Meer dan getallen: hoe risicokwantificering projecten transformeert!

De kwantificering van risico’s is een belangrijke onderdeel van een goed risicodossier. Het geeft namelijk inzicht in het specifieke risicoprofiel van het project en levert daarmee input voor gerichte sturing. Het proces om tot die risicokwantificering te komen, gaat echter vaak gepaard met inhoudelijke discussies over ‘wat nu de kans van optreden of de impact bij optreden is’, alsook over nut en noodzaak om dit überhaupt te doen.

Dit artikel helpt bij het verduidelijken van de essentie van risicokwantificering. En laat zien hoe het kan bijdragen aan het succesvol implementeren van risicomanagement binnen projecten en programma’s. Het is bruikbaar voor gevorderden in het risicomanagement die een opfrisser nodig hebben.

Wat wordt gekwantificeerd?

Het kwantificeren van risico’s betekent simpelweg dat er getallen worden toegekend aan hoe waarschijnlijk het is dat iets fout gaat, welke aspecten uit de doelstellingen dit raakt en de verwachte omvang van die gevolgen. Denk hierbij aan de impact op tijd, geld, kwaliteit, omgeving, veiligheid, en imago. Bij het beoordelen of kwantificeren van risico’s wordt eerst gekeken naar hoe waarschijnlijk het is dat ze optreden. Dit hangt direct samen met de oorzaken die tot een bepaalde gebeurtenis of probleem kunnen leiden. Door beheersmaatregelen te nemen tegen de oorzaken, kan de kans op optreden juist worden verkleind. Beheersmaatregelen die worden ingezet op de gevolgen van een gebeurtenis, zullen juist deze waardes beïnvloeden.

💡Tip: Voor het kwantificeren van risico’s geldt hetzelfde als voor risicomanagement: het gaat per definitie om de blik vooruit en omgaan met onzekerheid. Voor iets dat gaat over onzekerheid, zijn er dan ook geen 100% exacte en betrouwbare, objectieve cijfers af te geven. Het is daarom van belang om deze cijfers zo objectief mogelijk te maken. Een divers team dat verantwoordelijk is voor risicokwantificering draagt hieraan bij.

Navigeren door risico’s: de initiële, actuele en restwaarde

Bij de uitwerking van een risico en de inrichting van risicodossiers zijn 3 risicokwantificeringen te onderscheiden: de initiële waarde, de actuele waarde en de restwaarde.

De intiële waarde betreft de inschatting van ‘kans van optreden’ en ‘gevolgen bij optreden’ van een risico, op het moment dat het risico als ‘nieuw’ geïdentificeerd wordt. Deze kwantificering wordt eenmalig in kaart gebracht, is statisch en is op dat moment gelijk aan de actuele waarde.
De actuele waarde betreft de ‘stand van vandaag’ als het gaat om ingeschatte ‘kans van optreden’ en verwachte ‘gevolgen bij optreden’. Misschien heeft voortschrijdend inzicht in oorzaken en gevolgen, of de inzet van beheersmaatregelen al geleid tot een bijstelling van de kwantificering ten opzichte van de initiële waarde; misschien is deze nog gelijk aan de initiële waarde. Hoe dan ook, deze waarde is dynamisch en geeft antwoord op de vraag: waar staan we vandaag?
De restwaarde betreft het risicoprofiel waartoe we het risico maximaal denken te kunnen verkleinen met de nog lopende en/of nog in te zetten beheersmaatregelen. Dit is onze blik vooruit en het punt waartegen de actuele waarde wordt afgezet bij het monitoren van de voortgang in risicobeheersing. Deze waarde is relatief statisch, omdat deze slechts wijzigt als het risico zelf komt te vervallen of men tot het inzicht komt, dat er toch een groter of juist kleiner effect met de beoogde beheersmaatregelen kan worden gerealiseerd.

Overigens staat deze restwaarde doorgaans niet gelijk aan “0”. Er zijn namelijk maar weinig risico’s die tot een kans van 0% of 0-impact gereduceerd kunnen worden, simpelweg omdat er meestal toch een rest-afhankelijkheid blijft bestaan die niet volledig beheerst/afgehecht kan worden.

Actuele versus restwaarde

In de risicobeheersing is het van belang om te sturen op de restwaarde. Er is alleen een grote ‘maar’, want: daar ben je vandaag nog niet! Gedurende het project sta je namelijk aan de lat voor het profiel van ‘vandaag’. En als ‘risico X’ vandaag optreedt, dan horen daar bijvoorbeeld de volle kosten van vandaag bij, en niet de verwachtingswaarde rest (som van kans rest x gevolg rest). Als dat risico nou ook nog één van de toprisico’s is (het staat tenslotte niet voor niets in de top), dan is een risicoreservering gebaseerd op restwaardes snel uitgeput. Als het tegenzit, kan dat ene risico meteen alle beschikbare financiële reserve opslurpen. Dat betekent dat er dan echt geen ruimte meer is voor onvoorziene kosten.

Met andere woorden, het resterende risicoprofiel vormt eigenlijk de basis voor de financiële reserve die je tot laat in het project nodig zou hebben. Echter, de feitelijke reservering zou gebaseerd moeten zijn op de huidige situatie van risico’s, die je vervolgens geleidelijk kunt verminderen naarmate je meer controle krijgt over het project. Hier wordt duidelijk of je met je opdracht op koers ligt, grip behoudt en vooruitgang boekt.

Conclusie

Het bovenstaande is een pleidooi om vooral bewust om te gaan met risicokwantificeringen, om zo het risicomanagement (ofwel het Risicogestuurd Denken en Handelen) de meerwaarde te kunnen laten bieden die het in zich heeft, namelijk: het creëren van grip op de risico’s binnen jouw (project)organisatie.

Meer weten?

Risicokwantificering is slechts één onderdeel van een succesvol risicomanagementavontuur. Wil je nog meer waardevolle tools en inzichten ontdekken? Schrijf je in voor de Cratos nieuwsbrief en we houden je op de hoogte.