Herontwikkeling Vertrek & Lounge 1 - Schiphol - Cratos Consulting

Schiphol - Herontwikkeling Vertrek & Lounge 1

Het aantal passagiers dat via Schiphol reist, blijft stijgen. Om die groei goed op te vangen, wordt Vertrek & Lounge 1 verbouwt, vernieuwt en uitgebreid. In Vertrek 1 komt meer ruimte voor security, check-in en wachtgebieden. Ook in de achterliggende Lounge wordt uitgebreid, routes worden aangepast en aanbod aan voorzieningen zoals horeca en winkels vergroot. Hierdoor wordt het reisproces nóg comfortabeler.

De uitdaging

Het project Herontwikkeling Vertrek & Lounge 1 (HT1) is binnen Schiphol een groot, complex en risicovol project. Zoals vele projecten binnen de Luchthaven wordt het uitgevoerd in de bedrijfsvoering die 24 uur per dag operationeel is en moet blijven.

Projectbeheersing en het Projectmanagement Office (PMO) is een binnen de projecten van Schiphol bekend. Echter soms in complexe infrastructurele projecten zijn niet altijd te vergelijken met de 'reguliere' projecten zoals die op de luchthaven worden uitgevoerd. Daarom werd aan Cratos de vraag gesteld om het PMO in te richten en meer integraal onderdeel te laten zijn van het projectmanagement team. Daarbij moesten alle PMO-disciplines (o.a. risico, financiën, planning, change, issues en kwaliteit) meer met elkaar verbonden worden.

Deze aanpak moest worden geïmplementeerd binnen het PRINCE2 management systeem dat Schiphol hanteert. Met behulp van de PRINCE2 methodiek worden projecten in fases opgedeeld die 'Management Stages' worden genoemd. Elke Stage begint met een Stage Plan en een End of Stage report. In het Stage Plan wordt beschreven welke activiteiten in de komende stage gaan plaatsvinden. In het End of Stage Report wordt teruggekeken op de afgelopen stage of de activiteiten en doelstellingen van de voorgaande Stage zijn behaald.

 

 

Maarten van Gent heeft als PMO lead, naast kennis en management ervaring veel nieuwe ideeën ingebracht en de samenwerking binnen het PMO team naar een hoger niveau gebracht. Daarbij is hij gedisciplineerd en heeft hij de maandelijkse rapportages altijd in samenwerking met het team op tijd geleverd. Dat is een compliment waard!

Michiel van Goor ( Programma manager Vertrek & Lounge 1 )

Hoe we dit deden

Op basis van de nulmeting werden alle individuele PMO disciplines onderzocht. Samen met de projectmanager werd de prioriteit bepaald en werd er gefocusseerd op een verbeteringen bij de eerst volgende Management Stage.

Het StagePlan werd zo een belangrijk instrument om het team en de stuurgroep te laten zien waar de focus op lag in de komende periode. Met het End of Stage Report werd er terug gekeken en geëvalueerd over de vorige periode. Leerpunten werden opgehaald en verankerd als verbeterpunten in het StagePlan. Verbeterpunten werden integraal onderdeel van Issue rapportages en Scope wijzigingen (Changes) en vast gelegd in het Kwaliteisregister.

Elke 10 weken werd een Retrospective uitgevoerd met het projectteam om terug te kijken op de afgelopen periode en een aantal concrete verbeterpunten voor de komende 10 weken te benoemen. Deze kortcyclische verbeteringen zorgde voor samenhang in het team en focus op verbetering. Samen met de geïnventariseerde doelstellingen per Werkpakket had de projectmanager en de projectleiders focus op hun eigen werk en de verbetering daarvan.

Het resultaat

Op basis van de Retrospectives en de werkpakket doelen werd een Dashboard ontwikkeld om de monitoring van het behalen van de doelen en acties tijdens de management stage te volgen. Deze informatie werd vervolgens aan het eind van de stage gebundeld in het End of Stage Report om inzicht te verkrijgen en te rapporteren aan de stuurgroep.

 

Dashboard projectbeheersing

Daarnaast is met de PMO disciplines een dashboard ontwikkeld waarmee de juiste sturingsinformatie kon worden gepresenteerd. Om te komen tot een goed dashboard zijn eerst gezamenlijk de “key” succes factoren bepaald. Deze factoren geven een indicatie of je tijdens het project op de goede weg bent. Daarbij is data omgezet naar stuurinformatie die correct, tijdig en waardevol is en directe actie mogelijk maakt. Aan de hand van het dashboard kon men vooruit kijken op basis van de kennis op één specifiek moment aan de hand van informatie uit het verleden.

Onze specialist

Adviseur Risicomanagement

Maarten van Gent

Integrale projectbeheersing is mijn passie. Ik krijg energie als ik in een team een bijdrage kan leveren aan het realiseren van project-, programma of bedrijfsdoelstellingen.

Volledig profiel »

Wil je meer lezen over de herinrichting van Terminal 1?

Lees het artikel "Verbouw Schiphol is er klaar voor." uit het Parool van 13 april 2021

Lees het artikel "Verbouwing van vertrekhal 1 op Schiphol afgerond." uit Luchtvaartnieuws van 17 juni 2021