Bereikbaarheid

Datagedreven projectbeheersing voor Schiphol

Royal Schiphol Group

Schiphol
Projectbeheersing

Succes bij herinrichting

Het aantal passagiers dat via Schiphol reist, blijft stijgen. Om die groei goed op te vangen, wordt Vertrek & Lounge 1 verbouwt, vernieuwt en uitgebreid. In Vertrek 1 komt meer ruimte voor security, check-in en wachtgebieden. Ook de achterliggende Lounge wordt uitgebreid en beter bereikbaar, routes worden aangepast en aanbod aan voorzieningen zoals horeca en winkels vergroot. Hierdoor wordt het reisproces nóg comfortabeler.

Herontwikkeling Vertrek & Lounge 1 (HT1) - Shiphol
Herontwikkeling Vertrek & Lounge 1 (HT1) - Shiphol

De vraag van Schiphol

Het project Herontwikkeling Vertrek & Lounge 1 (HT1) is binnen Schiphol een groot, complex en risicovol project. Zoals vele projecten binnen de Luchthaven wordt het uitgevoerd in de bedrijfsvoering die 24 uur per dag operationeel is en moet blijven.

Binnen de projecten van Schiphol is men bekend met Projectbeheersing en het Projectmanagement Office (PMO). Echter soms komen er complexe projecten langs, die niet te vergelijken zijn met ‘reguliere’ luchthaven projecten. Voor Herontwikkeling Vertrek & Lounge 1 (HT1) werd aan Cratos Consulting gevraagd om het PMO in te richten en meer integraal onderdeel te laten zijn van het projectmanagement team. Daarbij moesten alle PMO-disciplines (o.a. risico, financiën, planning, change, issues en kwaliteit) meer met elkaar verbonden worden.

Deze aanpak moest worden geïmplementeerd binnen het PRINCE2 management systeem dat Schiphol hanteert.

Onze oplossing

Op basis van een nulmeting werden alle individuele PMO-disciplines onderzocht. Samen met de projectmanager werd de prioriteit bepaald en werd focus aangebracht om bij de eerstvolgende Management Stage de eerste verbeteringen te implementeren.

Het StagePlan was een belangrijk instrument om het team en de opdrachtgever te laten zien waar de focus op lag in de komende periode. Met het End of Stage Report werd teruggekeken en geëvalueerd over de vorige periode. Leerpunten werden opgehaald en verankerd als verbeterpunten in het StagePlan. Binnen de Management Stage werd elke 10 weken een retrospective uitgevoerd met het projectteam voor de verbetering van de samenwerking [zie apart kader over ‘retrospective’ voor meer informatie]. 

Daarnaast is met de PMO-teamleden een project dashboard ontwikkeld waarmee de juiste sturingsinformatie kon worden gepresenteerd aan de opdrachtgever. Om te komen tot een goed dashboard zijn eerst gezamenlijk de “key succes factoren” bepaald. Deze factoren geven een indicatie of je tijdens het project op de goede weg bent of dat bijsturing nodig is.

Het resultaat

Op basis van de retrospectives en het project dashboard kreeg het projectteam inzicht in zowel de samenwerking als de voortgang op tijd, geld en kwaliteit van het project. 

  • De retrospectives zorgden voor bewustwording van hoe de samenwerking en de communicatie verloopt in het project, over wat er verbeterd kon worden en welke acties daarvoor nodig zijn. 
  • Het Project Dashboard gaf de projectmanager en de opdrachtgever correcte, tijdige en relevante stuurinformatie, die directe actie van het project of de opdrachtgever mogelijk maakte. Aan de hand van het dashboard konden scenario’s worden gemaakt op basis van data uit het verleden aangevuld met relevante informatie van het moment. 

Deze combinatie van informatie was heel waardevol omdat voor beide factoren concrete acties benoemd konden worden waarmee directe sturing in het project mogelijk werd.  Alle betrokken partijen inzicht in de belangrijkste factoren die het succes van het project kunnen beïnvloeden. Aan het eind van de management stage werd dit allemaal gebundeld in het End of Stage Report om te rapporteren aan de opdrachtgever.

Retrospective

Een retrospective is een krachtig instrument waarmee teams met elkaar in gesprek blijven om de samenwerking continue te verbeteren. Tijdens een retrospective draait het niet om het meten of bespreken van (eind)resultaten, maar het bespreken en analyseren van de samenwerking binnen het team.

Voor dit project op Schiphol is ervoor gekozen om elke 10 weken een retrospective uit te voeren met het projectteam om terug te kijken én een aantal concrete verbeterpunten te benoemen. Hiermee kwam de focus te liggen op kortcyclische verbeteringen. De retrospectives zorgden voor bewustwording van hoe de samenwerking en de communicatie verloopt in het project, over wat er verbeterd kon worden en welke acties daarvoor nodig zijn. Juist die bewustwording maakte het nog waardevoller.
 
Wil je weten hoe je een retrospective kunt houden en welke fasen je met elkaar doorloopt? Lees verder in het blog ‘Het nut van een retrospective: continue verbeteren in samenwerking’.
 

17

Succesvolle projecten voor deze klant uitgevoerd

12

Aantal consultants actief

8,5

Klanttevredenheid

13

Jaren actief bij deze klant

Het team

Onze specialist

Simon Dijkshoorn

Partner & Senior Consultant

Onze klant

"De Cratos consultant heeft als PMO lead, naast kennis en management ervaring veel nieuwe ideeën ingebracht en de samenwerking binnen het PMO team naar een hoger niveau gebracht.

Daarbij is hij gedisciplineerd en heeft hij de maandelijkse rapportages altijd in samenwerking met het team op tijd geleverd. Dat is een compliment waard!
Michiel van Goor
Programma manager Vertrek & Lounge 1 - Royal Schiphol Group

Wil je meer lezen over de herinrichting van Terminal 1?

Lees het artikel “Verbouw Schiphol is er klaar voor.” uit het Parool van 13 april 2021

Lees het artikel “Verbouwing van vertrekhal 1 op Schiphol afgerond.” uit Luchtvaartnieuws van 17 juni 2021

Scroll naar boven