RWS CIV Programma CHARM - Integrale Beheersing ICT - Cratos Consulting

Rijkswaterstaat CIV - Programma CHARM

De samenwerking tussen Rijkswaterstaat en Highways England is ontstaan uit het gedeelde besef dat systemen op 14 verkeerscentrales in NL en UK aan vervanging toe zijn. De huidige beheerkosten van de systemen zijn relatief hoog zijn en de mogelijkheden voor verdere ontwikkeling beperkt. In het CHARM programma beide organisatie samen aan future-proof verkeersmanagement. Beiden willen met hetzelfde aantal mensen efficiënter en flexibeler werken in hun verkeerscentrales. In het programma CHARM (2015-2020) werken zij samen aan de implementatie van een bestaand verkeersmanagement platform: DYNAC, een Advanced Traffic Management System (ATMS) van marktleider Kapsch TrafficCom.

De uitdaging

Het belang van CHARM voor een betrouwbaar en efficiënt wegverkeersmanagement en betaalbaar beheer en onderhoud van de daarvoor gebruikte systemen is groot. Door het intensieve gebruik van ons wegennet, zijn de eisen die in Nederland aan verkeersmanagement worden gesteld hoog. En in het verleden heeft dat geleid tot een stroom van technische uitbreidingen, vaak in losse maatwerkoplossingen.

Het nieuwe ATMS moet ervoor zorgen dat +/- 40 applicaties uit het IT-landschap van de verkeerscentrales worden vervangen. Dit vereist aanpassingen aan business processen en aan beheerprocessen. Bij de start van de opdracht (augustus 2014) was de aanbesteding gestart. Concrete resultaten waren behaald echter de beheersing en controle van de voortgang van het programma was niet inzichtelijk. Belangrijkste bevindingen waren:

  • Een detailplanning ontbrak.
  • Risico’s waren geïnventariseerd maar niet procesmatig beheerst.
  • Document management was niet ingericht.

"De kracht van Cratos in het CHARM programma lag niet alleen in de resultaatgerichte verzorging van een gezonde projecthygiene , maar ook in het overtuigen van het projectteam om die hygiene op peil te houden. Met de verschillende achtergronden in dit complexe en internationaal georiënteerde programma was dat geen geringe opgave."

Anton Sijtsema ( Programmamanager CHARM ATMS bij RWS CIV )

De oplossing

Voor de uitvoering van het project is gekozen voor een PRINCE-2 methodiek met een IPM rollenmodel. De IPM-rollen hebben uitleg gekregen over de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden binnen de processen van projectbeheersing. Voor uitvoering van de processen zijn diverse templates, registers en werkinstructies opgeleverd

We zijn gestart met het opstellen van een aanbestedingsplanning met alle stakeholders. Deze gaf inzicht in het tijdspad en de kritieke activiteiten. Omdat het documentmanagement van groot belang was, is met de afdeling Inkoop een inventarisatie van alle aanbestedingsdocumenten gemaakt. Deze zijn in het configuratieregister en planning opgenomen en toegewezen aan projectteam leden.

Het risicoregister is geactualiseerd. Issues en changes zijn geregistreerd en voorgelegd voor besluitvorming. Een format om maandelijks te rapporteren over de voortgang van het programma is opgezet en gedeeld met de stuurgroep.

Hoe we dit deden

Het resultaat

Met de herijking van de business case is ook de financiële planning van het programma en alle deelprojecten inzichtelijk gemaakt. Dit gaf inzicht in de cashflow en het benodigde budget voor de komende jaren. Ook zijn de financiële baten van CHARM in kaart gebracht. Hiermee is het uitvoeren van batenmanagement mogelijk na de implementatie van het ATMS.

Tenslotte zijn alle projectbeheersing processen beschreven in een handboek. Deze zijn beschreven op basis van de geldende kaders, handreikingen en werkinstructies van RWS CIV. Met de oplevering van het ‘Handboek Kwaliteit’ is het programma CHARM klaar voor de volgende fase van het programma!

 

Onze specialist

Partner & Senior adviseur Integrale beheersing

Simon Dijkshoorn

Mijn passie is projectbeheersing! Met een 'data driven' en resultaatgerichte focus breng ik organisaties in beweging om procesmanagement en projectbeheersing te optimaliseren.

Volledig profiel »