Portfoliomanagement

RISICOGESTUURD PORTFOLIOMANAGEMENT

‘THE ART OF MAKING THE RIGHT CHOICES’
Nieuwe technologieën, de krediet- en Eurocrisis hebben de wereld definitief veranderd. Wij leven in een zeer veranderlijke omgeving, waardoor organisaties, in zowel profit als non-profit, sneller (moeten) veranderen om bij te blijven. Zij zijn genoodzaakt om hun organisatie op de meest optimale vorm in te richten om met deze veranderingen blijvend het hoofd te kunnen bieden. Het is daarom essentieel om als Mens en Organisatie grip te creëren op de toekomst. Portfoliomanagement helpt u hierbij. Portfoliomanagement gaat namelijk over het managen van alle initiatieven om de strategische doelen (lees: toekomst) van een organisatie te realiseren. Het richt zich op de keuze van het uitvoeren van de juiste projecten en programma’s die de grootste bijdrage leveren aan het realiseren van die strategische doelen. De kunst van portfoliomanagement is het doen van de juiste dingen. Het zorgen voor de juiste mix aan projecten en het aanpassen van deze projecten naarmate de tijd vordert en de omstandigheden veranderen.

Kortom: portfoliomanagement heeft een verbindende functie. Het geeft organisaties en managers de mogelijkheid om zicht te krijgen en grip te houden op ‘The Bigger Picture’. Door het zien ‘The Bigger Picture’ kunt u betere beslissingen maken over zaken die wel of geen bijdrage leveren aan het realiseren van de doelstellingen van uw organisatie.

Portfoliomanagement
Lijnmanagement – weten wat project-/programmamanagers willen bereiken.
Project-/programmamanagers – eenvoudig teamleden laten kunnen aansluiten op ’The Bigger Picture’.
Teamleden – Betere communicatie met het project- en lijnmanagement en de teamleden onderling
Stakeholders – goed geïnformeerd over de voortgang van het project/programma door betrouwbare en consistente (stuur-)informatie

Neem bewust risico
Risico's nemen is een inherent onderdeel van de bedrijfsvoering. Wanneer risico wordt genomen is het belangrijk om te onthouden dat, hoe groter het risico het niet altijd gelijk staat aan een hoger rendement of een groter succes. Risico nemen versus Succesvol zijn, wordt namelijk bepaald door goede besluitvorming.

Het portfoliomanagement proces helpt organisaties de resultaten van projecten beter te voorspellen en te besturen. Het geeft aandacht aan expliciete vragen als:

▪ Heb ik de middelen / budgetten beschikbaar voor dit nieuwe project?
▪ Is er een soortgelijk project in mijn organisatie die ik kan gebruiken als voorbeeld of waar ik van kan leren?
▪ Welke lopende projecten kunnen een belemmering vormen voor het resultaat van dit nieuwe project?
▪ Zijn de verwachtingen van de stakeholders realistisch?
▪ Levert dit project een positieve bijdrage aan het realiseren van onze organisatiedoelstellingen?

Portfoliomanagement helpt u om de opgestelde projectbudgetten, resources, taken, tijdlijnen en doelstellingen van een nieuw project goed te doorgronden. Met behulp van een grondige analyse kunt u een nieuw project, afzetten tegenover lopende projecten en kunt u bepalen welke risico's het meeste resultaat/succes opleveren voor u. Portfoliomanagement geeft u dus een vooruitziende blik om potentiële risico's te identificeren en de nodige maatregelen getroffen. Dit helpt u proactief risico's te beheersen. Uw projectteams kunnen realistischer prognosticeren wat het verwachte eindresultaat van het project wordt en, indien noodzakelijk, tijdig maatregelen formuleren om risico’s te voorkomen of te reduceren, moeten ze niet te vermijden zijn. Risicomitigatie kan inhouden:

▪ Uitlijnen van elk voorgesteld project met de algemene organisatiedoelstellingen;
▪ Het verstrekken van meetbare gegevens die worden gebruikt om risico's tegen de voordelen af te wegen;
▪ Het bepalen van mogelijke knelpunten en ontwerpfouten op meer dan één niveau;
▪ Teamsamenstelling afstemmen op de hoeveelheid werk dat moet worden verricht.

Een veranderproces
Voor portfoliomanagement is geen enkele universele aanpak voorhanden die werkt in elk bedrijf, elke bedrijfstak of elke bedrijfscultuur. Het inrichten van portfoliomanagement heeft een behoorlijke impact op uw organisatie. Het vraagt van uw organisatie een andere manier van organiseren en samenwerken en daarmee dus een andere manier van denken en handelen van de mens in uw organisatie. Het selecteren van de juiste projecten is maar één aspect. De twee andere belangrijke aspecten zijn:

1. Bepalen wat de visie en ambities zijn van de organisatie met bijbehorende doelstellingen. Dit geeft structuur aan de inrichting van portfoliomanagement.
2. Bepalen hoe de organisatie werkt, wat het gedrag van de mens in de organisatie is en welke cultuur aanwezig is?

Pas als deze 2 aspecten goed in beeld zijn kan portfoliomanagement passend gemaakt worden voor uw organisatie, zodat het een waardevolle bijdrage levert aan het realiseren van uw doelstellingen. Het werkend krijgen van portfoliomanagement vraagt dan ook om een gedegen veranderaanpak. Deze moet zowel ‘Top-down’ als ‘Bottom-up’ georganiseerd worden. Het vraagt dus draagvlak van zowel het senior management als de mensen op de werkvloer.

Definities
De onderstaande definities van projecten, programma’s en portfolio’s zijn afgeleid van de definities van PRINCE2, MSP en MoP.

Het portfolio van een organisatie is het totaal van haar investeringen in veranderingen die nodig zijn om strategische doelstellingen te realiseren. Hierbij ligt de focus op veranderingen die worden vorm gegeven door middel van projecten en programma’s. Een portfolio heeft een permanent karakter en zorgt voor een passende balans tussen de activiteiten in de dagelijkse organisatie en de investeringen in verandering.

Een programma is een tijdelijke en flexibele organisatie die is opgericht met als doel het coördineren, sturen en monitoren van de implementatie van een set van gerelateerde projecten en activiteiten, om gewenste eindresultaten en voordelen (de ‘benefits’) te realiseren die van strategisch belang zijn voor de organisatie. Het programma wordt afgesloten wanneer de organisatie is veranderd en haar strategische doel inclusief benefits heeft behaald.

Een project is een tijdelijke organisatie die is opgericht met als doel het opleveren van producten op basis van een overeengekomen business case. Het project wordt afgesloten wanneer het product is opgeleverd en geaccepteerd door de organisatie. De benefits moeten dan nog door de staande organisatie of het programma worden gerealiseerd.