5 tips voor succesvolle borging van projectresultaten

Een ontmoeting op een terras

Enkele weken geleden gingen de terrassen weer open. Astrid en ik troffen elkaar op een terras bij de Reeuwijkse Hout. Astrid ken ik als opdrachtgever van een project dat ik geleid heb. Allebei bewaren we goede herinneringen aan het project.

Na een hartelijke begroeting, vroeg ik hoe het met haar ging. De lach verdween van haar gezicht. Er was na ons gezamenlijke project een nieuw project gekomen waarmee de projectresultaten conform afspraak waren opgeleverd. De implementatie daarna was minder succesvol. Het had veel langer geduurd en het had niet de beoogde verandering teweeggebracht.

Onrust onder medewerkers: opeens moesten zij anders gaan werken. “Hier hadden ze geen tijd voor, want de productie moest gehaald worden!”. Leidinggevenden gingen uiteindelijk door de knieën en lieten toe dat nog op de oude voet kon worden doorgegaan. Maar dat werkte weer niet met het nieuwe systeem en de bijbehorende processen. Andere afdelingen werden kwaad, want die kregen de gevolgen hiervan op hun bordje. Er klopte helemaal niets meer van. Het eerst zo veelbelovende project had tot grote chaos en ontevredenheid geleid. Dan maar terug naar het oude vertrouwde? … Dat kan toch niet!

Astrid zuchtte diep. Laten we gauw iets lekkers bestellen.

Wat was er misgegaan?

Het introduceren van de andere manier van werken met een nieuw systemen brengt veranderingen met zich mee voor de medewerkers en voor leidinggevenden. Naast het leren werken met het nieuwe systeem kan het gaan over aanpassen van gedrag, over afscheid nemen, over gewijzigde posities in de organisatie, over veranderende invloed en aanzien in de organisatie. Noem maar op.

De impact van die veranderingen zijn door de organisatie en de opdrachtgever onderschat en niet eerder dan bij de start van de implementatie diepgaand aan de orde gekomen, terwijl we weten dat veranderen voor velen lastig is. Eigenlijk veel lastiger dan het opleveren van projectresultaten.

Hoe kan het beter?

Bij het opstarten van een project moet, naast alle tastbare zaken, aandacht gegeven worden aan de betekenis voor de medewerkers en de leidinggevenden in termen van beleving, gedrag, houding e.d., kortom aan de veranderingsaspecten. Daarmee start de bewustwording bij de opdrachtgever en andere belanghebbenden over de impact van de verandering binnen de volledige organisatie én hoe daarop geanticipeerd kan worden.

In alle fasen van een project wordt aandacht gegeven aan de concrete projectresultaten. Daarbij is de benodigde verandering in houding en gedrag ook belangrijk. Dat geldt zowel voor het bereiken van de beoogde eindsituatie als voor de reis daar naartoe. De reis is het project en de manier waarop het project bestuurd, uitgevoerd en beheerst wordt. Het resultaat van en het gedrag in het project dienen in overeenstemming te zijn met die van de beoogde eindsituatie. Hierbij is ook het gedrag in het project, dus zowel van de opdrachtgever, als die van de projectleider en zijn team. Voorbeeldgedrag is en blijft cruciaal om verandering in gang te zetten en te bestendigen.

Rol van de projectleider

Het kan voorkomen dat gevoeligheden in de organisatie bloot worden gelegd die eerder veilig voortbestonden in de organisatie, in de onderstroom. Het vraagt durf en vasthoudendheid van een opdrachtgever om (relevante!) gevoeligheden op het juiste moment bespreekbaar te maken en ze niet onder de oppervlakte te laten verdwijnen. Gebeurt dat toch, dan wordt daar later de rekening voor gepresenteerd.

De projectleider speelt een belangrijke rol. Die helpt de opdrachtgever om in zijn of haar rol te komen, door te spiegelen, te signaleren, te adviseren en in samenspraak interventies in te zetten. Dat vraagt om sensitiviteit, vasthoudendheid, creativiteit, flexibiliteit en dus lef!

Wanneer start de borging van projectresultaten?

Borging van de verandering start op dag 1 van het project. Wanneer structuur en verandering hand-in-hand gaan in de voorbereiding en in de uitvoering van het project dan groeit het draagvlak voor de aanstaande veranderingen. Sterker nog, die is al gaande tijdens het project.

Hierdoor zal de verandering meer organisch verlopen, in kleinere stappen, met kansen op tussentijdse bijstellingen van het resultaat mocht dat nodig zijn en zorgt voor wendbaarheid. Meer over wendbaarheid is te lezen in ons blog 'Kernbegrippen projectmanagement'.

Besturen van veranderingen

Veranderingen vragen nog steeds energie, die is echter gespreid over langere tijd. De energie zal anders van kleur zijn. De effectiviteit zal in ieder geval veel groter zijn.

Het besturen van veranderingen is voor veel opdrachtgevers een van de taken binnen hun brede takenpakket. Om dat efficiënt te kunnen doen moet de uitvoering goed belegd zijn. Opdrachtgevers worstelen hiermee, ondanks alle goede intenties.

Terras ontmoeting, het vervolg

De lunch smaakte uitstekend. Het was heerlijk om op een zonnig terras een goed gesprek te voeren over hoe een volgende implementatie wel succesvol kan worden aangepakt. Astrid en ik namen tevreden afscheid met de belofte dat de volgende afspraak niet zo lang op zich mag laten wachten als deze; misschien wel weer op een kantoor.

Een projectcoach voegt waarde toe

Om organisaties en teams te kunnen helpen met deze worsteling is De Projectcoach ontstaan. Met de diensten van De Projectcoach kunnen organisaties en hun medewerkers ondersteuning krijgen bij het vergroten van de effectiviteit van hun veranderingen en projecten.

Download onze 5 tips

Onze aanpak voor het succesvol borgen van projectresultaten hebben we samengevat in onze factsheet 'Succesvolle borging van projectenresultaten'. Deze factsheet geeft je inzicht in de bouwstenen voor het eenvoudig mogelijk maken van het borgen van projectresultaten.

Wat kun je lezen in de factsheet?

Onze kennis voor succesvol afronden van een project.

Onze jarenlange ervaring met het borgen van projectresultaten.

De bewezen aanpak van Cratos voor projectteams.

Download de factsheet met het formulier hiernaast.

De Projectcoach

Michael is de grondlegger van De Projectcoach. Wil je eens vrijblijvend sparren over de mogelijkheden en voordelen van een projectcoach voor jouw organisatie? Neem gerust contact met hem op!

Directeur en oprichter Cratos Consulting

Michael Sauerbier

Tel: 06-41870100

m.sauerbier@cratosconsulting.nl

Volledig profiel »