Stop met statische heatmaps en ga sturen!

Wie heeft er ooit meer grip gekregen op zijn project of organisatie door een statische heatmap af te lezen? Waarschijnlijk maar heel weinig mensen. Wij zijn ze nog nooit tegengekomen. Natuurlijk kun je goed zien welke risico’s “rood” zijn, maar dat is ook af te lezen in de top 5. Daarnaast is een heatmap een statische momentopname. Een risico dat van "groen” naar “oranje” schiet is misschien wel veel belangrijker. Of een risico dat vorige maand nog rood stond en nu ineens uit de lijst weg is.

Werken met KPI’s en visualiseren van data

Voordat je een risicodashboard inricht, is het van belang om te weten waarom het eigenlijk nodig is. Een belangrijk onderdeel van datagedreven werken is werken met KPI’s en visualiseren van
gekoppelde data. Voor projecten kan het van belang zijn om te weten of er nog voldoende in de “risicopot” zit om het project op een geordende manier tot een einde te brengen. In dat geval wil je dat een dashboard weergeeft wat de hoeveelheid en opbouw van je risicoraming is, wanneer de te verwachten risico’s kunnen optreden en hoe de trends zijn (welke risico’s gaan omhoog of omlaag, zijn nieuw of vallen weg en waarom).

Inzicht in de beheersing

Een ander belangrijk onderdeel is inzicht in de mate van beheersing van risico’s. Dit is traditioneel de achilleshiel van risicogestuurd werken omdat het een methodologische aanpak, consequente opvolging en administratie en discipline vergt. Zinvolle KPI’s zijn bijvoorbeeld trends in de afhandeling van maatregelen. Schuiven deadlines op of worden ze gehaald? Blijven maatregelen lang staan of worden ze snel genomen?

Integraliteit

Risico’s zijn altijd onderdeel van het grote geheel. Bij een infrastructureel aanlegproject kan het bijzonder nuttig zijn om risico’s te plotten op een kaart zodat je weet op welke locatie het spannend kan
worden. Bij meer planmatige trajecten is de koppeling van risico’s aan projectfasen zinvol, ook in de communicatie naar andere projectpartners.

Een laatste maar niet onbelangrijk kenmerk van een dashboard is het besef voor wie het bedoeld is, en op welke manier het dashboard bijdraagt aan de risico-communicatie.

Dashboards die bedoeld zijn voor een intern projectteam kunnen doorgaans een stuk technischer zijn, dan dashboards die naar een Stuurgroep, andere organisatie of online gepubliceerd worden.

Masterclass - Effectief sturen in projecten met behulp van dashboards

Risicodashboard voor communicatie met stakeholders

Denk hierbij aan bijvoorbeeld aan het gebruik van woorden die door de doelgroep makkelijk te begrijpen zijn. Veel organisaties vinden het spannend om risico’s te delen en zijn bang om “nodeloos paniek te zaaien”. Maar juist dan is een goed risicodashboard de manier om te laten zien dat het helemaal niet gek is dat er onzekerheden zijn, want dan is er regie om te laten zien wat de beheersmaatregelen voor de risico’s zijn. Juist door het delen van onzekerheden, kunnen partijen dichter bij elkaar gebracht worden. En dat zonder heatmap!

KPI’s, data en forecasting als basis voor datagedreven werken

Het koppelen van data, KPI’s en forecasting is geen op zichzelf staande actie. Het koppelen van verschillende databronnen voorkomt versnippering en geeft inzicht. Op basis van de inzichten kunnen KPI’s
gemaakt worden waarop een project, programma of portfolio beter gestuurd kan worden. En minstens zo belangrijk is het modelleren van forecasting om strategische scenario’s door te rekenen en daarmee besluitvorming ondersteunen.

Data analyse met dashboarding

Met de juiste verzameling en koppeling van data, krijg je als (project)organisatie meer inzicht om onderbouwde (strategische) beslissingen te kunnen nemen en daarmee dus meer grip op je organisatie. Dat is data analyse met dashboarding!