Met goede besturing projecten succesvoller maken - Cratos Consulting

Er kunnen verschillende projectmethoden door organisaties worden gebruikt om projectresultaten te boeken. Het belangrijkste is dat de resultaten het beoogde effect opleveren die bijdragen aan de realisatie van doelstellingen. Het maakt daarbij niet uit of het ene project wordt uitgevoerd met SCRUM, het andere met PRINCE2 en de volgende Projectmatig Creëren (PMC) gebruikt.

Hoe een organisatie haar processen rondom projecten structureert kent een lagere prioriteit, het is vooral essentieel dat een organisatie een projectstructuur hanteert. Het is daarnaast inefficiënt om in detail te bepalen hoe projectmanagers resultaten op moeten leveren en hoe daar vervolgens in de staande organisatie de doelstellingen mee moeten worden behaald. Wel effectief is sturen wát wordt opgeleverd en dát dit bijdraagt aan de organisatiedoelstellingen.

Gedegen besturing

Deze aanpak vraagt om gedegen besturing van het geheel van projecten en programma’s. Een Gedegen besturing vraagt op zijn beurt om een goede structuur voor het managen van het totaal van investeringen en veranderingen in een organisatie. Het gaat daarbij verder dan het naleven van een projectmanagementmethodiek en het inzetten van een goede projectmanager.

Een gedegen besturing van projecten en programma’s is als volgt gedefinieerd : Het organiseren van management en control in drie lagen: projectmanagement, programmamanagement en portfoliomanagement. Deze lagen worden in onderstaande figuur weergegeven.

Het organiseren van management en control in drie lagen Cratos Consulting

Vijf esentiële aspecten voor een gedegen besturing

Om de besturing van programma’s en projecten goed te organiseren is onderscheidt gemaakt in vijf essentiële aspecten:

1. DE PROJECTMANAGER ALS REGISSEUR

De projectmanager is een regisseur die het gehele krachtenveld rond een project regisseert: omgeving, organisatie, mensen, resultaat en belangen. Als regisseur verbindt de moderne projectmanager ’harde’ kennis en ‘zachte’ vaardigheden met elkaar, waarbij de hij/zij de projectbetrokkenen bewust maakt van de rol die zij spelen en hen de juiste middelen ter beschikking stelt om het gewenste resultaat te behalen. 

2. FOCUS OP: DOEL – RESULTAAT – EFFECT

Een goed projectresultaat leidt niet persé tot het gewenste effect. Het project kan precies opleveren wat ervan wordt verwacht, maar niet het gewenste effect bereiken voor een organisatie en daarmee geen bijdrage leveren aan de organisatiedoelstellingen. Voor de start van een project dient eenduidig te worden vastgesteld wat een project bijdraagt aan de organisatiedoelstellingen: het is natuurlijk prachtig als een project leidt tot een mooi resultaat (een brug, een aanzienlijke verbetering in de kwaliteit van de dienstverlening, etc.), maar als dit niet terugkomt in de doelstellingen van de organisatie, moet dit project niet worden gestart.  

3. PROJECT PORTFOLIOMANAGEMENT: SELECTIE EN COÖRDINATIE

Complexe (project-)omgevingen, met verschillende organisatieculturen en diverse mogelijke oplossingen, vragen om aandacht voor het managen van de totale projectenportfolio. Een helder en gestructureerd portfoliomanagementproces ondersteunt niet alleen het nemen van de juiste beslissingen, maar ook het continu managen van het totale portfolio aan projecten voor wat betreft samenhang, raakvlakken en resources. 

4. DE ROL VAN EEN PROJECT/PROGRAMMA MANAGEMENT OFFICE

Een Project/Programma Management Office (PMO) ondersteunt de projectleiding en versterkt het projectmanagement. Het draagt zorg voor de dagelijkse coördinatie, projectbeheersing, projectadministratie, resourcemanagement en bewaking van alle projecten gericht op het realiseren van de project- en programmadoelstellingen. Kortom: het PMO is een cruciale rol voor een gedegen besturing van programma’s en projecten.

5. GROEI IN HET MANAGEN VAN PROJECTEN: VOLWASSEN WORDEN!

Een organisatie dient continu bezig te zijn met hoe zij de besturing van haar individuele programma’s en projecten kan verbeteren in relatie tot haar huidige prestaties. Dit dient gestructureerd te gebeuren, om de ontwikkeling goed te kunnen meten en te monitoren. Een praktisch toepasbaar volwassenheidsmodel maakt dit mogelijk. 

Deze vijf aspecten vergen aandacht, omdat ze met elkaar samenhangen. Het gaat fout zodra een organisatie alleen aandacht besteedt aan uitvoering van individuele projecten, maar niet aan besturing van het geheel van projecten. Daarmee loopt zij namelijk het risico dat zij de projecten wel goed doet, maar dat zij niet de goede projecten doet.

Drie kernbegrippen van Cratos Projectmanagement

Binnen deze vijf aspecten staan onze drie kernbegrippen centraal. Deze kernbegrippen dienen verankerd te zijn binnen de vijf essentieel aspecten. Want zij vormen het uitgangspunt voor de inrichting van deze aspecten.

Besluitvorming

Cratos belofte - Besluit - Kernbegrip projectmanagement - Cratos Consulting

Afgewogen en bewuste besluiten met de focus op wat belangrijk is.

Leiderschap

Cratos belofte - Leiderschap - Kernbegrip projectmanagement - Cratos Consulting

De juiste competenties en gedrag om het krachtenveld in en rond een project te managen.

Wendbaarheid

Cratos belofte - Wendbaarheid- Kernbegrip projectmanagement - Cratos Consulting

Voorbereid op het onverwachte om tijdig bij te sturen.

Wil je meer weten over dit onderwerp?

Volgende week wordt het 1ste essentiële aspect verder toegelicht in het blog 'De Projectmanager 3.0". Wil je niks missen? Schrijf je in op onze nieuwsbrief en ontvangen deze blog en meer interessante informatie direct in je mailbox.

Schrijf jezelf in

Wil je sparren over de visie op projectmanagement?

Neem contact op met Joey Bohncke, hij legt graag uit waarom en waarin onze visie en belofte afwijkt van de traditionele zienswijzen op projectmanagement.

Tel: 06-83443530

E-mail: j.bohncke@cratosconsulting.nl