Risicokwantificering in projecten - Hoe zit het? - Cratos Consulting

"Dit risico heeft echt een kans van 4 en impact op tijd en geld van minimaal een 3". Zomaar een voorbeeld van een gesprek in een vergadering voor het kwantificeren van risico's.

Om tot een goed risicodossier, dat bijdraagt aan het realiseren van ambities en doelstellingen, te komen is het kwantificeren belangrijk. Het kwantificeren van risico's leidt vaak tot een waardevolle discussie om tot een risicoprofiel te komen. Ondanks die waardevolle discussie is er vaak geen eenduidig beeldhoe de risicokwantificering bijdraagt aan het creëren van grip en gerichte input levert voor projectsturing.

Wat wordt gekwantificeerd?

Bij de kwantificering van risico’s wordt allereerst de kans van optreden geduid. Deze is direct gerelateerd aan de oorzaken die tot een zekere gebeurtenis kunnen leiden. Beheersmaatregelen inzetten op deze oorzaken, zal dan ook juist de kans van optreden beïnvloeden. Ook wordt de verwachte impact van gevolgen geduid. Deze zijn gerelateerd aan de geformuleerde gevolgen en hebben doorgaans betrekking op de aspecten: tijd, geld, kwaliteit, omgeving, veiligheid en imago. Beheersmaatregelen die worden ingezet op de gevolgen van een gebeurtenis, zullen juist ook deze waardes beïnvloeden.

Tip:  Voor het kwantificeren van risico’s geldt hetzelfde als voor risicomanagement: het gaat per definitie om de blik vooruit en om onzekerheid. Voor iets dat gaat over onzekerheid, zijn er dan ook geen 100% exacte en betrouwbare, objectieve cijfers af te geven. Wat daarom van belang is om deze cijfers te objectiveren waar mogelijk. Het organiseren van een divers team voor het doen van de risicokwantificering draagt hieraan bij, evenals het onderbouwen met ervaringsgetallen.

Initiële, actuele en restwaarde

Bij de uitwerking van een risico en de inrichting van risicodossiers zijn 3 risicokwantificeringen te onderscheiden: de initiële waarde, de actuele waarde en de restwaarde.

  • De intiële waarde betreft de inschatting van ‘kans van optreden’ en ‘gevolgen bij optreden’ van een risico, op het moment dat het risico als ‘nieuw’ geïdentificeerd wordt. Deze kwantificering wordt eenmalig in kaart gebracht, is statisch en is op dat moment gelijk aan de actuele waarde.
  • De actuele waarde betreft de ‘stand van vandaag’ als het gaat om ingeschatte ‘kans van optreden’ en verwachte ‘gevolgen bij optreden’. Misschien heeft voortschrijdend inzicht in oorzaken en gevolgen, of de inzet van beheersmaatregelen al geleid tot een bijstelling van de kwantificering ten opzichte van de initiële waarde; misschien is deze nog gelijk aan de initiële waarde. Hoe dan ook, deze waarde is dynamisch en geeft antwoord op de vraag: waar staan we vandaag?
  • De restwaarde betreft het risicoprofiel waartoe we het risico maximaal denken te kunnen verkleinen met de nog lopende en/of nog in te zetten beheersmaatregelen. Dit is onze blik vooruit en het punt waartegen de actuele waarde wordt afgezet bij het monitoren van de voortgang in risicobeheersing. Deze waarde is relatief statisch, omdat deze slechts wijzigt als het risico zelf komt te vervallen of men tot het inzicht komt, dat er toch een groter of juist kleiner effect met de beoogde beheersmaatregelen kan worden gerealiseerd.
Ontwikkeling risicoprofiel - risicokwantificering - Cratos Consulting

Overigens staat deze restwaarde doorgaans niet gelijk aan “0”. Er zijn namelijk maar weinig risico’s die tot een kans van 0% of 0-impact gereduceerd kunnen worden, simpelweg omdat er meestal toch een rest-afhankelijkheid blijft bestaan die niet volledig beheerst/afgehecht kan worden.

Wilt u koers houden en wendbaar blijven?

Lees alles over onze Risicogestuurd Denken & Handelen aanpak! 

Actuele vs restwaarde bij beheersing

In de risicobeheersing is het van belang om te sturen op de restwaarde. Er is alleen een grote ‘maar’, want: daar ben je vandaag nog niet!  Gedurende het project sta je namelijk aan de lat voor het profiel van ‘vandaag’. En als risico x vandaag optreedt, dan horen daar bijv. de volle kosten van vandaag bij, en niet de verwachtingswaarde rest (som van kans rest x gevolg rest). Als dat risico nou ook nog één van de toprisico’s is (het staat tenslotte niet voor niets in de top), dan is een risicoreservering gebaseerd op restwaardes snel uitgeput. Sterker nog: met een beetje pech, heeft dat ene risico meteen de reservering doen verdwijnen en mag er spreekwoordelijk ‘geen schoenveter meer breken’.

Risk Maturity Scan

Wil u inzicht in de status van risicomanagement binnen uw organisatie én weten hoe het beter kan? Doe dan nu gratis de Risk Maturity Quickscan en ontvang een rapport.

Doe de Risk Maturity Scan

Oftewel, het restprofiel geeft eigenlijk onderbouwing voor de reservering die je tot laat in het project nodig zou hebben. Maar de eigenlijke reservering zou dus bij de actuele waarde liggen, die je geleidelijk af kunt schalen, al naar gelang de voortgang in beheersing. Dit is waar de ontwikkeling zichtbaar wordt, of je met jouw opgave op de goede weg bent, grip creëert en houdt.

De waardes inzichtelijk en dan?

Met het inzicht in vooral de actuele en restwaarde, kan het ‘spel van risicomanagement’ dus actief gespeeld worden. Het individuele, dan wel totale risicoprofiel biedt dan namelijk, samen met de overige inzichten uit het risicodossier, o.a. input voor:

  • een kwalitatief goed risicodossier, waarmee een gedegen risicomanagement proces doorlopen kan worden;
  • besluitvorming en communicatie met betrekking tot risico’s omtrent een specifieke opgave en hun beheersing;
  • de raming en budgettering (risicoreservering onderbouwing post voorzien onvoorzien) en planning;
  • het besef van nut en noodzaak van effectieve risicobeheersing, doordat het gesprek er expliciet over gaat en zaken zichtbaar worden;
  • de expliciete afweging van in te zetten beheersmaatregelen, afgezet tegen het verwachte effect en de waarschijnlijkheid van dit effect. Deze analyse kan er dus toe leiden, dat een specifieke maatregel juist níet wordt ingezet omdat het effect niet opweegt tegen de investering die het vraagt of de impact als het risico toch op zou treden. Maar ook kan de expliciete afweging leiden tot het besluit om een specifieke maatregel juist wèl in te zetten, omdat elk effect (hoe klein ook) cruciaal is.
  • het monitoren van voortgang in beheersing: doen de maatregelen wat wij ervan verwachtten? Moeten we onze inzet vergroten of kunnen we misschien juist met minder toe?
  • de keuzes in contractvormen voor een opdrachtgever. Hoe groot ís het risicoprofiel, welk type risico’s betreft het en wie kan die het beste beheersen.
  • de keuzes t.a.v. de inschrijving die je als opdrachtnemer wel of niet gaat doen. Hoe wil je hiermee omgaan en wil je überhaupt inschrijven voor een tender als ‘dit’ risicoprofiel t.a.v. het werk of de opdracht niet inzichtelijk is?.

Kortom, het bovenstaande is een pleidooi om vooral bewust om te gaan met risicokwantificeringen, om zo het risicomanagement (ofwel het risicogestuurd denken en handelen), de meerwaarde te kunnen laten bieden die het in zich heeft, namelijk: het creëren van grip op jóuw toekomst

Dit risicokwantificering blog was de 1ste in een reeks over het gebruik, toepassing en nut en noodzaak van risicokwantificering in projecten.

Wilt u het volgende blog alvast lezen? Schrijf u in voor onze 'Risicomanagement nieuwsbrief' en ontvang het blog als eerste in uw mailbox!

Inschrijven