Een balans tussen capaciteit en projecten
Hoe creëer je de perfecte balans tussen projecten en capaciteit? Dat is het geheim van de beste projectmanagement succesverhalen. Met een toenemend aantal projecten, wordt het steeds lastiger het overzicht te bewaren en niet steeds achter de feiten aan te lopen. Hoe blijf je dan in balans? Dat is de oorzaak van veel problemen en verspilling en de oorzaak waarom managers controle verliezen.
Is er een makkelijke oplossing?
De gebruikelijke aanpak van portfoliomanagers is om uitgebreide overzichten op te stellen in bijvoorbeeld excel. Of ze zoeken hun toevlucht tot de meest geavanceerde project- en resourcemanagementsoftware, waarvoor gedetailleerde planningen veel administratieve werkzaamheden een vereiste zijn.
Organisaties die op deze manier hun projectenportfolio onder controle weten te brengen zijn buitengewoon schaars. Al zullen ze dat niet snel toegeven. Wetenschappers hebben vastgesteld dat op deze manier de inzet van mensen niet te managen is.
Nu het goede nieuws. Er is iets aan te doen om een goede balans tussen capaciteit en projecten te realiseren.
Een continue werkstroom
Wij hebben een methode ontwikkeld waarvan het doel is om een ononderbroken werkstroom voor projecten te realiseren. Dit is mogelijk door heel zorgvuldig het werkaanbod veilig te stellen, zonder mensen te overladen. Dit resulteert in de perfecte balans tussen projecten en beschikbare capaciteit. Het is een methode voor (project)organisaties die beter werkt, makkelijk te leren is en eenvoudig om te gebruiken. De voordelen hiervan zijn:
- Het slagingspercentage, betrouwbaarheid en efficiëntie van de projecten verhoogt met 20-50%
- Geen geavanceerde project- en resourcemanagementsoftware nodig
- Direct inzicht in capaciteit knelpunten
- Bij verandering van de productiviteit of onzekerheden corrigeert de workflow automatisch
- Geen grote veranderingen in de huidige inrichting van je projectorganisatie nodig
Gebaseerd op bewezen methoden
Deze methode is helemaal niet nieuw. Lean, Theory of Constraints en Critical Chain Project Management zijn methoden die al tientallen jaren pleiten voor het verminderen van de werkdruk en staan garant voor de beste succesverhalen. Wij noemen deze methode: ‘Empower Your Projects’.
Download Whitepaper
Direct inzicht met de Pipeline-app
Het 5-stappenplan wordt ondersteund door een eenvoudig te gebruiken projectpipeline-app voor roadmaps, planborden en prestatie-indicatoren. Het maakt zichtbaar wanneer projecten moeten worden gestart en wat veilig is om aan klanten te beloven. Storingen worden door de app gesignaleerd voordat ze schade veroorzaken. Workflows worden geactualiseerd door projecten eenvoudig over het planboard te verschuiven. De app detecteert zelf wanneer de productiviteit verandert of wanneer er onzekerheden zijn, en corrigeert de workflow automatisch.
Hoe werkt Empower your Projects?
Door projecten te centraliseren is het eenvoudiger een constante stroom van projecten te onderhouden. Zonder zo’n constante stroom moeten steeds opnieuw mensen worden aangetrokken en getraind om ze na afronding van het project weer te laten gaan. Daarnaast is het ook niet mogelijk om mensen aan nog een ander project te laten werken wanneer een project geen volledige dagtaak geeft. Dit is het principe van de sequentiële en parallelle workflows waarvoor wij een algoritme hebben uitgevonden. Dat bestond nog niet voor projecten.
Wat zijn workflows?
Sequentiële workflows bestaan uit projecten die zonder wachttijd achter elkaar door de organisatie bewegen. Die projecten kunnen elkaar niet inhalen en ze hebben dus allemaal zelfde snelheid. Wanneer een project vertraagt of versnelt, vertragen of versnellen ook de projecten die daarna komen. Het meest efficiënt is de continue ononderbroken workflow. Die ontstaat door niet te veel projecten maar ook niet te weinig projecten te starten.
Parallelle workflows zijn sequentiële workflows die parallel aan elkaar lopen. Parallelle workflows kunnen elkaar inhalen, en bewegen onafhankelijk. Vertraging in de ene workflow beïnvloeden andere workflows niet. Parallelle workflows zijn efficiënter omdat ze elkaars “rest capaciteit” benutten.
Ontdekking met impact
Wij deden een opmerkelijke ontdekking. Parallelle workflows hebben een sterke wederzijdse beïnvloeding, maar dat heeft geen invloed op hoe je workflows kan of moet managen. Dus als je eenvoudige sequentiële workflows kunt managen, kun je ook complexe parallelle workflows managen.
Hierdoor is het mogelijk om
- Oplossingen te creëren met inzicht en kennis die anders onzichtbaar blijven.
- De wiskundige vergelijkingen van de sequentiële en parallelle workflows op te lossen en typerende hectische situaties in projectorganisaties te simuleren.
- Projectmanagers en projectmedewerkers hoeven niets te veranderen in hoe ze projecten plannen. Implementaties kunnen daardoor niet mislukken.
Meer over deze voordelen lees je in het 5-stappenplan voor empowerment van jouw projecten. Wil je weten wat deze 5 stappen zijn? Download de Whitepaper ”5 stappen naar een efficiënte projectorganisatie’.
Meer informatie?
Wil je ook voorkomen dat projecten vastlopen? Jan van Egmond vertelt je graag meer over het
5-stappenplan voor empowerment van jouw projecten.
Het is de snelste manier om het slagingspercentage, de betrouwbaarheid en de efficiëntie van jouw projectorganisatie te verbeteren.
