De essentie van risicomanagement: begrijp en beheers de onzekerheden

De kern van risicomanagement is het benoemen en beheersen van de belangrijkste risico’s die de bedrijfs-, project- of programma doelstellingen bedreigen. Risicomanagement is zodoende een belangrijk topic! 

Voor grote projecten of bij complexe risico’s zijn uitgebreide en gestructureerde methoden beschikbaar. Maar met een paar eenvoudige stappen kun je al veel bereiken. Je moet alleen weten waar je begint en hoe je het aanpakt. 

Stap 1: Intuïtie omzetten in Inzicht 

Soms komt er een project, een projectfase of een reorganisatie aan waarbij het van tevoren niet duidelijk is of het goed gaat komen. Alles op papier is helder, en toch knaagt er wat. Een onderbuik vertelt soms dingen die rationeel weggedrukt worden. Het gaat erom dit gevoel niet te negeren, maar te proberen de knagende vragen scherp te krijgen. 

Vraag alle betrokkenen binnen jouw team het volgende: 

• Schrijf op wat het belangrijkste projectdoel is. Wat wil je nou echt? Wanneer is het project voor jou succesvol?
• Loop in gedachten het project door en bedenk: Waar kan het nou zo uit de bocht vliegen dat we onze doelstellingen niet halen? Wat zit nog niet lekker? Welke misverstanden zie je voor je? Waar loopt de communicatie uit de bocht? Vat dit samen in 3 tot 5 ongewenste gebeurtenissen. Deze risico’s moeten voor iedereen zonder toelichting duidelijk zijn. Dus niet “vertraging.”, maar “Vertraging doordat de klantspecificaties niet op tijd helder zijn.”
• Probeer bij elk van deze 3 a 5 risico’s de belangrijkste oorzaak te bedenken en schrijf dit op. Van bovengenoemd risico zou een oorzaak kunnen zijn “De klant is onvoldoende doordrongen van zijn rol in de planning.”

Wie de betrokkenen zijn verschilt per project, maar een top-down en bottom-up benadering is aan te raden om risico’s op operationeel, tactisch en strategisch niveau boven water te krijgen. Bovendien ontstaat hierdoor ook een gevoel van betrokkenheid. 

Stap 2: Maak risico’s expliciet en bespreekbaar 

Iedereen werkt risico gestuurd, maar meestal is dit impliciet. Als je een afspraak met reistijd hebt, schat je het risico op file in en het gevolg van te laat op de afspraak komen. Bij een sollicitatiegesprek ga je dan wellicht een kwartier eerder weg, maar voor een lunchafspraak neem je de gok dat het meevalt. 

Een essentieel en krachtig onderdeel van risicomanagement is het expliciet maken van risico’s. Door de zorgen vanuit meerdere disciplines over elkaar te leggen en bespreekbaar te maken, ontstaat een overzicht van welke risico’s veel raakvlakken hebben, en welke specifiek voor een discipline gelden. 

Ook zorgt het belichten van een risicovol onderdeel vanuit verschillende hoeken dat er een compleet beeld ontstaat en er ontstaan inzichten die voor sommige betrokkenen vanzelfsprekend zijn, en voor anderen verrassend. 

Het kan helpen om de projectdoelstellingen en-ambities als kapstok te gebruiken en de risico’s die een projectdoel bedreigen hierbij te plakken. Als er dan risico’s zijn die nergens bij horen, kun je je al direct afvragen of dit wel echte risico’s zijn, of wellicht zijn er meer projectdoelstellingen dan gedacht. 

Stap 3: Bepaal 5 toprisico’s en maak afspraken 

Het beheersen van risico’s begint bij focus. Door alleen over de top 5 risico’s expliciet afspraken te maken, is het haalbaar om deze lijst bij het hele team te laten doorleven zonder dat er een uitgebreide database nodig is. 

Bepaal met het team welke 5 risico’s de grootste zijn en vraag je af of het beheersen van deze risico’s het gevoel uit stap 1 weg zou nemen. 

De meest efficiënte manier van risicobeheersing is het wegnemen van de oorzaken die kunnen leiden tot optreden van het risico. 

Per toprisico wordt dan ook bepaald: 

• Wat zijn de belangrijkste oorzaken?
• Met welke maatregel kunnen wij de oorzaken voorkomen of beheersbaar maken?
• Wie is eigenaar van het risico? Dit is meestal degene die de meeste invloed heeft op de beheersing van het risico en kan maar 1 persoon zijn.

Stap 4: actie ondernemen! 

In deze stap bevindt zich zowel de grootste toegevoegde waarde als de grootste valkuil. Want je kan 100 risico’s bedenken, pas als de maatregelen daadwerkelijk worden doorgevoerd en risicogestuurd denken en handelen van hoog tot laag doorleefd wordt, is er sprake van beheersing. 

Enkele strategieën om risicobeheersing succesvol te implementeren: 

• Prioriteit voor het team: Zorg ervoor dat alle teamleden het belang ervan inzien! Veel risico’s ontstaan door onduidelijke communicatie of onvoldoende doordachte afspraken. Bewustzijn van de risico’s helpt om op cruciale momenten scherp te handelen. 
• SMART-maatregelen: Formuleer maatregelen volgens het SMART-principe, inclusief een verantwoordelijke en een deadline. 
• Documentatie koppelen: Koppel maatregelen indien mogelijk aan een document waarin de beheersing wordt geborgd. 
• Toegankelijk overzicht: Creëer een overzicht dat voor iedereen toegankelijk is en waarin zowel de risico’s als de genomen maatregelen helder zichtbaar zijn. 
• Concrete uitvoering: Veel risico’s zijn beheersbaar door “zachte” acties zoals verbeterde communicatie over een specifiek onderwerp. Bedenk concrete stappen en evalueer na verloop van tijd of het beoogde effect is bereikt. 

Stap 5: Maak de cirkel rond. 

Elke risicosessie vormt een momentopname, en zelfs de meest doordachte plannen verliezen hun waarde zonder regelmatige updates. Deze updates zijn essentieel op verschillende niveaus: 

• Actualisering van toprisico’s: Houd de actuele status van de belangrijkste risico’s up-to-date. 
• Vorderingen in Risicobeheersing: Evalueer de voortgang van de genomen maatregelen en pas deze aan indien nodig. 
• Team Betrokkenheid: Monitor de betrokkenheid van het team. Zijn er recente gebeurtenissen die aantonen dat er risicogestuurd wordt gewerkt en dat dit vruchten afwerpt? Of zijn er nog obstakels te overwinnen? 

 Zo blijft de cirkel rond en blijft het risicomanagementproces dynamisch en effectief.