Inzet van risicokwantificering voor grip bij Opdrachtgevers

Risicokwantifiering voor opdrachtgevers - Cratos Consulting

In oktober en december hebben we twee blogs gedeeld over het kwantificeren van risico's. Eén blog dat inzicht geeft in de verschillende risicokwantificeringen ‘initieel-actueel-rest’ en één dat inzicht geeft in de toepassing van risicokwantificering bij de ‘Opdrachtnemer in de tender- en realisatiefase’.

In dit blog staat de risicokwantificering zoals deze wordt ingezet bij de Opdrachtgever (OG) centraal en hoe deze bijdraagt aan grip op het behalen van de projectdoelstellingen. Daarbij houden we oog voor de nauwe link die dit heeft in de samenwerking met de Opdrachtnemer (ON).

Het begint met een doelstelling

We kunnen daarvoor niet anders dan te beginnen bij het aspect ‘doelstellingen’, ze vormen namelijk de start van alles. En het lijkt misschien een open deur, maar we kunnen het niet vaak genoeg herhalen: zonder concrete doelstelling is je inzet als organisatie, als project, als team en individu ongericht en kan het gesprek over risico’s helemaal niet gevoerd worden. Je móet weten waar je (als organisatie, team en teamlid) voor aan de lat staat en waar je dus op koerst, om de vervolgvraag te kunnen stellen: ‘wat het behalen van die doelstelling kan beïnvloeden?’ En zo gaat vervolgens het wiel van risicomanagement draaien: er kan inzicht gecreëerd worden in de kans van optreden van een risico, de impact bij optreden en de inzet op beheersing.

De valkuilen van risicokwantificering bij Opdrachtnemers - Cratos Consulting - website
vamtam-theme-circle-post

Acht valkuilen en tips voor risicokwantificering bij Opdrachtnemers

In het blog ‘Hoe zit het nou met die risicokwantificering?‘ hebben we de verschillende risicokwantificeringen...
Lees verder

Welk belang dient de tender?

Ook in de samenwerking tussen OG en ON is het duiden van doelstellingen heel relevant. Het is cruciaal om een eenduidig beeld te hebben van de eigen projectdoelstelling, maar óók van de doelstellingen zoals die voor de andere partij gelden. En dat vraagt vertrouwen en respect. Vertrouwen om de ander hierin mee te nemen, alsook respect en aandacht voor hetgeen voor de ander belangrijk is. Daarbij is het een vanzelfsprekendheid dat deze doelstellingen van elkaar verschillen…en dat is oké! Dit vertrouwen, respect en inzicht in elkaars doelstellingen, belangen en zorgen, is voor zowel OG als ON niet vanzelfsprekend. Terwijl het realiseren van projecten vooral de samenwerking gaat.

Tip: Maak de samenwerking en doelstellingen bespreken in een start bijeenkomst of een Project-Start-Up.

In de risico-dialoog is het mogelijk dat beide partijen eenzelfde ongewenste gebeurtenis formuleren, die het behalen van de eigen doelstelling kan beïnvloeden. Wees dan alert op de verschillen in oorzaken en gevolgen, en heb hier het gesprek over. In het geval dat er een gezamenlijk risicodossier is opgesteld, zouden dan alsnog twee risico’s aangemaakt kunnen worden, waarin dit verschil inzichtelijk wordt inclusief de bijbehorende kwantificering en sturing.

Tip: Spreek dezelfde taal in die risico-dialoog, dus ook als het gaat om risico kwantificeringen en daaruit afgeleide top risico’s en beheersing!

Eén risico-taal

In ons eerdere blog is toegelicht wat de verschillen in risico kwantificering zijn. Het maakte duidelijk dat dit basisbegrippen zijn die je met elkaar expliciet móet maken om het gesprek over dezelfde inhoud te voeren. Dat geldt ook voor de term ‘risico’. En dus niet alleen binnen je eigen organisatie of team, maar ook tussen OG en ON. Voor je het weet loopt het gesprek uit elkaar, bevraag je elkaar op risico’s of rapporteer je over risico’s die door de ander heel anders gelezen worden.

Tip: Maak definities in de risico-dialoog en waar welke informatie wordt gevraagd expliciet!

OG/ON-focus in risicoprofiel

In zijn algemeenheid geldt dat de ON zijn focus op het restrisico-profiel heeft, terwijl de OG de focus legt op het actuele risicoprofiel. Voor beide partijen is dit te verklaren: ON bepaalt het risicoprofiel in de tenderfase door de te nemen maatregelen en het restrisico in uitvoeringsfase te beprijzen. Eenmaal in uitvoering wordt deze systematiek gehandhaafd. Het formuleren van toprisico’s op basis van de restkwantificering kan echter resulteren in sturing op de – in de ogen van OG – “verkeerde risico’s”, omdat dit risico’s zijn waar wellicht weinig impact meer te verwachten is vanuit de beheersing.

De OG houdt de focus daarentegen veelal op de actuele risicokwantificering. Want ‘hoe groot is het risico waarvoor we gesteld staan vandaag?’ en ‘welke risicoreservering hebben we nodig om tegenslagen op te kunnen vangen?’. Dit geeft een realistischer beeld van het risicoprofiel van vandaag en vormt een goede onderbouwing voor bijbehorende risicoreservering. Het kan echter ook een negatief effect hebben op de risicobeheersing als afwegingen ten aanzien van (het effect van) beheersmaatregelen niet expliciet worden gemaakt. Daarmee wordt bedoeld: de restkwantificering is de blik vooruit. Dit is waar het team komt door inzet van beheersmaatregelen.

De risico-dialoog moet expliciet

De risico-dialoog moet dan ook expliciet gevoerd worden met vragen als: ‘waar staan we vandaag (actueel)?’, ‘tot welke omvang verwachten we het risico te kunnen verkleinen door inzet van de beheersmaatregelen (rest)?’, ‘hoe verhouden die maatregelen zich dan ten opzichte van de inzet van middelen?’, ‘weegt dit dan tegen elkaar op?’, en ‘heeft een maatregel na uitvoering ook het beoogde effect gehad?’. Zó ondersteunt deze specifieke risicodialoog de besluitvorming en levert het gerichte input voor projectsturing. Bovendien levert het een aanvullend positief effect op. Door op deze manier invulling te geven aan het risicomanagement binnen het project, groeien risicobewustzijn, daadkracht en risicovolwassenheid van zowel team als individu.

Wilt u grip op uw risico's?

Lees alles over onze Risicogestuurd Denken & Handelen aanpak! 

Lees meer

Er zijn zeker ook OG-partijen, waarbij al wel actuele en restwaarden actief worden gemonitord. Of sterker nog: waarbij het duiden van actuele en restwaarden een vereiste is vanuit subsidievoorwaarden en de basis vormt voor subsidiebeschikkingen. Een middel dat als extra incentive wordt ingezet ten behoeve van actieve risicobeheersing.

Actieve risicobeheersing: van actueel naar rest

Voor zowel OG als ON geldt dat de echte meerwaarde zit in het duiden van zowel de actuele als de restwaarde van risico’s. Zo kan de gerichte risico-dialoog gevoerd worden. Die gaat over de afweging van in te zetten beheersing, het beoogde en gerealiseerde effect van maatregelen, benodigde vervolgacties en het effect op het risicoprofiel. Het draagt bij aan de efficiency in de projectopgave. Bovendien kan van hiermee verdere besluitvorming onderbouwd en sturing ingezet worden. Oftewel: het geeft inzicht in de mate van GRIP die je krijgt en houdt binnen je project!

Risicoperceptie, risicohouding en risicobereidheid

Bij de OG vormt de actualisatie van risico’s een onderdeel van het reguliere risicomanagement proces en de kwantificering gebeurt in zowel plenaire als bilaterale sessies. Daarin worden de verschillen zichtbaar hoe iemand een risico kwantificeert. De expliciete dialoog over kwantificeringen legt doorgaans namelijk de verschillen in risicoperceptie, risicobereidheid èn risicohouding van partijen en individuen bloot. Dát van elkaar weten, geeft een waardevol inzicht in de context waarin de projectopgave gerealiseerd word. Het biedt ook het startpunt om tot een gedeeld beeld van een risico te komen. Van daaruit kun je als team de risicobereidheid duiden en strategie kiezen in risicohouding. Ook hier weer het bijkomend effect dat de combinatie van het creëren van inzicht en het expliciet voeren van de dialoog bijdraagt aan de risicovolwassenheid van teams en individuen.

Risicokwantificering – niet alleen geld en tijd

Bij de term ‘risicokwantificering’ heeft betrekking op meer dan alleen de financiële of tijdscomponent. Naast geld spelen vaak hele andere belangen een rol. Afhankelijk van het project en de context, kan ‘imago’ of ‘veiligheid’ een belangrijk speerpunt voor de OG zijn in de risicobeheersing. Dit kan beïnvloed worden door maatschappelijke of politieke ontwikkelingen, recente ervaringen op andere projecten of de fysieke omgeving van het project zelf.

Risicokwantificering – input in alle projectfases

Het inzicht in risico’s, hun kwantificering en beoogde beheersing speelt voor de OG een rol in alle projectfases. Maar de mate waarin het bijdraagt aan het projectsucces is het grootst bij de scopebepaling richting ON.

Tip: doe dit met een realistische kwantificering zodat bij een filtering op toprisico’s ook de toprisico’s komen boven drijven en de beheersing ook de juiste focus krijgt.

Maak expliciet op welke manier de risico’s gefilterd zijn om tot die top te komen. Bijvoorbeeld gebaseerd op tijd, geld en KOVI-aspecten (Kwaliteit, Omgeving, Veiligheid en Informatie), of juist een score op het geheel. Wat ook aandacht vraagt, is de verbinding met andere (projectbeheersing) disciplines. De kwantificering is input voor de raming en planning, maar ook voor het inkoop-en  contractmanagement. Daar beïnvloedt het onder andere de wijze waarop een contract op de markt wordt gezet, de EMVI-criteria en beoordeling van het risicodossier bij gunning. Aanbestedingsdocumenten van goede kwaliteit maken het mogelijk om als ON een goede aanbieding op te maken.  Zorg dat je het als samenwerkingspartijen over hetzelfde hebt en oog hebt voor elkaars doelstellingen en context.

Wil je nog meer weten over risicomanagement?

Dit blog sluit ons drieluik over risico en kwantificeren af. Wil je meer weten over dit onderwerp? Dat komt goed uit! Binnenkort komen we terug met een blog over de toepassing van risico’s in de raming en het maken van een risicogestuurde planning. Wil je niks missen? Schrijf je in op onze nieuwsbrief en ontvangen deze blogs als eerste in je mailbox.

Inschrijven

Expert spreekuur risicogestuurde planning

In 2021 gaan we starten met ‘Experts spreekuren’. Krijg van onze experts kennis en praktische tips over de integrale beheersing van je project. In het 1ste inloopspreekuur staat het opstellen en beheren van een risicoplanning centraal.

Als projectmanager wil je voorkomen dat je planning blijft schuiven. Een risicogestuurde planning helpt je om grip te krijgen. Hoe stel je een goede risicogestuurde planning op? En waar moet je op letten? Samen met vakgenoten met en van elkaar leren. Dat staat centraal in het inloopspreekuur.

Wil je ook meer weten over de mogelijkheden van een risicoplanning? Schrijf je in met de button hiernaast.

Wil je grip op je risicokwantificering?

Neem contact op met Daniela, zij vertelt je graag hoe risicogestuurd denken en handelen  jouw project, programma of organisatie kan helpen bij het realiseren van doelstellingen.

Tel: 06-14213269

E-mail: d.mayan@cratosconsulting.nl

Neem contact op

Inrichten Risicogestuurd Denken en Handelen voor Offshore Wind

Van Oord Offshore & Offshore Wind wilde het kwaliteitsniveau van de projectbeheersing verhogen en het risicomanagement meer integraal onderdeel te laten zijn van haar bedrijfsvoering. Aan ons werd gevraagd om het kennisniveau van risicomanagement te verhogen, risicomanagers te coachen en op te leiden en het risicomanagement op een aantal grote tenders en projecten uit te voeren. 
Lees meer

Gerelateerde Berichten