Duurzaam vastgoeD - WELK THEMA?

Implementatie van Project Portfoliomanagement

Technische Universiteit Delft

UvA
Portfoliomanagement

Technische Universiteit Delft

Technische Universiteit Delft (TU Delft) is een van de meest vooraanstaande universiteiten in Nederland en die bekend staat om haar sterke focus op techniek en technologie. De TU Delft speelt een belangrijke rol in zowel nationale als internationale technologische ontwikkelingen en onderwijs.

Directie ICT van TU Delft is verantwoordelijk voor betrouwbare infrastructuur, gebruiksvriendelijke toepassingen en de bijbehorende service. Tevens stimuleert ze vernieuwende initiatieven binnen en buiten de universiteit. Directie ICT is een afdeling met bijna 300 medewerkers, en een projectenportfolio van meer dan 80 parallel lopende projecten.

Technische Universiteit Delft
Roadmap TU Delft Project Portfoliomanagement
Nieuwe Roadmap voor TU Delft

De vraag van de TU Delft

Binnen de Directie ICT van de TU Delft bevond Project Portfoliomanagement zich nog in een ontwikkelende fase. In voorgaande jaren zijn er meerdere pogingen gedaan om invulling te geven aan Project Portfoliomanagement door de afdeling op te zetten en te vertalen naar operationele gereedheid.

De opdracht voor de Project Portfoliomanager IT is om invulling te geven aan Project Portfoliomanagement voor Directie ICT, door het creëren van overzicht over alle project- en programma initiatieven van de afdeling IT. Ook het samenstellen van een integrale roadmap waarin al deze initiatieven worden ondergebracht, het opzetten van de afdeling en te vertalen naar operationele gereedheid, vormden onderdeel van de opdracht.

Onze oplossing

Voor de inrichting is als uitgangspunt de Cratos aanpak van Project Portfoliomanagement  gekozen. Deze aanpak richt zich als eerste op het elimineren van stagnatie van projecten die al in uitvoering zijn door overbelasting en het creëren van een integrale roadmap die aansluit bij de beschikbare capaciteit en rekening houdt met beperkte beschikbaarheid van resources. En vervolgens het prioriteren van projecten op basis van operationele en business factoren en afweging van scenario’s, in overleg met key stakeholders. 

Voor Directie ICT zijn de volgende stappen doorlopen:

  • Kanaliseren van het projecten-aanmeldingsproces via het projectportfoliobureau.
  • Standaardiseren van project stages, en inrichten van een stagegate proces en gremium.
  • Vaststellen van capaciteitsclaims van alle operationele projecten (vanaf het moment van projectaanmelding/ projectinitiatie).
  • Vaststellen van de capaciteit beschikbaar voor projecten.
  • Vaststellen van expertises waar wachtrijen van projecten ontstaan door stagnatie als gevolg van beperkte beschikbaarheid.
  • Ordenen/prioriteren van wachtrijen op basis van operationele voortgang en strategische prioriteiten en afweging schenario’s.
  • Inrichten van adaptieve integrale referentie roadmap.
  • Start van de operationele routine, bewaking van doorstroom en vroegtijdige signalering van verstoringen en stagnaties.
  • Opleiding en overdracht naar interne Project Portfoliomanager IT.

Voor Directie ICT is gebruik gemaakt van een systematiek waarmee de individuele projectplanning wordt gekoppeld aan de gemeten snelheid waarmee projecten binnen de portfolio worden afgerond. Hiermee ontstaat een adaptieve roadmap die als referentie gebruikt kan worden om te voorkomen dat projecten steeds stagneren en vastlopen, en zo voor maximale doorstroom zorgt.

Het resultaat

Project Portfoliomanagement IT is overgedragen aan een nieuwe interne Project Portfoliomanager IT en een nieuw ingericht Project Portfolio Management Office. Hiervoor is een interne medewerker uit het ICT-PMO opgeleid. En voor het PPMO is tijdelijke capaciteit aangetrokken en opgeleid. 

De volgende elementen maakten deel uit van de overdracht:

  • Een portfolioroadmap voor alle projecten en programma’s die door Directie ICT worden uitgevoerd, gebaseerd op beschikbare capaciteit, prioriteiten en klantenwensen.
  • Inzicht in de start- en einddata van projecten op basis van actuele voortgang en capaciteit en productiviteit.
  • Projectportfoliotooling voor een actueel en geïntegreerd overzicht van alle projecten die door Directie ICT worden uitgevoerd, met visualisatie van roadmap en planboard en optimalisatie van de inzet van beschikbare capaciteit om doelen te realiseren.
  • Een gestroomlijnd projectaanvraagproces met formeel intake, vooronderzoek en vaststelling van capaciteitsclaims voor alle projecten.
  • Operationele stagegateprocessen en overleg met ICT-experts om de stagegates te bewaken.
  • Vaststellen hoe beschikbare capaciteit voor ICT-projecten het best te kunnen garanderen, rekening houdend met de specifieke situatie van Directie ICT.
  • Opstellen, analyseren en beheren van capaciteitsclaims voor alle ICT-projecten.
  • Visualisatie van de projectportfolio op basis van operationele prioriteiten en het kunnen maken van doorsneden voor verschillende doelgroepen.
  • Automatische herijking/aanpassing van de roadmap bij wijzigingen in prioriteiten, de volgorde van projecten, planning van nieuwe projecten, afronding van projecten en actuele voortgang.
  • Identificatie en escalatie van planningsconflicten, inclusief scenario- en impactanalyse.
  • Opleiding, begeleiding en coaching van interne medewerkers van Directie ICT tot projectportfoliomanager, en projectportfoliomanagement officer.
  • Operationeel projectportfoliomanagement binnen Directie ICT, inclusief dagelijkse monitoring en signalering van onregelmatigheden, verstoringen en ontwrichting van de doorstroom van de projectenportfolio, en het initiëren van correctieve maatregelen en escalaties.

 

1

Succesvolle projecten voor deze klant uitgevoerd

1

Aantal consultants actief

7,5

Klanttevredenheid

1

Jaren actief bij deze klant

Het team

Onze specialist

Jan van Egmond

Senior Consultant

Onze klant

"Met deze aanpak hebben we voor het eerst een concreet systeem voor Project portfoliomanagement ICT en een helder overzicht over de roadmap en wanneer capaciteit beschikbaar is.”
Carlo Cozzi
Manager Projectmanagement Services - TU Delft / Directie ICT
Scroll naar boven