Door: Michael Sauerbier

Risicomanagement: checklists en tools zijn niet voldoende, het is een houding

Door het toenemende aantal betrokken partijen worden bouwprojecten complexer. Risico’s komen, door de verschuiving van traditionele naar de geïntegreerde contractvormen, steeds meer bij de opdrachtnemer te liggen. Tegelijkertijd moeten de faalkosten in projecten omlaag. Om de risico’s te beheersen en kansen te benutten is risicomanagement onmisbaar. Goed risicomanagement is echter wel meer dan een checklist, het is een houding. Om doelen succesvol na te streven moet risicomanagement verweven zijn in ieders handelen.

Compliance, audit, ISO norm, u bent er ongetwijfeld mee bekend. Met de steeds grotere complexiteit van projecten en de steeds sterkere roep om minder faalkosten groeit de behoefte aan handvatten om grip te krijgen. Grip op de planning, de kwaliteit, de kosten. Er is, kortom, behoefte aan zekerheid dat het lukt om het project binnen de afgesproken bandbreedte te realiseren.

Risicomanagement = controle?
Risicomanagement biedt uitkomst, maar wordt nog vaak gezien als een technische tool waar slechts enkele betrokkenen op het project voor verantwoordelijk zijn. De focus ligt op controle en op de methode, niet op het doel en de mensen.

Op die manier levert risicomanagement vooral meer werk op en blijft het effect ervan beperkt. Je bent wel aan het controleren, maar worden risico’s ook daadwerkelijk tijdig geïdentificeerd en beheerst? En kun je anticiperen op onverwachte gebeurtenissen?

Daarbij, medewerkers worden meestal niet bepaald enthousiast van al die controlemechanismen. En dat terwijl het succes van een project staat of valt met hun inzet. Met de beslissingen die zij nemen en de keuzes die zij maken.

Bewust omgaan met onzekerheden
Goed risicomanagement is dan ook geen tool die alleen gaat over afgesproken werkwijzen, contractuele afspraken of vastgestelde planningen. Risicomanagement gaat pas echt effectief werken met een goed ontwikkeld risicobewustzijn. Het gaat over het bewust omgaan met onzekerheden, door alle betrokkenen bij het project. Alle bedrijven, alle medewerkers.

Als de betrokken medewerkers immers geen goed beeld hebben van de context van het project, de doelen, de kansen en welke risico’s u wel en niet bereid bent om te lopen, dan kunnen zij die kansen en risico’s ook niet identificeren. Dat maakt goed anticiperen op onverwachte gebeurtenissen heel moeilijk en brengt ook veel onzekerheden met zich mee. Zij hebben geen idee op welk moment zij aan de bel moeten trekken of hoe zij op situaties moeten acteren.

Op tijd anticiperen op veranderingen
Waar het op neer komt is dat als u zich gezamenlijk goed voorbereid op mogelijke bedreigingen, iedereen op tijd kan anticiperen in het proces. Voor sommige risico’s zal u aanvullende beheersmaatregelen treffen, voor andere risico’s kan het juist betekenen dat u het risico accepteert zoals het is of zelfs met minder beheersmaatregelen kunt. Daardoor komt er ook meer focus op de zaken die werkelijk van belang zijn binnen een project.

Iedereen heeft er baat bij
In die zin heeft risicomanagement overeenkomsten met ketensamenwerking en het maken van een lean planning. Een goede voorbereiding, de zaken van tevoren goed met elkaar doorspreken en werkwijzen op elkaar afstemmen. Een integrale aanpak, een gemeenschappelijke taal en gemeenschappelijke doelen, dat ligt aan de basis van succes. Alle betrokken partijen hebben daar dan ook voordeel van.

Vertrouwen in elkaar is daarvoor onmisbaar. Hoe open ben je naar elkaar? En deel je de risico’s of verdeel je de risico’s? Als je de risico’s verdeelt krijg je: ‘Los jij het maar op, het is jouw risico.’ Als je de risico’s deelt zeg je tegen elkaar: ‘Kan ik je helpen om het op te lossen?’ Dat is een wezenlijk verschil.

Risicomanagement = werkelijk samenwerken
Kortom, risicomanagement is gebaseerd op verantwoordelijkheid nemen, pro-activiteit en communicatie. Als partijen in de keten werkelijk samenwerken, zich verplaatsen in de ander en diens risico’s en proberen van elkaars mogelijkheden, kennis en kunde gebruik te maken, is de basis voor succes gelegd.