EPIC Heatmap: Effectief risicogestuurd werken in een SAFe-programma

De aankomende Omgevingswet, die 26 wetten over de openbare ruimte bundelt, wordt ondersteund door een nog te ontwikkelen digitaal stelsel (DSO). Dit DSO is de digitale basis voor het maken van omgevingsplannen, het verstrekken van vergunningen en ontsluiten van geo-informatie. En dat op landelijk, provinciaal, gemeentelijk en waterschapsniveau. Kortom: een flinke klus De omvang, complexiteit, bestuurlijke en juridische component maakt dat een standaard Prince2, MSP of Agile aanpak niet volstaat als governance. Daarom is gekozen voor SAFe. Maar hoe stuur je effectief op risico’s binnen een SAFe-omgeving in de context van een interbestuurlijk programma? Dat blijkt een pittige opgave. Uiteindelijk is de EPIC heatmap ontwikkeld en deze wordt naar tevredenheid toegepast. Dit product zorgt voor een lichtgewicht kijk op risico’s die elke twee weken actueel is. Het geeft directe stuurinformatie aan het management, brengt impact van projectrisico’s op programmadoelstellingen in beeld en de communicatie over onzekerheden wordt bevorderd. In de volgende hoofdstukken is de methode verder uitgewerkt.

 

Inleiding
De EPIC heatmap maakt Agile-methoden als SAFe beter toepasbaar op grote programma’s. Complexe IT-programma’s bevatten grote onzekerheden op het gebied van besluitvorming, gebruikerswensen, raakvlakken techniek, governance en juridische impact. Door de dynamiek en vele stakeholders is grote afstand tussen de productontwikkeling en de veranderopgave. Bestaande Agile-methoden zijn onvoldoende toegerust om de impact te overzien van onzekerheden in de Release Train op Programmaniveau en omgekeerd. De EPIC heatmap is een praktisch toepasbaar, visueel instrument, dat door middel van zes eenvoudige stappen inzicht geeft in de kritische onderdelen uit het Agile ontwikkelproces binnen een complex (IT-)project of programma. De EPIC heatmap vergroot op eenvoudige wijze de beheersbaarheid en tijdige sturing op het programma en draagt hiermee bij aan grip op de risico’ s en behalen van de beoogde doelstellingen.

 

Huidige praktijk
Complexe IT-programma’s bevatten grote onzekerheden en de bestaande methodes zijn niet voldoende in staat om de impact van onzekerheden in de Release Train op Programmaniveau en omgekeerd in zicht te hebben. Hierdoor kan er onvoldoende effectief op gestuurd kan worden. Een oorzaak is de omvang van het programma in combinatie met complexiteit: Scope, bouw en veranderprocessen zijn in elkaar grijpende processen die zich ontwikkelen tijdens het verloop van het programma. Bij omvangrijke programma’s is de afstand tussen de Agile Release Train en veranderopgaven relatief groot. Hierdoor is de relatie tussen onzekerheden in de haalbaarheid van gepland werk en de impact op het programma als geheel lastig te overzien. Daarnaast zijn gebruikerswensen vaak niet eenduidig omdat het geen product is dat wordt opgeleverd, maar een hulpmiddel bij een veranderopgave die vaak onderdeel is van verschuivende (politieke) belangen. Daarnaast is risicomanagement in Agile methoden zoals SAFe vooral onderdeel van de Release Train en is gericht op het maken van het product. De kortcyclische manier van werken wordt daarbij gezien als een goede manier van omgaan met onzekerheden. Immers, mocht iets niet goed gedaan zijn, dan ben je maximaal 1 increment kwijt. Programmamanagement-methoden zoals MSP van Axelos hanteren wel een bredere rol voor omgaan met risico’s en bijvoorbeeld expliciet maken van stakeholderbelangen, maar de rapportage-gerichte aanpak hiervan sluit in de praktijk op product-niveau onvoldoende aan bij de waarde-gedreven aanpak van bijvoorbeeld SAFe. Ten slotte is bij IT-gerelateerde programma’s bij overheden of grote bedrijven op opdrachtgevers en politiek niveau sprake van een waterval-achtige aanpak. De globale eisen worden vooraf uitonderhandeld, op basis daarvan stellen partijen budget beschikbaar en worden mijlpalen vastgezet. Dit botst per definitie met de Agile-benadering die voor het halen van de opgave óf scope, óf tijd óf beschikbare middelen als variabele ziet.

Visie / oplossing

De EPIC heatmap is een visueel aantrekkelijk dashboard, bedoeld om effectief te kunnen sturen op onderdelen uit het Agile ontwikkelproces die kritisch zijn voor het Programma als geheel. Het is hiermee een handzaam middel om methoden als SAFe en MSP beter toepasbaar te maken voor grote IT-programma’s.

Lees alles over de 6 stappen om de EPIC Heatmap in gebruik te nemen