Home / Thema / Datagedreven werken

Wat is datagedreven werken?

Het belang van verzamelen van data om meer inzicht en grip op je organisatie te krijgen, is inmiddels bekend. Kennis van wat intern en extern gebeurt maakt dat je sneller kunt bijsturen en weet waar je kunt verbeteren. Maar hoe verzamel je deze data? En misschien nog veel belangrijker, hoe zorg je ervoor dat deze data tot inzichten leidt waarop je kunt sturen?

Data uit interne en externe bronnen

Data is een solide en efficiënte manier om inzicht te krijgen in belangrijke parameters voor het project. Zodat tijdige, effectieve en onderbouwde sturing mogelijk wordt. In deze snel veranderende tijd, is het een onmisbaar hulpmiddel bij het managen van projecten, programma’s en portfolio’s. 

Vooral als sprake is van verschillende informatie uit meerdere bronnen (intern en extern). Dit kan voor ruis zorgen waardoor data in plaats van grip juist onduidelijkheid schept. Dit voorkom je door een duidelijke visie te hebben op de informatie die je wilt verzamelen, en hoe je deze kunt doorvertalen naar bruikbare inzichten en overzichten. Zo zet je data optimaal in om strategische keuzes te maken.

Onze visie van datamanagement is vertaald naar het op tijd kunnen (bij-)sturen en daarmee grip creëren op het succesvol realiseren van ambities, zoals kostenreductie, hogere winstgevendheid en verhoging van klantwaarde.

Projectdata voor sturing en kostenbesparing

In de huidige projectenwereld is steeds meer data beschikbaar. Bijvoorbeeld: inzichten vanuit vergelijkbare projecten, data-analyse van contracten uit het verleden of de staat van onderhoud van assets gecombineerd met vervangingskosten en het risicoprofiel van die assets. Om voorspelbaar te zijn, moet de beschikbare data beter ingezet worden voor beleidsvorming, besturing van de organisatie en de uitvoering van werk-processen.

Datagedreven werken start met het ontwikkelen van een strategie. Belangrijk hierbij is om zowel te kijken naar wat jouw organisatie of project nu vraagt als waar je in de toekomst naar toe wilt. Zo kun je het juiste niveau van je datamanagementstrategie kiezen vanaf de start.

Datamanagement onderzoek naar datagedreven werken - Cratos Consulting

Een voorbeeld uit de praktijk

Datagedreven beheersing voor Schiphol

Aan Cratos werd de vraag gesteld om het Projectmanagement Office (PMO) in te richten en een meer integraal onderdeel te laten zijn van het projectmanagement team. Daarbij moesten alle PMO-disciplines (o.a. risico, financiën, planning, change, issues en kwaliteit) meer met elkaar verbonden worden.

De aanpak werd geïmplementeerd binnen het PRINCE2 management systeem dat Schiphol hanteert. En er is een dashboard ontwikkeld met de PMO disciplines, waarmee de juiste sturingsinformatie kon worden gepresenteerd.

Om te komen tot een goed dashboard zijn eerst gezamenlijk de “key” succesfactoren bepaald. Daarnaast is data omgezet naar stuurinformatie die correct, tijdig en waardevol is en directe actie mogelijk maakt. Aan de hand van het dashboard kon men vooruit kijken op basis van de kennis op één specifiek moment aan de hand van informatie uit het verleden.

Maarten van Gent heeft als PMO lead, naast kennis en management ervaring veel nieuwe ideeën ingebracht en de samenwerking binnen het PMO team naar een hoger niveau gebracht. Daarbij is hij gedisciplineerd en heeft hij de maandelijkse rapportages altijd in samenwerking met het team op tijd geleverd. Dat is een compliment waard!

Michiel van Goor ( Programma manager Vertrek & Lounge 1 )

Beginnen met datagedreven werken

Datagedreven werken biedt voordelen voor alle typen (project)organisaties in uiteenlopende stadia van volwassenheid. Het is veelal een kwestie van starten, inhoud analyseren en het proces blijven optimaliseren om wendbaar te zijn voor de toekomst.

Wat zijn de voordelen?

Om meer doelgericht, vollediger en adequaat beslissingen te nemen op alle niveaus, wat leidt tot:

Grotere wendbaarheid

Snellere en betere reactie op de markt of de organisatie doordat data-analyse sneller inzicht geeft in wat er gaat komen en de juiste informatie beschikbaar is op het juiste moment. 

Effectiviteit

Benodigde informatie is beschikbaar in alle operationele processen zoals Acquisitie & Verwerving, Voorbereiding & Uitvoering en Beheer & Onderhoud. Hierdoor is de informatie op het gewenste moment en direct beschikbaar.

Betere Strategieontwikkeling

Strategie en beslissingen die genomen zijn op basis van data zijn doelgerichter, omdat het toevoegen van data inzichten een breder, vollediger en objectiever beeld geven.

Transparantie

Keuzes die onderbouwd en herleid zijn vanuit duidelijke feiten.

Kwaliteit

Hogere kwaliteit doordat de acties achteraf of ‘realtime’ gemeten worden op effectiviteit, efficiëntie en waarde. Datagedreven werken zorgt voor standaardisatie wat de kwaliteit ten goede komt.

Efficiency

Resultaten tegen lagere kosten en met een kortere doorlooptijd doordat data-analyse gebruikt wordt om verbeteringen in het proces te vinden, stappen te automatiseren en beslissingen te nemen op basis van feiten.