De vraag van Schiphol
Het project Herontwikkeling Vertrek & Lounge 1 (HT1) is binnen Schiphol een groot, complex en risicovol project. Zoals vele projecten binnen de Luchthaven wordt het uitgevoerd in de bedrijfsvoering die 24 uur per dag operationeel is en moet blijven.
Binnen de projecten van Schiphol is men bekend met Projectbeheersing en het Projectmanagement Office (PMO). Echter soms komen er complexe projecten langs, die niet te vergelijken zijn met 'reguliere' luchthaven projecten. Voor Herontwikkeling Vertrek & Lounge 1 (HT1) werd aan Cratos Consulting gevraagd om het PMO in te richten en meer integraal onderdeel te laten zijn van het projectmanagement team. Daarbij moesten alle PMO-disciplines (o.a. risico, financiën, planning, change, issues en kwaliteit) meer met elkaar verbonden worden.
Deze aanpak moest worden geïmplementeerd binnen het PRINCE2 management systeem dat Schiphol hanteert.
Onze oplossing
Op basis van een nulmeting werden alle individuele PMO-disciplines onderzocht. Samen met de projectmanager werd de prioriteit bepaald en werd focus aangebracht om bij de eerstvolgende Management Stage de eerste verbeteringen te implementeren.
Het StagePlan was een belangrijk instrument om het team en de stuurgroep te laten zien waar de focus op lag in de komende periode. Met het End of Stage Report werd er terug gekeken en geëvalueerd over de vorige periode. Leerpunten werden opgehaald en verankerd als verbeterpunten in het StagePlan. Verbeterpunten werden integraal onderdeel van Issue rapportages en Scope wijzigingen (Changes) en vastgelegd in het Kwaliteitsregister.
Binnen de Management Stage werd elke 10 weken een Retrospective uitgevoerd met het projectteam om terug te kijken op de afgelopen periode en een aantal concrete verbeterpunten voor de komende 10 weken te benoemen. Deze kortcyclische verbeteringen zorgde voor samenhang in het team en focus op verbetering. Samen met de geïnventariseerde doelstellingen per Werkpakket had de projectmanager samen met zijn projectleiders focus op hun eigen werk en de verbetering daarvan.
Het resultaat
Op basis van de Retrospectives en de werkpakket doelen werd een Dashboard ontwikkeld om de monitoring van het behalen van de doelen en acties tijdens de management stage te volgen. Deze informatie werd vervolgens aan het eind van de stage gebundeld in het End of Stage Report om inzicht te verkrijgen en te rapporteren aan de stuurgroep.
Daarnaast is met de PMO-teamleden een dashboard ontwikkeld waarmee de juiste sturingsinformatie kon worden gepresenteerd. Om te komen tot een goed dashboard zijn eerst gezamenlijk de “key succes factoren” bepaald. Deze factoren geven een indicatie of je tijdens het project op de goede weg bent. Daarbij is data omgezet naar stuurinformatie die correct, tijdig en relevant is en directe actie mogelijk maakt. Aan de hand van het dashboard kon men vooruitkijken op basis van de kennis op één specifiek moment aan de hand van informatie uit het verleden.
Onze specialist
