Optimaliseer je Projecten: Ontdek de sleutel tot een goede risicogestuurde planning!
Als projectmanager wil je voorkomen dat je planning blijft schuiven. Ook wil je geen onrealistische deadlines afgeven. Het kunnen koppelen van risicomanagement aan je planning kan hiervoor de oplossing bieden! Een risicogestuurde planning helpt om grip te krijgen. De impact van de risico’s op je planning wordt helder, waardoor je gerichte sturing kunt inzetten en meer in control komt.
Maar hoe stel je een goede risicogestuurde planning op? En waar moet je op letten?
Het doel van een risicogestuurde planning
Een risicogestuurde planning geeft inzicht in reële projectmijlpalen richting de projectdoelstelling. Op basis van soms wel duizenden scenario’s wordt de impact van risico’s op de planning doorgerekend. Zo krijg je een realistische planning en projectmijlpalen waarbij alle risicofactoren gewogen worden meegenomen. De communicatie naar je stakeholders wordt hierdoor betrouwbaarder.
Welke soorten planning zijn nodig?
De risicogestuurde planning, ook wel probabilistische planning genoemd, staat nooit op zichzelf. Deze planning zet je altijd in naast de deterministische planning, dat wil zeggen de ‘gewone’ planning zonder risico’s. Stel, je wilt een brug bouwen. De oplevering volgens de deterministische planning (zonder risico’s) staat op 1 januari. De probabilistische planning (inclusief risico’s) geeft echter een verwachte opleverdatum van 1 april. Dan stuur je intern op 1 januari, terwijl je extern de reëel verwachte datum van 1 april communiceert.
Een veel voorkomende fout is dat organisaties gaan sturen op de probabilistische planning. Vaak zien we dat mensen hun eigen deelactiviteit dan gaan richten op de extern gecommuniceerde datum, waarna de risico’s hier nog bovenop komen. Blijf dus sturen op de deterministische planning, en zet de probabilistische planning in als periodiek hulpmiddel voor communicatie en verantwoording.
Bewezen aanpak voor integrale beheersing
Risicogestuurd plannen is een onderdeel van integrale beheersing. De bewezen Cratos-aanpak rondom Risicogestuurd Denken en Handelen is dan ook een mooie basis voor het opstellen van zo’n planning. Deze succesvolle aanpak bestaat uit drie stappen: Definiëren-Creëren-Doen (de DCD-methode®). Met de drie stappen uit de DCD-methode® zet je een effectieve risicogestuurde planning op:
Stap 1: Definiëren & begrijpen
Het skelet van je planning
In deze stap bouw je het skelet van je planning. Eerst verzamel je alle informatie over het project. Ook voer je een goed gesprek met je team over de wensen, zoals het detailniveau van de planning. Als je dat in beeld hebt, kun je gaan kijken naar het doel. Een planning is namelijk geen doel op zich, maar is nodig om het einddoel van het project te bereiken.
Vaak doen we in deze fase een 0-meting van elementen zoals de planningseisen en de Work-Breakdown-Structure (WBS). Vervolgens kun je een gap-analyse maken tussen wat er al is en de ambities. In de praktijk zien we vaak dat de huidige situatie en de ambitie niet bij elkaar liggen.
💡Tip: Maak aan de hand van de gap-analyse een Plan van Aanpak en bespreek dit met het team. Zo borg je dat de verwachtingen van alle teamleden hetzelfde zijn.
Stap 2: Creëren & Leren
De deterministische planning
Bij de tweede stap draait het om het opzetten van de deterministische planning, de ‘gewone’ planning. Dit doe je samen met je team, alleen dan krijg je de juiste informatie. Bovendien wordt de planning zo gedragen door het team. Na het opbouwen van de deterministische planning maak je het kritische pad inzichtelijk. Ook bepaal je in deze stap de mijlpalen waarop je wilt sturen, de zogenaamde sturingsindicatoren.
💡Tip: In de praktijk zien we dat het vooraf vaststellen van de sturingsindicatoren vaak vergeten wordt. Zonde! Als je dit nu al bepaalt, wordt het sturen tijdens het project makkelijker.
Stap 3: Doen & Ervaren
De probabilistische planning
Aan de slag met de probabilistische planning! Bepaal eerst met het team of een risicogestuurde planning nuttig is. Bij een klein project met weinig activiteiten, risico’s en stakeholders is de toegevoegde waarde minder. Gaat het om een complex project, met risico’s die veel impact kunnen hebben en een groot aantal stakeholders die invloed uitoefenen op het project? Dan is het verstandig om een risicogestuurde planning te maken.
Begin met een correcte en volledige deterministische planning en een correct en volledig risicodossier, inclusief kwantificering. Hierin neem je op wat de kans is dat het risico opspeelt, en wat de verwachte impact is op de doorlooptijd of op het behalen van specifieke mijlpalen. De risico’s koppel je aan de projectactiviteiten uit de deterministische planning.
Met behulp van specifieke software zoals Primavera Risk Analysis wordt vervolgens een ‘Monte Carlo-analyse’ uitgevoerd. Een kansberekening op basis van het risicoregister en de gewenste zekerheid. Stel, je wilt met 85% zekerheid je einddatum bereiken. De tool berekent in duizenden simulaties de impact van de risico’s op de planning, waarna een realistische datum bepaald wordt. Het resultaat is dat je met de gewenste 85% zekerheid kunt zeggen dat deze datum haalbaar is.
Ook kun je de trefkans oftewel de zekerheid van je deterministische datum berekenen; de kans dat de huidige deterministische datum gehaald wordt met de huidige risico’s. Is er een groot verschil tussen de trefkans en de gewenste zekerheid? Dan weet je dit tijdig, en kun je naar je stakeholders communiceren. Ook kun je dan onderbouwd met argumenten een nieuwe datum aangeven.
Draagvlak voor risicogestuurde planning
Essentieel bij deze aanpak is het meenemen van het team. Als mensen begrijpen op welk (gezamenlijk) doel zij koersen, in welke context zij dit te doen hebben, hoe ze daar komen en hoe dit inzicht helpt bij de eigen opgave, dan beklijft het. Zo zorg je ervoor dat mensen niet met tegenzin naar een planningsmeeting gaan, met het gevoel zich te moeten verantwoorden, maar enthousiast zijn over de inzichten die zij in de meeting krijgen. Dit vraagt om een doordachte en pragmatische benadering van alle planningsactiviteiten.
💡Tip: Gebruik de planningsmeeting niet alleen om informatie op te halen. Maar ook om de planning realtime te actualiseren en meteen te laten zien wat de gevolgen zijn van bepaalde acties. Zo wordt de impact voor iedereen concreet en tastbaar.
Aan de slag met risicogestuurd plannen
Een goede risicogestuurde planning levert je project veel op. Je krijgt inzicht in een realistisch haalbare einddatum, die je met een gerust hart kunt communiceren naar je stakeholders. Ook kun je door regelmatig een probabilistische planning te maken, zien of je genoeg voortgang maakt.
Meer weten?
Wil je meer weten over dit onderwerp? Blijf dan op de hoogte van de nieuwste ontwikkelingen en ontvang handige tips rechtstreeks in je inbox. Meld je hieronder aan voor de Cratos nieuwsbrief.