Risicoperceptie Cratos Consulting 1

Programma’s en projecten worden uitgevoerd om resultaten te realiseren met specifieke doelstellingen. Als programma- of projectteam wil je deze doelstellingen behalen. Daarbij moet het team werken binnen de gestelde kaders van budget, tijd, kwaliteit en scope. Om het gewenste doel te behalen is een risico-analyse cruciaal.

Risicoperceptie en de factor ‘mens’

Tijdens de risico-analyse staat centraal: Welke onzekerheden kunnen het behalen van onze doelstellingen beïnvloeden? De reacties die deze vraag oplevert kunnen nogal uiteenlopen en voor verhitte discussie zorgen.

Dat komt doordat 'het identificeren van een risico, bepalen van de kans van optreden en de impact van het risico in grote mate wordt beïnvloed door het aspect van risicoperceptie en daarmee de factor ‘mens’. Tijd om hier aandacht aan te besteden, want die risicoperceptie beïnvloedt dus duidelijk waar de aandacht naartoe gaat in de gesprekken die we voeren, de analyses die we doen en… de besluitvorming die hieruit volgt!

Falen van projecten is geen verrassing

Programma’s en projecten kunnen door allerlei omstandigheden falen. Bijvoorbeeld door onrealistische verwachtingen, onduidelijke eisen, of een gebrek aan beschikbare middelen en capaciteit. Ongeacht de oorzaak kun je afvragen of het falen een verassing is. In de meeste gevallen worden sluimerende risico’s wel een keer door iemand benoemd. Echter worden deze signalen niet altijd opgepikt of serieus genomen. Als gevolg blijven belangrijke risico’s doorsluimeren, of worden deze collectief genegeerd totdat ze optreden en het programma of project in één keer tot een halt komt. Het team is onderworpen aan een voorspelbare verrassing (Boek: 'Zien wat andere niet zien' van Max H. Bazerman). Zoiets kan ontstaan wanneer verschillen in risicoperceptie niet tijdig worden erkend en geadresseerd.

De juiste balans tussen kosten en risicobeheersing

Niet alle risico’s vormen een verassing in geval van optreden. Programma’s en projecten beschikken vaak over risicodossiers die vol staan met bekende risico’s. Ook hier speelt risicoperceptie een belangrijke rol. De wijze waarop bekende risico’s worden ingeschat is namelijk van invloed op de toegepaste risicostrategie (lees: vermijden, verkleinen, delen of accepteren). Als de gekozen strategie niet aansluit op de daadwerkelijke aard en omvang van een risico kan dat leiden tot problemen.

Indien de waarschijnlijkheid en/of gevolgen van risico’s worden onderschat zal de toegepaste risicobeheersing veelal ontoereikend zijn. Waardoor de beheerste uitvoering van het programma of project in het geding komt. Anderzijds, als risico’s worden overschat zal er in te veel risicobeheersing worden toegepast. Er wordt onnodig veel middelen geïnvesteerd of gereserveerd om risico’s te beheersen.

Het vinden van de juiste balans tussen de daadwerkelijke risicoblootstelling, de mate van risicobeheersing en de kosten die met deze beheersing gepaard gaan is dus van groot belang voor de uiteindelijke succesvolle realisatie van programma- en projectdoelstellingen (zie figuur 1). Deze balans wordt voor een groot deel bemiddeld door onze risicoperceptie, maar welke factoren beïnvloeden nu eigenlijk onze risicoperceptie?

Figuur 1: balans tussen risicoblootstelling en ingezette risicobeheersing.
Figuur 1: balans tussen risicoblootstelling en ingezette risicobeheersing.

Welke factoren beïnvloeden risicoperceptie?

Sinds eind 1970 is er veel onderzoek uitgevoerd naar risicoperceptie en de factoren die daarop van invloed zijn. Tot op heden is er nog steeds geen empirisch gevalideerde theorie betreffende risicoperceptie. Er is wel de gedeelde erkenning onder academici dat risicoperceptie een complex fenomeen is dat wordt beïnvloed door een tal van factoren.

Voor de hand liggend wordt de perceptie van een bepaald risico beïnvloed door de beschikbare informatie en kennis ten aanzien van dat risico. De inschatting van risico’s wordt dan ook realistischer naarmate er meer informatie en kennis beschikbaar is. Bijvoorbeeld, de kans dat iemand een griep oploopt wordt realistisch hoger ingeschat dan de kans dat iemand wordt geïnfecteerd met HIV. Naast deze “harde” factoren spelen “zachtere” psychologische, sociale, politieke en culturele factoren ook een belangrijke rol.

Ook de formulering van risico's speelt mee

Cognitieve vooroordelen en besluitvormingsmechanismen vertekenen de beoordeling van informatie en daarbij ook onze perceptie van risico’s. Zo stelt de vooruitzichttheorie (Daniel Kahneman) bijvoorbeeld dat men geneigd is om kleine kansen te overschatten en grote kansen te onderschatten.

Zelfs de wijze waarop een risico is geformuleerd beïnvloed onze perceptie en gedrag. Een negatieve formulering leidt tot risico zoekend gedrag en positieve formulering leidt tot risicomijdend gedrag. Op persoonlijk niveau zijn onze ervaringen, emoties en overtuigingen ook van invloed op onze risicoperceptie. Dramatische gebeurtenissen zijn makkelijker voor te stellen dan alledaagse gebeurtenissen (vliegtuigongeluk vs. een auto-ongeluk). De herinnering aan een eigen auto-ongeluk leidt vaak tot een overschatting van de kans op een ongeluk in de toekomst.

Een projectcultuur heeft invloed op de perceptie

Risicoperceptie wordt ook beïnvloed door een cultureel aspect. Cultuur is hierbij een breed begrip. Er bestaat een cultuur op maatschappelijk niveau, maar ook op het niveau van een organisatie, programma, project of gezin.

Onze perceptie van de wereld om ons heen wordt gevormd door de cultuur waarbinnen wij opgroeien (lees: normen, waarden, tradities, religie). In een programma- of projectteam worden al snel de zogenaamde feiten “geadopteerd” die het meest gedragen worden door de groep. Dit geldt ook voor de wijze waarop er tegen bepaalde risico’s wordt aangekeken. Kortom, de heersende cultuur binnen een programma- of het projectteam is mede van invloed op onze risicoperceptie.

4 tips om de kracht van risicoperceptie toe te passen

Wil je de kracht van verschillende risicopercepties binnen uw programma of project optimaal benutten? Pas dan de volgende 4 tips toe binnen het risicomanagement proces:

Tip 1: Maak gebruik van de multidisciplinaire teams bij de inventarisatie, beoordeling en beheersing van risico’s;

Tip 2: Betrek stakeholders (zowel intern en extern) actief bij het risicomanagement proces. Dit biedt inzicht in de bredere context van uw programma of project;

Stakeholdermanagement

5 stappen om gezamenlijk doelstellingen te behalen

Samenwerken is cruciaal: tussen individuen, teams en organisaties. Stakeholders binnen en buiten de eigen organisatie, ieder heeft een rol!

Dat vraagt focus op het gezamenlijke succes. Wil je weten wat de 5 stappen zijn om doelstellingen te behalen Download dan het Whitepaper ‘Stakeholdermanagement’ of lees meer.

Tip 3: Breng individuele risicopercepties in kaart middels een-op-een gesprekken en bespreek deze vervolgens gezamenlijk met het hele team. Geef ieder teamlid de ruimte en probeer te achterhalen waarom de risicopercepties van elkaar verschillen;

Tip 4: Verzamel relevante informatie die de risico-inventarisatie en beoordeling ondersteunt, zoals opgetreden risico’s en geleerde lessen vanuit andere programma’s en projecten.

De kracht van verschillende risicopercepties

Dat er verschillen zijn in risicoperceptie is een feit. Tegelijkertijd biedt het een kans om programma- en projectrisico’s optimaal te beheersen. Dit doe je door diversiteit te creëren bij risico-inventarisaties, verschillende percepties tijdig te erkennen en bespreekbaar te maken binnen het team. Zo ontstaat er een breder beeld van de daadwerkelijke risicoblootstelling en mogelijkheden tot beheersing. Hierdoor wordt de kans op voorspelbare verrassingen gereduceerd. Tevens kan de balans tussen de risicoblootstelling, de mate van risicobeheersing en de kosten van beheersing worden geoptimaliseerd. Het erkennen en bespreekbaar maken van verschillende risicopercepties creëert ook draagvlak binnen het team ten aanzien van de gekozen risicostrategie.

Meer tips over risicoperceptie?

Wil je meer weten over de 4 tips om de kracht van risicoperceptie in je project toe te kunnen passen? Neem dan contact op met Janro de Bont via +31 6 41334873 of stuur een e-mail naar: j.debont@cratosconsulting.nl