Vijf tips voor een project dashboard in PowerBI

"Ik wil gewoon weten waar we staan!" Met deze verzuchting maakte de Programmadirecteur in één zin duidelijk wat de behoefte was voor de ontwikkeling van het dashboard. We konden aan de bak.

Een dashboard is een listig ding. Waarom en voor wie doe je het? Welke data kies je? Wat laat je zien en -even belangrijk- wat niet? Moet het in een keer goed of mag het groeien? En zo ja hoe regel je dat dan? En wie gaat het bijhouden?

Wat is PowerBI?

Voor het Programma AIRBIM van Rijkswaterstaat is een programma-dashboard ontwikkeld in Power BI. Dit is een programma van Microsoft dat enigszins lijkt op Excel, maar bedoeld is om op basis van data van verschillende bronnen interactieve en aanpasbare dashboards te maken. Geen gestuntel meer met het heen en weer mailen van Excel-sheets die niet beantwoorden aan de vraag en zeer arbeidsintensief zijn. Nieuwe data is direct beschikbaar, centraal ontsloten en het belangrijkste: trends zijn inzichtelijk!

Power BI is van nature gemaakt voor operationele dashboards en is goed in het halen van data uit miljoenen rijen sales en omzetdata. Die data is zo opgezet dat bij elke verkoop een regel onderaan een database wordt toegevoegd. Projectdata is anders. Als een risicoscore verandert, wordt de regel in de database vervangen door de nieuwe. Hoe weet je dan wat er gewijzigd is?

Vijf tips voor een dashboard in Power BI

1. Zoek grip in de risico's

Stelling: Alleen als iets echt een risico is, is het nodig om er een KPI op het dashboard voor te maken. Stap 1 is dan ook om door je oogharen te kijken en te bedenken wat de grootste uitdaging zijn: waar krijg je nou echt buikpijn van? Is het draagvlak bij stakeholders voldoende? Treedt scopecreep op? Ontbreekt overzicht op de deadlines en mijlpalen? Is er sprake van budgetspanning? Is er onvoldoende onderling vertrouwen?Elk project kent z’n uitdagingen en pas als je dat scherp hebt heeft het zin om te bedenken welke data zinvolle stuurinformatie kan zijn.

Dashboard AIRBIM - Risico - Cratos Consulting

2. Maak trends inzichtelijk

Een van de belangrijkste dingen in een project- of programmadashboard zijn trends. Een top 5 risico’s is belangrijk. Maar als 3 van de 5 risico’s nieuw zijn is dat essentiele informatie. Hetzelfde geldt voor (verschuivende) mijlpalen, oprekkende budgetten of doorlooptijden van issues die maar niet omlaag gaan. Of juist wel.

3. Less is more

Een goed dashboard is pas af als er niks meer uit kan. Zet een hoge drempel zodat alleen de must-haves op het dashboard komen en evalueer elke paar maanden of alle KPIs nog nuttig zijn. Of dat voortschrijdend inzicht het noodzakelijk maakt om andere meters op te nemen.

4. Denk na over hosting, onderhoud en doorontwikkeling

Een live verbinding met databronnen zorgt voor onderhoud. Ga je door de jaargrens of bevat de export-data uit een financieel systeem ineens een extra kolom, dan moet je onder de motorkap kunnen om te zorgen dat alles up to date blijft. Ook veranderen de wensen. En ten slotte is hosting van belang. Waar staat de data? Waar staat het Power BI model en hoe wordt dit veilig ontsloten met de projectmedewerkers?

De meest eenvoudige optie is dat de data, het Power BI-model en de licenties bij de klant staan. Projectdata extern zetten is immers per definitie een risico vanwege kans op versnippering van data en security. Veel grotere organisaties hebben echter nog geen Power BI en dan is het vaak niet eenvoudig om dat voor elkaar te krijgen. De andere mogelijkheid is dat de data op een afgesloten sharepoint-omgeving staat en vanuit daar benaderd wordt. Met behulp van een risico-analyse kan getoetst of het security-risico acceptabel is. Een goede check daarbij is of het bedrijf dat de data en Power BI beheert werkt volgens de data-security norm ISO 27001. Daarnaast ligt het risico vaak een stuk lager dan de “oude” methode van rondgemailde Excel-dashboards. Uiteraard zijn er ook gecombineerde of hybride oplossingen denkbaar.

5. Maak data multi inzetbaar

Last but not least: Alle relevante data staat op 1 plek, is actueel en gekoppeld. In Power BI kunnen anderen met behulp van dezelfde data eigen rapportages of presentaties maken. Gewoon online en dus zonder aanvullende software. En dus kan naast een projectdashboard tegelijkertijd een financiële rapportage worden gemaakt, die de platte data uit een financieel systeem inzichtelijk en analyseerbaar maakt.

Dashboard AIRBIM - Financien - Cratos Consulting

Grip creëren op het realiseren van ambities

Bij AIRBIM werd het bijvoorbeeld mogelijk om de uitputting en maandelijkse pieken per deelprogramma inzichtelijk te maken. En dat alles op een platte excel-export uit SAP die elke maand binnen 5 minuten in het dashboard wordt toegevoegd. Ook is het nu mogelijk om verschillende bronnen met elkaar te koppelen. In één oogopslag kun je per deelprogramma zien hoe de uitputtig is, hoe de mijlpalen zich houden en waar de grootste risico’s liggen. En zo weet je waar je staat!

Data is het kloppende hart van elk veranderproces. Of het nu gaat om het bouwen van een brug, het toekomstbestendig maken van een organisatie of inrichten van een portfolio, inzicht in data is cruciaal om gedragen besluiten te nemen en tijdig te kunnen reageren op trends die de doelstellingen kunnen beïnvloeden. Dashboards zijn daarbij van essentieel belang om inzicht te verschaffen.

Bij bepaling welke stuurinformatie van belang is, zijn doelstellingen en toprisico’s een belangrijke invalshoek. Immers: als er geen doel is en geen risico’s mee gemoeid zijn, dan gaat er ook niks mis als je het weglaat.

Hoe zie je de bomen in een data-woud? Hoe koppel je verschillende databronnen op een zinvolle en efficiënte manier zodat trends ontstaan en je tijdig kan sturen?

Data analyse met Cratos Insights - Cratos Consulting

Dan hebben wij de oplossing: Cratos Insight s® een integraal dashboard ontwikkeld voor en mét onze klanten.

Ontdek Cratos Insights®

Wil je grip op risico's?

Weten hoe de Cratos Insights® inzicht kan geven in jouw project of organisatie? Wichard vertelt je graag meer over alle mogelijkheden van dit product.

Meer weten? Neem contact op met Wichard via +31 6 24 88 52 89 of stuur een mail naar: w.hulsbergen@cratosconsulting.nl

Neem contact op

Vijf tips voor een project dashboard in PowerBI