Effectief risicogestuurd werken in een IT-programma

De aankomende Omgevingswet, die 26 wetten over de openbare ruimte bundelt, wordt ondersteund door een nog te ontwikkelen digitaal stelsel (DSO). Dit DSO is de digitale basis voor het maken van omgevingsplannen, het verstrekken van vergunningen en ontsluiten van geo-informatie. En dat op landelijk, provinciaal, gemeentelijk en waterschapsniveau. Kortom: een flinke klus! De omvang, complexiteit, bestuurlijke en juridische component maakt dat een standaard Prince2, MSP of Agile aanpak niet volstaat als governance. Daarom is gekozen voor SAFe. Maar hoe stuur je effectief op risico's binnen een SAFe-omgeving in de context van een interbestuurlijk programma? Dat blijkt een pittige opgave.

Communicatie over onzekerheden

Special voor dit project is de EPIC Heatmap ontwikkeld. Dit product zorgt voor een lichtgewicht kijk op risico's. Het geeft directe stuurinformatie aan het management, brengt impact van projectrisico's op programmadoelstellingen in beeld en bevordert de communicatie over onzekerheden. Complexe IT-programma's bevatten grote onzekerheden op het gebied van besluitvorming, gebruikerswensen, raakvlakken techniek, governance en juridische impact. Door de dynamiek en vele stakeholders is grote afstand tussen de productontwikkeling en de veranderopgave.

In zes stappen naar sturing en grip op risico’s

De EPIC Heatmap vergroot op eenvoudige wijze de beheersbaarheid en tijdige sturing op het programma en draagt hiermee bij aan grip op de risico’ s en behalen van de beoogde doelstellingen. Het product is een praktisch toepasbaar, visueel instrument, dat door middel van zes eenvoudige stappen inzicht geeft in de kritische onderdelen uit het Agile ontwikkelproces binnen een complex (IT-)project of programma.

Stap 1: Doelstelling

Programmamijlpalen in de nabije toekomst zijn een belangrijk richtpunt voor de prioritering. Een veel gebruikte werkwijze is om het werk gedetailleerd te plannen per increment, vervolgens grover  oor een jaar vooruit en op hoofdlijnen tot het eind van het programma. Op deze manier komen raakvlakken met andere processen en doelstellingen van stakeholders in zicht.

Stap 2: Roadmap

Basis voor elk goed lopend programma is een overzichtelijke roadmap. Vorm en omvang zijn maatwerk en verschillen per programma, doelgroep en fase. Kenmerkende onderdelen zijn:

  • Maximaal 25 stappen of processen gerelateerd aan de doelstellingen
  • Verschillende sporen of disciplines en afhankelijkheden gezamenlijk in beeld
  • Denk bij disciplines aan techniek, proces, besluitvorming en extern: politiek/governance/wetgeving/juridisch

De Omgevingswet toegelicht

De Omgevingswet bundelt en vereenvoudigt de regels voor ruimtelijke projecten. Met behulp van 1 digitaal loket wordt het makkelijker om ruimtelijke projecten te starten.

Stap 3: Kritische Processen

Bij een EPIC Heatmap wordt tijdens de Programma Increment Planning de highlights van het komende increment in kaart gebracht. Wat wordt er opgeleverd? Dit zijn vaak eigenschappen (features) die gebundeld zijn. Om helder te verkrijgen worden twee vragen gesteld.

1. Hoe zeker schat je de haalbaarheid van dit onderdeel?

Het begrip haalbaarheid is niet zwart-wit in de Agile wereld. Het kan best zijn dat niet alle goals en features gehaald worden en dat een onderdeel toch succesvol is afgerond. Door de Product Owner worden deze onderdelen op de horizontale balk van de Heatmap geplakt. Rechts is "zeer haalbaar". Links is "zeer onzeker".

2. Als het onderdeel onverhoopt niet succesvol wordt afgerond in dit increment, wat is dan de impact voor het vervolg of het Programma als geheel?

Deze onderdelen komen op de verticale as. Bovenaan is "zeer grote impact". Onderaan is "geringe impact".

Vervolgens zijn vier kwadranten gevuld:

  1. Onzekere onderdelen met grote impact zijn kritisch
  2. Onderdelen die onzeker zijn zonder impact kunnen wellicht worden herpland.
  3. Zekere onderdelen met grote impact wordt in eerste instantie niks gedaan. Pas bij de update luidt de vraag: Is de haalbaarheid nog steeds groot?
  4. Zekere onderdelen zonder grote impact zijn business-as-usual en worden verder niet beschouwd door de EPIC heatmap.

 

Stap 4: Analyse Kritische Processen

Bij de kritische onderdelen schrijft het team:

  1. De (belangrijkste) oorzaken van de onzekerheid
  2. De impact op het programma mocht het onderdeel niet succesvol afgerond kunnen worden in dit increment

Stap 5: Actieplan

Onzekerheden zijn een normaal onderdeel van het werk van professionals. Het kan dus best zijn dat de onzekerheid acceptabel is. Omdat het een kritisch onderdeel betreft, is het wel van belang om dit expliciet uit te spreken. Aansluitend bij de SAFe-methode wordt een risico gecategoriseerd als volgt:

  • Resolved – Het risico is voldoende beheerst
  • Owned – Het risico kan niet ter plekke worden gemitigeerd, dus iemand neemt het risico op zich om later uit te werken.
  • Accepted – Risico's die geaccepteerd (moeten) worden omdat beheersing niet mogelijk of wenselijk is, of omdat het risico onderdeel van het dagelijks werk is.
  • Mitigated – Teams bedenken een beheersplan ter plekke

Wanneer maatregelen genomen moeten worden om de haalbaarheid te verbeteren, is het SMART omschrijven van belang:

  • Wat moet er gebeuren?
  • Wie is daarvoor verantwoordelijk? Het eigen team? Of is besluitvorming op Programma, Opdrachtgevers of Stakeholdersniveau noodzakelijk?
  • Urgentie: Wanneer moet het duidelijk zijn?

Stap 6: Update

De grote kracht van de EPIC heatmap is dat deze zonder veel rapportagewerk actueel te maken is. Na elke sprint brengen de Product Owners van de kritische onderdelen een update aan: Is het onderdeel zekerder of onzekerder geworden? Of zijn er veranderingen in de impact? Door de Post-its te verhangen en de verandering bij te houden, is het overzicht altijd up-to-date en kan het management tijdig zien of er gestuurd of geëscaleerd moet worden.

 

Toepasbaarheid binnen SAFe

Het toepassen van de EPIC Heatmap maakt onzekerheden een normaal en expliciet onderdeel van een IT-programma. Doordat de werkprocessen centraal staan, is het eenvoudig op te nemen in de bestaande manier van werken en ontstaat op een natuurlijk manier het gesprek over de oorzaak, impact en beheersbaarheid van onzekerheden tussen product-team en senior user, zodat de kritische onzekerheden in beeld zijn en indien nodig tijdig gestuurd kan worden.

Meer weten over de EPIC Heatmap?

Wilt u weten wat de EPIC Heatmap kan betekenen voor uw organisatie? Neem dan contact op met Wichard Hulsbergen via 030-3033612 of stuur een mail naar: w.hulsbergen@cratosconsulting.nl

Epic Heatmap - Eigenschappen - Cratos Consulting