Projectportfoliomanagement is een essentieel onderdeel van projectmatig werken en een must voor iedere projectorganisatie. Maar organisaties die het goed op orde hebben zijn schaars. Uit onze ervaring blijkt dat de meeste problemen met projecten te herleiden zijn tot niet-functionerend portfoliomanagement.
Zonder afstemming ben je nergens
De taak van projectportfoliomanagement is simpel:
- Het beheer van het overzicht van projecten
- De afstemming van de beschikbare capaciteit om de projecten te verwezenlijken
En juist deze afstemming vindt zelden op een goede manier plaats. De meeste projecten starten zonder dat capaciteit is afgestemd of zonder dat de capaciteit voor andere projecten is afgestemd. Daardoor wordt er structureel aan meer projecten gewerkt, dan er kunnen worden afgerond met de capaciteit die beschikbaar is. Dit noemen we ook wel overbelasting van de (project)organisatie.
De schade van overbelasting
Overbelasting van projectmedewerkers heeft wereldwijd een dramatisch impact op projecten en op de productiviteit van organisaties. De schade is enorm. Dat blijkt uit casestudies die overbelasting aanpakken. Het aanpakken van de overbelasting van projectmedewerkers staat voor een verhoging van de productiviteit van 20 tot 50%. En dat zijn niet eens de uitschieters. Dat is wat de schade is van overbelasting.
Hoe pak je die overbelasting aan?
In de praktijk blijkt dat portfoliomanagement er niet in slaagt die overbelasting te voorkomen. Dat heeft niet te maken met gebrek leiderschap, gebrek aan inzicht in afhankelijkheden tussen projecten of met kwaliteit van projectmanagers. Onze conclusie wijst in de richting van drie andere oorzaken.
Oorzaak 1: Portfolio-management is ingewikkeld
Oorzaak 2: Probleem zonder wiskundige oplossing
Oorzaak 3: Zonder begrip geen controle
Het afstemmen van capaciteit is te ingewikkeld. Je hebt betrouwbare planningen nodig en een gedetailleerd inzicht wanneer iedereen beschikbaar is. Het implementeren van portfoliomanagement mislukt vaak omdat het teveel van organisaties vraagt, te lang duurt, en voor teveel administratieve rompslomp zorgt. Mensen vallen vaak terug in oude gewoonten en patronen. Organisaties komen er niet doorheen.
Portfoliomanagementsoftware is ontworpen voor een constante werklast. De wiskunde die daarvoor als basis wordt gebruikt dient niet als oplossing. Portfolio’s met een constante werklast, of binnen een
bepaalde tolerantie, bestaan gewoonweg niet. Ongeacht hoeveel data je hebt, en hoe hard je er ook aan rekent.
Als laatste is er sprake van een blinde vlek. Er is iets dat we niet begrijpen met elkaar. In de literatuur is veel te vinden over hoe projecten bestuurd en gemanaged moeten worden, maar er is weinig literatuur te vinden over hoe projectorganisaties werken en de mechanismen die daarin spelen. Hoe kunnen we controle krijgen over iets dat we niet begrijpen?
Het goede nieuws is dat daar een oplossing voor is!
Het voordeel van een centrale resource pool
Projecten zijn de grote en complexe “klussen” om doelen en strategie te realiseren. Door projecten te centraliseren met een gezamenlijke resource pool, is het mogelijk projecten veel efficiënter uit te voeren. Wij hebben het mechanisme ontrafeld dat daarvoor verantwoordelijk is.
Door het centraliseren van activiteiten is het eenvoudiger een constante stroom van projecten te onderhouden. Zonder zo’n constante stroom moeten steeds opnieuw mensen worden aangetrokken en getraind om ze na afronding van het project weer te laten gaan. Daarnaast is het ook niet mogelijk om mensen aan nog een ander project te laten werken wanneer een project geen volledige dagtaak geeft. Dit is het principe van de sequentiële en parallelle workflows waarvoor wij een algoritme hebben uitgevonden. Dat bestond nog niet voor projecten.
Wat zijn sequentiele en parallelle workflows?
Sequentiële workflows bestaan uit projecten die zonder wachttijd achter elkaar door de organisatie bewegen. Die projecten kunnen elkaar niet inhalen en ze hebben dus allemaal zelfde snelheid. Wanneer een project vertraagt of versnelt, vertragen of versnellen ook de projecten die daarna komen. Het meest efficiënt is de continue ononderbroken workflow. Die ontstaat door niet te veel projecten maar ook niet te weinig projecten te starten.
Parallelle workflows zijn sequentiële workflows die parallel aan elkaar lopen. Parallelle workflows kunnen elkaar inhalen, en bewegen onafhankelijk. Vertraging in de ene workflow beïnvloeden andere workflows niet. Parallelle workflows zijn efficiënter omdat ze elkaars “rest capaciteit” benutten.
De ontdekking die impact maakt
Wij deden een opmerkelijke ontdekking. Parallelle workflows hebben een sterke wederzijdse beïnvloeding, maar dat heeft totaal geen invloed op hoe je workflows kan of moet managen. Dus als je eenvoudige sequentiële workflows kunt managen, kun je ook complexe parallelle workflows managen. Dit geeft invulling aan de blinde vlek die bij oorzaak 3 van de overbelasting wordt genoemd. En dat is goed nieuws, want:
1. Inzicht en kennis leidt tot oplossingen die anders onzichtbaar blijven.
2. De wiskundige vergelijkingen van de sequentiële en parallelle workflows zijn wel oplosbaar en typerende hectische situaties in projectorganisaties zijn te simuleren.
3. Projectmanagers en projectmedewerkers hoeven niets te veranderen in hoe ze projecten plannen. Implementaties kunnen daardoor niet mislukken.
Nieuwsgierig hoe dit werkt?
Neem dan gerust contact met mij op of vul het formulier in om meer tips, kennis en informatie over dit onderwerp automatisch in je mailbox te ontvangen.