Het nut van een retrospective:
continu verbeteren in de samenwerking
Misschien ben je de term “retrospective” al eens tegengekomen in een projectteam, of heb je er zelfs al eens aan deelgenomen. Maar wat houdt een retrospective eigenlijk in en wat kun je ermee bereiken?
In tegenstelling tot wat velen denken, is een retrospective geen ander woord voor een project follow up (PFU) of een tussentijdse evaluatie. Het is een krachtig instrument waarmee teams met elkaar in gesprek blijven om zo de samenwerking continu te verbeteren. Tijdens een retrospective draait het niet om het meten of bespreken van (eind)resultaten, maar het grondig bespreken en analyseren van de samenwerking binnen het team. Laten we eens nader bekijken waarom dit zo waardevol is en hoe je dit praktisch kunt implementeren.
Waarom zijn retrospectives belangrijk?
Retrospectives fungeren als een fundament voor de samenwerking binnen teams. Ze vormen namelijk een essentieel moment waarop teamleden samen reflecteren op hun gezamenlijke reis. Door terug te kijken naar recente ervaringen, kunnen teams inzicht krijgen in wat goed ging, wat minder goed ging en waar verbeteringen mogelijk zijn. Dit proces van zelfreflectie en open dialoog creëert een vruchtbare bodem voor groei en ontwikkeling binnen het team.
Wanneer doe je een retrospective?
Een retrospective kun je zien als een kompas. Het helpt namelijk om in de samenwerking op koers te blijven. Vooral in een voortdurend veranderende omgeving, waarin je te maken hebt met bijvoorbeeld: wijzigende scope, in- en uitstappende teamleden of prioriteiten van alle dag die door het boeken van voortgang heen lopen. Ons standpunt is dan ook: ieder project, groot of klein, heeft op vaste momenten een retrospective nodig!
Het moment waarop je een retrospective doet is grotendeels afhankelijk van je werkwijze. Werkt jouw team in sprints, dan is het einde van iedere sprint een geschikt moment. Werk je volgens andere methodes, dan kan na iedere projectfase of voor of na bepaalde rapportagemomenten een prettig punt in de cyclus zijn. Het belangrijkste is consistentie. Door regelmatig, kort cyclisch te evalueren, kunnen teams snel bijsturen op de samenwerking voordat problemen groter worden en impact hebben op de samenwerking en daarmee de resultaten.
Hoe vul je een retrospective in?
Een retrospective duurt niet langer dan één uur (bij voorkeur zelfs iets korter) en doorloopt verschillende fasen:
De facilitator opent de bijeenkomst met zorgvuldig gekozen activiteiten om een veilige en ondersteunende sfeer te creëren waarin teamleden zich vrij voelen om hun gedachten en gevoelens te delen.
Het team verzamelt relevante data, zoals leerpunten, belemmeringen en aandachtspunten van de afgelopen periode. Dit kan gebeuren via verschillende methoden, zoals post-its, online tools of open discussies.
Het team duikt dieper in de verzamelde data en analyseert de oorzaken van successen en uitdagingen. Door gezamenlijk te reflecteren en perspectieven te delen, ontstaan waardevolle inzichten die de basis vormen voor verbetering.
Het team kiest één of twee belangrijke oorzaken en brainstormt over concrete acties om verbetering te realiseren. Deze acties worden vervolgens opgenomen in de werkvloer en toegewezen aan verantwoordelijke teamleden.
De facilitator rondt de bijeenkomst af door de gemaakte afspraken te bevestigen en kort te evalueren of de bijeenkomst effectief was. Positieve feedback wordt benadrukt en eventuele suggesties voor verbetering worden genoteerd voor toekomstige bijeenkomsten.
Het is ook belangrijk om creatieve oefeningen te gebruiken om de bijeenkomst interactief en boeiend te maken. Door verschillende werkvormen te combineren, zoals tekenen, schrijven en groepsdiscussies, wordt de betrokkenheid en participatie van teamleden gestimuleerd.
Tips uit de praktijk
💡Tip 1: Let goed op de tijd: houd de bijeenkomst efficiënt en effectief. Gebruik time-boxing om ervoor te zorgen dat elke fase binnen de gestelde tijd blijft.
💡Tip 2: Kies passende oefeningen voor het team: denk na over wat het beste werkt voor de groep op basis van hun persoonlijkheden, behoeften en doelen.
💡Tip 3: Begin met eenvoudige activiteiten en verhoog geleidelijk de moeilijkheidsgraad: bouw een atmosfeer van vertrouwen en openheid voordat je diepere discussies aanpakt.
💡Tip 4: Besteed voldoende aandacht aan de start en afsluiting: zorg voor een positieve sfeer en laat elk teamlid met een goed gevoel vertrekken. Eindig de bijeenkomst met een moment van waardering en reflectie om de energie hoog te houden.
💡Tip 5: Wees realistisch over de doelen van de retrospective: het is geen magische oplossing voor diepgaande samenwerkingsproblemen, maar een waardevol instrument voor continue verbetering. Het is een laagdrempelige manier om signalen op te vangen en verbeteracties te initiëren die de samenwerking en prestaties van het team kunnen bevorderen.
Conclusie
Een retrospective is meer dan alleen een meetmoment. Het is een waardevol instrument voor teams om samenwerking te verbeteren en continu te groeien. Door regelmatig terug te kijken, kunnen teams snel bijsturen en problemen aanpakken voordat ze escaleren. Met de juiste aanpak, een open mindset en een vleugje creativiteit kan een retrospective een krachtig middel zijn voor succesvolle teams die streven naar voortdurende verbetering en groei.