De basis van Project Portfolio Management (PPM) – definitie

De basis van Project Portfolio Management (PPM) – definitie

Wat is project portfolio management (PPM)? Ondanks het feit dat 80% van de organisaties iets doet op het gebied van PPM, is de vraag naar wat PPM nu precies is nog steeds relevant. 20% van de organisaties doet immers nog niets aan PPM. Terwijl zij wel over een portfolio van projecten (en programma’s) beschikken, want het is bijzonder onwaarschijnlijk dat tegenwoordig nog organisaties bestaan die niet meer dan één project hebben lopen. Daarnaast doet het leeuwendeel van de organisaties wel iets aan PPM, maar waarschijnlijk doen velen dat onbewust, in die zin dat zij het niet als PPM bestempelen. Daardoor is de kans heel groot dat zij niet hun voordeel doen met de kennis op het gebied van PPM, die de afgelopen twee decennia wel een vogelvlucht heeft genomen.

Terug naar de vraag: Wat is PPM? Wij zullen deze vraag hieronder beantwoorden door een aantal definities te bespreken.

IPMA

De International Project Management Association (IPMA) definieert PPM als volgt: PPM is een dynamisch besluitvormingsproces waarin nieuwe projecten en programma’s worden geëvalueerd, geselecteerd, geprioriteerd en gebalanceerd in de context van bestaande projecten en programma’s binnen het portfolio.

Mooi aan deze definitie is dat zij benadrukt dat nieuwe projecten altijd moeten worden beschouwd in het licht van reeds lopende projecten. Minder goed aan deze definitie is dat zij de nadruk legt op het besturingsaspect van PPM, terwijl PPM ook een groot beheersingsaspect kent.

PMI

Het Project Management Institute (PMI), de Amerikaanse tegenhanger van de IPMA, definieert PPM (of Pfm) als het gecentraliseerde of gecoördineerde management van één of meer portfolio’s, wat omvat het identificeren, prioriteren, autoriseren, management en controleren van projecten, programma’s en ander aanverwant werk, om organisatiedoelen (‘strategies and objectives’) te behalen.

Sterk aan deze definitie is dat zij de link legt tussen het projectportfolio en de organisatiedoelen. Het realiseren van die doelen is het immers allemaal om te doen bij PPM. Enigszins verwarrend aan deze definitie is dat hierin sprake is van ‘één of meer portfolio’s’. Ja, de realiteit is dat een organisatie doorgaans beschikt over meerdere projectportfolio’s, bijvoorbeeld vastgoed, IV/ICT en innovatie. Maar nee, uiteindelijk kent een organisatie één totaal projectportfolio waarbinnen alle investeringen in projecten tegen elkaar moeten worden afgewogen.

MoP

Axelos, de hoeders van het PRINCE2 gedachtengoed, hanteert de volgende definitie van PPM in hun methodiek (Management of Portfolios): PPM is een gecoördineerde verzameling van strategische processen en besluiten die gezamenlijk de meest effectieve balans mogelijk maken tussen organisatieverandering en de normale operatie (‘business as usual’).

Interessant aan deze definitie is dat hierin de balans tussen het gewoon dagelijks presenteren via de lijn of de staande operatie en het veranderen daarvan naar voren komt. Minder fraai is het uitgangspunt onderliggend aan deze definitie dat projecten altijd gaan over verandering van de lijn of staande organisatie. Daarmee wordt voorbijgegaan aan het feit voor sommige organisaties projecten draaien de normale operatie is.

EPM

In Elementair Project Management (EPM), onze methode voor project-, programma- en projectportfolio-management, gebruiken wij in principe de volgende definitie van PPM: PPM is het gestructureerd en in samenhang besturen, beheersen en organiseren van het geheel van projecten, programma’s en aanverwante activiteiten van de organisatie.

Praktisch aan deze definitie is dat het PPM-proces wordt bezien als elk ander bedrijfsproces waarin onderscheid moet worden gemaakt tussen primaire, sturende en ondersteunende sub-processen. In deze definitie wordt ‘het waarom’ niet meegenomen, omdat het vanzelfsprekend is dat het doel van PPM is om organisatieambities en strategische doelen waar te maken.

Tot slot

Geen enkele definitie van PPM is zaligmakend. De bovenstaande en andere definities dienen vooral ter inspiratie. In de praktijk is het namelijk de kunst om een definitie te formuleren die aansluit bij de uniciteit van de organisatie en de unieke situatie waarin zij verkeert. Een definitie is immers geen doel op zichzelf maar een middel. Het doel is simpelweg de goede projecten goed doen zodat daarvan de vruchten kunnen worden geplukt.

Lees meer >>