanning over gedragen.
Onze specialist
Partner & Senior adviseur Integrale beheersing
Simon Dijkshoorn
Mijn passie is integrale beheersing! Met een 'data driven' en resultaatgerichte focus breng ik organisaties in beweging om processen en projecten te optimaliseren.
