Canvas of Templates?
Canvassen zijn een ‘lean (and mean)’ alternatief voor bijvoorbeeld de >100 PRINCE2 templates en formulieren. Voor sommige projecten ontkom je er niet aan om toch in Word en Excel vrijwel de hele rits van ‘project mandate’ tot ‘project initiation document’ tot ‘project close authorisation form’ te gebruiken. Vaak is het echter al mogelijk om voor een project maar vier templates te hanteren. Als het even kan, dan hanteren wij in onze projectmethodiek, Elementair Project Management (EPM), alleen een:
- Project Initiatie Formulier
- Plan van Aanpak
- Voortgangsrapportage
- Eindrapport
Het doel van standaard templates is immers primair om het gesprek rondom projecten faciliteren, of met andere woorden: met elkaar het verhaal achter projecten te delen. Daarom zien wij templates ook het liefst in PowerPoint. Het gesprek rondom projecten is namelijk meer gebaat bij heldere sheets, waar men met z’n allen naar kijkt, dan bij grote lappen tekst, die men individueel achter zijn/haar bureau en vervolgens nogmaals gezamenlijk uitpluist.
Voor waarschijnlijk 80% van alle projecten volstaat zelfs al het gebruik van een canvas. Daarmee kun je ook prima bereiken wat je met talloze templates ook zou kunnen bereiken. Een canvas is vaak zeker net zo geschikt als templates:
- Om gedachten te ordenen
- Om volledig te zijn
- Om acties concreet maken
- Om het gesprek te faciliteren
- Om besluitvorming te vereenvoudigen
Als dat kan op een canvas, dan scheelt dat stapels papier en iedereen dus een hoop tijd en energie. Zelfs als uiteindelijk een canvas in de ogen van een bepaalde organisatie niet volstaat voor besluitvorming in een stuurgroep, ‘portfolio board’, MT of directie, dan nog biedt een canvas het perfecte kader voor initiële gedachtenvorming & discussies en is een goed canvas daarna prima alsnog te vertalen naar wat voor ander format dan ook.
Project Canvas
Een beetje googelen levert als snel meer dan 10 verschillende canvassen op aan de hand waarvan een project kan worden gemanaged. Een bekende van Nederlandse makelij is die van Rudy Kor, Theo van der Tak, Jo Bos (Project Canvas, 2016, Vakmedianet).
In het kader van Elementair Project Management (EPM) gebruiken wij een nog eenvoudiger format. Dat kent 5 minder elementen dan het bovenstaand canvas en is iets anders van opzet. In de praktijk is het daarentegen minimaal net zo bruikbaar. Met oranje hoofdletters illustreren wij hieronder dat het EPM Canvas de kernvragen bij elke project meer dan volledig afdekt (waarom, wat, waar, wanneer, waarmee) en daarbij (op speelse wijze) het risicobewustzijn stimuleert.
Programma Canvas
De inspiratie voor het bovenstaande Project Canvas van Rudy Kor, Theo van der Tak, Jo Bos was hun onderstaande Program Canvas (Program Canvas, 2016, Vakmedianet).
Dit canvas biedt een prima handvat voor het management van een programma, maar ze faciliteert nog niet echt het management van een projectenportfolio binnen een programma.
Portfolio Canvas
Het onderstaande Portfolio Canvas leent zich wel voor het management van een projectenportfolio in het kader van een programma. Bovendien kan met ons Portfolio Canvas het compleet projectportfolio (alle projecten en programma’s) van een organisatie worden gemanaged, althans op strategisch/ tactisch niveau. Dit canvas hebben wij in het bijzonder ontwikkeld met die laatste vorm van projectportfoliomanagement in gedachten, maar het blijkt in de praktijk ook goed bruikbaar in programma’s.
Het Portfolio Canvas helpt, net als project- en programma-canvassen op hun niveau, antwoord te geven op de centrale vragen:
- Wie doen waarom wanneer welke projecten en programma’s?
- Wat kost het portfolio en wat levert het op?
- Wat zijn de grootste portfolio risico’s en afhankelijkheden?
Het Portfolio Canvas biedt meerwaarde in het proces en het eindresultaat is van waarde:
- Voor het proces is het Portfolio Canvas een afgebakend kader waarbinnen de discussie over projecten en programma’s kan plaatsvinden.
- Het eindresultaat in de vorm van een uitgewerkt Portfolio Canvas helpt besluiten te communiceren en voortgang te controleren.
Een andere interessante insteek van een canvas voor projectportfoliomanagement is het canvas dat met behulp van de Fortres Change Cloud is samen te stellen. Dat is vrijwel geheel op maat te maken en hieronder vind je een voorbeeld van een ‘best practice’. De voordelen van een canvas in je project(portfolio)management-software integreren zijn legio en het is vooral een logische aanvulling op de hierboven getoonde canvassen.
De crux van een canvas
Het ‘beschilderen’ van een canvas lijkt eenvoudig, maar dat is het niet. Doe het daarom vooral niet in een ivoren toren, maar betrek allerlei verschillende mensen & disciplines. Streef ook geen perfectie na, want nu aan de slag met een goed plan is doorgaans beter dan volgende week pas starten met een perfect plan. Tot slot: De crux zit ‘m uiteindelijk natuurlijk niet in het vormgeven van een canvas, maar in het tot leven brengen daarvan. Dat vergt ware kunstenaars.
