Bereikbaarheid
Kwaliteitsslag risicomanagement versterkt betrouwbaarheid en voorspelbaarheid TEV-programma
ProRail
Risicomanagement
Programma Tractie Energievoorzieningsnet (TEV)
ProRail is verantwoordelijk voor het Nederlandse spoorwegnetwerk i.r.t. aanleg, onderhoud, beheer en veiligheid. Zoals alle organisaties moet ook ProRail anticiperen op ontwikkelen in de markt en maatschappij. Zo is bijvoorbeeld de vraag van vervoerders, en daarmee de belasting van het spoorwegnetwerk, gedurende de jaren toegenomen en zal ook in de toekomst verder groeien. Veranderingen in aantal, type, snelheden en frequenties van treinen, zorgen er o.a. voor dat meer energie (stroom) nodig is op het spoor en dat de belasting van het netwerk van bovenleidingen en onderstations verder toeneemt.
Om in de toekomst genoeg energie op het spoor te kunnen leveren, werkt ProRail aan het programma ‘Tractie Energievoorziening (TEV)’ dat als doel heeft om een sterk en betrouwbaar energienetwerk te bouwen dat op tijd genoeg capaciteit bieden om de groei van het treinverkeer aan te kunnen (ref. 2030). Daarom worden verschillende projecten uitgevoerd, zoals het vernieuwen en vervangen van onderstations en het vergroten van de capaciteit van het netwerk.
Programma Tractie Energievoorzieningsnet (TEV)
ProRail: Onderstation bij Hilversum - Duckdev
De vraag van ProRail
De vraag van ProRail was gericht op de doorontwikkeling, stroomlijning en implementatie van risicomanagement op TEV-programma- en projectniveau. De benodigde kwaliteitsslag op risicomanagement (in kennis, denken en doen) zou daarmee zowel op tactisch als operationeel niveau gemaakt worden en bijdragen aan een betrouwbaar en voorspelbaar programma dat binnen de gestelde kaders kon worden gerealiseerd.
De portefeuille van te realiseren TEV-projecten was groot. Vanuit technisch oogpunt werden deze vaak niet als ‘complex’ beschouwd. De context waarin het werk moest worden gerealiseerd echter wèl. Gezien de locatie van veel onderstations was de beschikbare werkruimte beperkt en zouden meerdere stakeholders worden geraakt, die op hun beurt (vanuit hun rollen en belangen) de projectvoorgang konden beïnvloeden. Bovendien was er druk op het beschikbare budget en capaciteit, en was het nodig om de samenwerking tussen verschillende beheeraspecten, zoals tijd, geld, risico’s, verder te verbeteren.
Onze oplossing
De eerste stap richting een kwaliteitsverbetering in risicomanagement was het voeren van gesprekken binnen de programma- en projectteams om de risicovolwassenheid en de bestaande aanpak te evalueren. Daarmee is de samenwerking tussen alle betrokken partijen versterkt.
Vanuit deze aanpak is het TEV-risicomanagementplan bijgesteld, is de lijn tussen programma- en projectniveau geconcretiseerd en een risicomanagementcyclus geïmplementeerd, die ritme en structuur bood in de risicodialoog. Die risicodialoog werd individueel en plenair gevoerd met IPM-rolhouders van programma- en projecten, het interne opdrachtgeversteam en projectbeheersers binnen TEV. Vakinhoudelijke verdieping en verbinding kwamen tot stand door reguliere overleggen en themasessies met het team van risicomanagers en de gezamenlijke projectbeheersers.
Om beter inzicht te krijgen in de ontwikkeling van risicoprofielen binnen TEV, zijn beheersingsdashboards opgesteld. De betrokkenheid van risicomanagement was hierbij essentieel om de juiste indicatoren te bepalen. Zo werd de risico-informatie begrijpelijk en bruikbaar als stuurinformatie. Ook is de interne risico-rapportagelijn ingericht vanuit projecten richting programma en vanuit programma richting interne opdrachtgever. Deze gaf een gedetailleerder inzicht in de ontwikkeling van financiële risicoprofielen en leverde input voor de voortgangsgesprekken.
Aangezien er binnen de TEV-portefeuille sprake was van een grote variatie in projecten, zowel in aard, omvang als complexiteit, is op projectniveau gekozen voor een ‘risicomanagementaanpak op maat’. Projecten werden ingedeeld op basis van complexiteit: bij complexe projecten werd de risicomanager ingezet, terwijl bij eenvoudigere projecten het projectteam zelf verantwoordelijk was voor de uitvoering van risicomanagement.
Daarnaast is in samenwerking met projectmanagers en specialisten een basisrisicodossier opgesteld met TEV-generieke risico’s. Dit dossier biedt toekomstige projecten een solide uitgangspunt voor risicobeheersing vanaf de start.
Om tot werkend risicomanagement te komen, kenmerkte de Cratos-aanpak zich door: gesprekken vanuit oprecht interesse, zichtbaar en dichtbij zijn, een praktisch toepasbare aanpak voor teamleden en creatieve werkvormen. Ook was er flexibiliteit om aan te blijven sluiten bij veranderende context of behoefte en werd ingezet op het creëren van overzicht en inzicht.
Het resultaat
Risicomanagement binnen TEV heeft een duidelijke ontwikkeling doorgemaakt. Van een theoretisch instrument dat niet of nauwelijks werd ingezet, is het uitgegroeid tot een gestructureerd proces met een actieve risicodialoog, een sterke verbinding tussen programma en projecten én betere integraliteit tussen verschillende beheersaspecten.
Het eigenaarschap van de teamleden vergrootte, hetgeen zich vertaalde in actievere inzet op risico-signalering, -inschatting en –beheersing. Risicomanagement werd een vast onderdeel van de agenda én van besluitvorming. Aannames werden kritischer bekeken en er werd vaker gezocht naar acties die ieder zelf kon ondernemen om risico’s te beheersen.
Dankzij de maatwerkaanpak kon gerichte beheersing worden geboden aan de meer complexe projecten en tegelijkertijd efficiënter worden omgegaan met beschikbare capaciteit.
7
Succesvolle projecten voor deze klant uitgevoerd
6
Aantal consultants actief
8,6
Klanttevredenheid
4
Jaren actief bij deze klant
Onze klant
