Duurzaam vastgoeD - WELK THEMA?
Implementatie van Project Portfoliomanagement
Technische Universiteit Delft
Portfoliomanagement
Technische Universiteit Delft
Technische Universiteit Delft (TU Delft) is een van de meest vooraanstaande universiteiten in Nederland en die bekend staat om haar sterke focus op techniek en technologie. De TU Delft speelt een belangrijke rol in zowel nationale als internationale technologische ontwikkelingen en onderwijs.
Directie ICT van TU Delft is verantwoordelijk voor betrouwbare infrastructuur, gebruiksvriendelijke toepassingen en de bijbehorende service. Tevens stimuleert ze vernieuwende initiatieven binnen en buiten de universiteit. Directie ICT is een afdeling met bijna 300 medewerkers, en een projectenportfolio van meer dan 80 parallel lopende projecten.
Technische Universiteit Delft
Nieuwe Roadmap voor TU Delft
De vraag van de TU Delft
Binnen de Directie ICT van de TU Delft bevond Project Portfoliomanagement zich nog in een ontwikkelende fase. In voorgaande jaren zijn er meerdere pogingen gedaan om invulling te geven aan Project Portfoliomanagement door de afdeling op te zetten en te vertalen naar operationele gereedheid.
De opdracht voor de Project Portfoliomanager IT is om invulling te geven aan Project Portfoliomanagement voor Directie ICT, door het creëren van overzicht over alle project- en programma initiatieven van de afdeling IT. Ook het samenstellen van een integrale roadmap waarin al deze initiatieven worden ondergebracht, het opzetten van de afdeling en te vertalen naar operationele gereedheid, vormden onderdeel van de opdracht.
Onze oplossing
Voor de inrichting is als uitgangspunt de Cratos aanpak van Project Portfoliomanagement gekozen. Deze aanpak richt zich als eerste op het elimineren van stagnatie van projecten die al in uitvoering zijn door overbelasting en het creëren van een integrale roadmap die aansluit bij de beschikbare capaciteit en rekening houdt met beperkte beschikbaarheid van resources. En vervolgens het prioriteren van projecten op basis van operationele en business factoren en afweging van scenario’s, in overleg met key stakeholders.
Voor Directie ICT zijn de volgende stappen doorlopen:
- Opzet projectportfoliobureau als centraal aanmeldingspunt voor projecten.
- Standaardiseren van project stages, inrichten stagegate proces en gremium.
- Vaststellen van capaciteitsclaims operationele projecten.
- Vaststellen van de capaciteit beschikbaar voor projecten en vaststellen welke expertises stagnatie veroorzaken door beperkte beschikbaarheid.
- Prioriteren van wachtrijen op basis van operationele voortgang, strategisch belang en afweging schenario’s.
- Inrichten van adaptieve roadmap.
- Start operationele routine, bewaking doorstroom en tijdige signalering van stagnaties.
Er is gebruik gemaakt van een systematiek waarmee de individuele projectplanning wordt gekoppeld aan de gemeten snelheid waarmee projecten binnen de portfolio worden afgerond. Hiermee ontstaat een adaptieve roadmap die als leidraad dient om projecten vlot te laten verlopen en stagnatie te voorkomen.
Het resultaat
Project Portfoliomanagement IT is overgedragen aan een interne Project Portfoliomanager IT en een nieuw ingericht Project Portfolio Management Office. Hiervoor is een interne medewerker uit het ICT-PMO opgeleid. En voor het PPMO is tijdelijke capaciteit aangetrokken en opgeleid.
De volgende elementen maakten deel uit van de overdracht:
- Een compleet projectportfoliobeheer (PPM) framework: dit omvat een gedetailleerde roadmap, gebaseerd op beschikbare capaciteit, prioriteiten en klantenwensen. Een geavanceerde projectportfoliotooling, met visualisatie van roadmap en planboard en optimalisatie van de inzet van beschikbare capaciteit om doelen te realiseren. Een gestroomlijnd projectaanvraagproces met formeel intake, vooronderzoek en vaststelling van capaciteitsclaims voor alle projecten en operationele stagegateprocessen.
- Capaciteitsmanagement en -planning: voor het optimaliseren van de inzet van beschikbare capaciteit, het opstellen en beheren van capaciteitsclaims, en het visualiseren van de projectportfolio.
- Proactieve risicobeheersing: dit omvatte het identificeren en escaleren van planningsconflicten, inclusief scenario- en impactanalyse, en automatische herijking roadmap.
- Opleiding en coaching van interne medewerkers van Directie ICT tot projectportfoliomanager.
In essentie is er een volledig functionerend projectportfoliobeheer-systeem overgedragen, waarmee Directie ICT haar projecten op dagelijkse basis effectiever kan plannen, uitvoeren en monitoren. Ook kunnen onregelmatigheden en verstoringen van de doorstroom tijdig gesignaleerd worden en correctieve maatregelen en escalaties worden geinitieerd.
1
Succesvolle projecten voor deze klant uitgevoerd
1
Aantal consultants actief
7,5
Klanttevredenheid
1
Jaren actief bij deze klant
Onze klant
