Inrichting en bestendiging risicomanagement voor Programma Grootkeukens Defensie

Onze aanpak richt zich integraal op drie aspecten: resultaat, proces èn mens. Bij de start hebben we de directe partijen meteen samengebracht; het RVB-programmateam, de counterpart vanuit Defensie (als Opdrachtgever) en het Ingenieursbureau. In een interactieve setting en met goede energie hebben wij doelstellingen en ambities voor het programma én de samenwerking vastgesteld. Ook is de context in kaart gebracht waarin deze doelstellingen gerealiseerd moeten worden. Met het team is daarmee de succesfactor geformuleerd: “Onze samenwerking – betrouwbaar; het programma – voorspelbaar”.

Om tot een gedeeld basis kennisniveau te komen ten aanzien van risicomanagement en daarbij één taal te spreken, zijn kennissessies gehouden met programma- en projectleden. Met inzicht in doelstellingen, ambities, context én risicomanagement, werden in aanvullende sessies risico’s en beheersmaatregelen geïdentificeerd.
Deze sessies gaven input voor het opstellen van een Integraal Risicomanagement Plan voor het programma en de onderliggende projecten, alsook de inrichting van een programma risicodossier. Het Integraal Risicomanagement Plan omvat de doelstelling voor risicomanagement en beschrijft de processen & werkwijzen, die bijdragen aan ‘werkend’ risicomanagement. Hierbij hebben wij het plan teruggebracht vanuit de essentie ‘less is more‘.

Voor het inrichten van een actueel programma risicodossier is het bestaande template verbeterd, om beter aan te sluiten bij de opgave en de gewenste programmasturing. De inhoud kwam voort uit de gezamenlijke risicosessies en individuele gesprekken met IPM-rolhouders. Dit dossier vormde de basis voor risicobeheersing en monitoring op voortgang, inzicht in en onderbouwing van het actuele risicoprofiel, en input voor rapportage en besluitvorming.

Vervolgens hebben we voorzien in de behoefte van het RVB aan ondersteuning bij het implementeren, uitvoeren en borgen van dit Integraal Risicomanagement Plan, onder andere door:
– De inzet van een vaste risicomanager op locatie in Den Haag. Een vaste risicomanager met wekelijkse focus op het risicomanagement zorgt ervoor dat het ‘top of mind’ blijft. En een cultuur van Risicogestuurd Denken en & Handelen eerder ingebed is in de organisatie.
– Een maandelijkse actualisatie van het programma risicodossier. Een up-to-date programma-risicodossier vormt de basis voor het bewaken van risico’s en voortgang in beheersing. Het geeft inzicht in het risicoprofiel en de integraliteit met andere beheersaspecten, en levert input voor de gerichte dialoog, rapportages en besluitvorming.