In deze arbeidsmarkt je projecten doen

Waar haal je de mensen voor al je projecten vandaan? Zit de krapte op de arbeidsmarkt ook voor jouw organisatie de groei-ambities in de weg? Dan sta je zeker niet alleen. Dit blog gaat niet over werving en selectie of outsourcing, maar wel over hoe je, ondanks de huidige krapte, toch je projecten kunt blijven doen.

De meeste projecten ondervinden veel problemen. Veel projecten mislukken zelfs helemaal. Sommige schattingen zeggen dat 50% tot 70% van de tijd die mensen aan projecten besteden in rook op gaat. Als dat waar is, dan zou je met een oplossing best wel eens in één klap dat capaciteitsvraagstuk oplossen. Ja toch?

Dat blijkt inderdaad zo te werken. Maar hoe werkt dat?

In één klap het capaciteitsvraagstuk oplossen

Uit ons eigen onderzoek blijkt dat het overgrote deel van de problemen en verspilling komt door projecten die gestart worden nog voordat de capaciteit beschikbaar is. Daardoor gaan er allerlei dingen fout. Mensen worden van lopende projecten afgehaald, of mensen raken overbelast door werkstress wanneer er geen keuzes worden gemaakt.

Productiviteit keldert en er zijn veel onnodige problemen. Dit komt vaker voor dan je denkt. Misschien herken je het.

Het filmpje hiernaast van 'The chocolate factory' uit de jaren 50 laat zien hoe zaken stagneren en mensen overbelast raken als er teveel werk opgestart wordt. In onze ogen een voorbeeld wat er momenteel in veel projectorganisaties gebeurt.

In theorie is dit makkelijk op te lossen door een deel van de projecten weer even on-hold te zetten. Dit blijkt een erg effectieve en betrouwbare maatregel, goed voor zomaar 20-50% extra productiecapaciteit. Ook de slagingskans, betrouwbaarheid en efficiëntie nemen daardoor met sprongen toe.

Aanpak gebaseerd op het creëren van flow

De maatregel van het on-hold zetten van projecten heeft ons geïnspireerd in het uitwerken van onze eigen aanpak. Want we willen niet pas achteraf de problemen oplossen, maar juist vooraf voorkomen. Onze aanpak is gebaseerd op het creëren van flow.

Deze aanpak bestaat uit 5 stappen:

1.

We starten met een inventarisatie van knelpunten waar projecten stagneren. We creëren een workflow door projecten per knelpunt voor te sorteren.

2.

De optimale situatie krijgen we door projecten “Just in Time” te starten. Daardoor kan de flow nooit vastlopen.

3.

Wanneer afwijkingen gesignaleerd worden, kan er worden bijgestuurd, zodat problemen opgelost worden voor ze schade veroorzaken.

4.

Met behulp van data en achtergronden, pakken we verstoringen en oorzaken van verstoringen aan.

5.

Om de zoveel tijd keren we terug bij stap 1. Want knelpunten kunnen verschuiven. En daarmee ook de workflows.

Het inzicht achter deze aanpak is dat knelpunten niet langer stagneren. Daardoor draaien organisaties veel beter. Wel tot 20-50% efficiënter!

20-50% efficienter in projecten

Wil je weten hoe dit 5-stappenplan helpt voorkomen dat projecten vastlopen en je daarmee 20-50% capaciteit kan opleveren? Neem dan contact met mij op of vul het formulier in om de volgende blogs en tips automatisch in je mailbox te ontvangen.

In het volgende blog gaan we in op het grootste projectrisico en hoe je efficient om kan gaan met schaarse capaciteit.

Senior adviseur Projectmanagement

Jan van Egmond

Tel: 06-81035641

j.vanegmond@cratosconsulting.nl

In een krappe arbeidsmarkt gewoon je projecten doen