De valkuilen van risicokwantificering bij Opdrachtnemers - Cratos Consulting - website

In het blog ‘Hoe zit het nou met die risicokwantificering?’ hebben we de verschillende risicokwantificeringen uiteengezet. Daarin zijn de verschillen tussen de initiële, actuele- en restkwantificering benoemd en toegelicht. In dit blog gaan we in op hoe de Opdrachtnemer c.q. aannemer (hierna: Opdrachtnemer) om gaat met risicokwantificering in de tenderfase en realisatiefase. We beschrijven de acht valkuilen en tips bij het toepassen van risicokwantificering.

Focus in de tenderfase

Omdat een commerciële aanbieding gedaan moet worden focust de risicokwantificering bij de Opdrachtnemer in de tenderfase zich op geld en tijd. De doorlooptijd van een project en het bijbehorende kosten is daarin bepalend.

Valkuil 1:  Tegenwoordig is een kwaliteitscomponent in de aanbieding zoals ‘zo min mogelijk hinder voor de omgeving’ belangrijk voor een Opdrachtgever. Omgevingsrisico’s zijn vaak lastig te kwantificeren op geld en tijd en komen daarmee niet in de ‘top-10’ terecht.

Tip 1: Identificeren en kwantificeren de risico’s op de projectdoelstellingen en niet alleen op geld en tijd.

Welk belang dient de tender?

De projectdoelstellingen zijn vaak anders dan de organisatie doelstellingen voor de tender. Het tenderteam moet weten wat het belang is van het gegund krijgen van de tender voor de organisatie. Bijvoorbeeld is het belang om

  • marktpositie te veroveren in een nieuwe markt;
  • de bestaande marktpositie verstevigen;
  • het imago van de organisatie in een specifieke markt te verbeteren;
  • compensatie van een verlies in eerdere projecten te realiseren.

Valkuil 2:  Het is onvoldoende duidelijk voor het tenderteam welke belang de organisatie heeft met het winnen van de tender.

Tip 2: Zorg dat het belang duidelijk is bij het gehele tenderteam zodat vanaf de start op de juiste doelstelling gestuurd kan worden. 

Initieel, actueel en restrisico

De opdrachtnemer richt zich in de tenderfase op de initiële risicokwantificering en de restkwantificering. De actuele kwantificering, zoals in ons vorige blog beschreven, wordt niet toegepast. Dat is logisch, omdat in een tender de mogelijke beheersmaatregelen worden bedacht. De uitvoering van beheersmaatregelen vindt plaats als het werk gegund is. Daarmee is alleen het restrisico relevant in deze fase. Het restrisico gekwantificeerd in geld is opgenomen als (risico)reservering in de kostenraming.

Valkuil 3: Vergeten wordt om de kosten van de beheersmaatregelen in de aanbieding mee te nemen. Als de Opdrachtnemer deze maatregelen aanbiedt, moeten die ook afgeprijsd worden. De maatregelen zijn onderdeel van de directe kosten.

Tip: 3 Als de risicoreservering en de kosten van de beheersmaatregelen bij elkaar opgeteld worden is het uitgangspunt dat de beheersmaatregelen volledig effectief worden toegepast.

Valkuil 4: Het restrisico gekwantificeerd in tijd wordt vergeten door de Opdrachtnemer. Tijdbuffers in de planning worden vaak niet opgenomen in de aanbieding, wat vervolgens doorwerkt in de indirecte kosten (bijvoorbeeld uitvoerings-en bouwplaatskosten).

Tip 4: In volgend blog gaan we dieper in op het toepassen van risicogestuurde planningen. Schrijf je in op onze nieuwsbrief om dit blog als 1ste te ontvangen.

De rol van de tendermanager

Het restrisico is het risicoprofiel en op basis daarvan gaat een Opdrachtnemer een commerciële aanbieding doen. De rol van de tendermanager is hierin cruciaal. Het doel van de tendermanager is om het project gegund te krijgen.

Valkuil 5: Vaak zal de tendermanager de risico’s zo veel mogelijk proberen af te waarderen of de werkelijke impact (te) laag inschatten. Dit leidt tot een te lage onderbouwing van de risicoreservering. Hiermee wordt een schijnwerkelijkheid gecreëerd richting het management. Als het project is gegund, met een lage risicoreservering als onderbouwing dan is tendermanager niet meer in beeld en wordt de projectmanager opgescheept met te weinig buffers om optredende (voorziene èn onvoorziene) risico’s op te vangen.

Tip 5: Zorg in de tenderfase in het tenderteam voor goede tegenspraak bij het bepalen van de kwantificering van de risico’s. Dit kan al door de rol van risicomanager specifiek te beleggen in tenderteam.

Risicomanagement in realisatiefase

Hoera, de aanbesteding is gegund! Na de winst van de tender zal de projectmanager met zijn team aan de slag gaan met de uitvoering van het project. Daarbij rekent de Opdrachtnemer zich al snel rijk. Het risicoprofiel van de tender, gebaseerd op het restrisico, wordt gepresenteerd actuele profiel. Terwijl dit risicoprofiel is gebaseerd op geplande beheersmaatregelen die nog uitgevoerd moeten worden en waarvan het effect nog onbekend is.

Valkuil 6:  Van de projectmanager wordt verwacht dat hij /zij binnen dit risicoprofiel, bepaald  op de restrisico’s blijft, terwijl het risicodossier continue bijgesteld moet worden. Met een risicoprofiel, gebaseerd op het risicodossier uit de tenderfase, kan onvoldoende het ‘spel van risicomanagement’ gespeeld worden.

Tip 6: Om voortgang op de beheersing van risico’s te monitoren is het van belang om zicht te hebben of het beoogde effect van een maatregel ook daadwerkelijk doet wat we er in de tenderfase was voorspeld. Of dat meer of minder beheersmaatregelen nodig zijn.

Sturing op restrisico’s

In de realisatiefase zal de Opdrachtnemer gaan sturen op de restrisico’s. Het sturen op actuele risicokwantificering is in de realisatiefase veel relevanter. Bij de kwantificering van de restrisico’s is het effect van het uitvoeren van de beheersmaatregelen al meegewogen. Daarmee heeft de risicosturing al plaatsgevonden. Sturen op het belang van het tijdig nemen van beheersmaatregelen heeft een groter effect, omdat als een beheersmaatregel niet tijdig wordt genomen het risico kan optreden. De sturing op restrisico’s leidt tot andere toprisico’s, dan sturing op actuele risico’s. Daardoor wordt de top-10 risico’s niet herkend door het projectteam. De focus van het projectteam is op de beheersing van de actuele risico’s waarvan de beheersmaatregelen nog genomen moeten worden.

Wilt u grip op uw risico's?

Lees alles over onze Risicogestuurd Denken & Handelen aanpak! 

Valkuil 7: Het neveneffect hiervan is dat het risicomanagement niet serieus meer wordt genomen, omdat het niet overeenkomt met waar de grootste zorgen zitten. De intrinsieke motivatie om de risico’s te beheersen wordt daardoor minder en het risicomanagement wordt vervolgens meer ‘een feestje’ van de risicomanager. Een ander (indirect) nadeel van sturen op restrisico’s is dat er prioritering wordt gegeven aan beheersing van risico’s waarop relatief weinig invloed is uit te oefenen en dat restrisico’s minder aan verandering onderhevig zijn. Het is dan niet duidelijk in welke mate grip is op de risicobeheersing en wat het effect is van de reeds uitgevoerde beheersmaatregelen.

Tip 7: Zorg dat een Risicogestuurd Denken en Handelen mindset in het team aanwezig is. Hierdoor heeft zowel het team, het individu en de organisatie zicht op wat nodig is om het project tot een succes te maken.

Miscommunicatie tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer

Gedurende de realisatiefase zal het risicodossier, behalve voor de interne sturing bij de Opdrachtnemer, ook een bijdrage moeten leveren aan het voeren van het gesprek met de Opdrachtgever.

Valkuil 8: Doordat de Opdrachtnemer zich focust op restrisico’s en de Opdrachtgever veelal sturen op actuele risico’s, ontstaat miscommunicatie. Het gesprek tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer is dan een discussie over wat de grootste risico’s zijn van het project, terwijl het gesprek juist moet gaan over de risico-omschrijving, de allocatie ervan en hoe het risico het beste beheerst kan worden.

Tip 8: Het helder krijgen van de risico’s en de demarcatie voorkomt dat naar elkaar wordt gewezen wie het risico draagt. Dit heeft invloed hebben op het risicoprofiel van zowel Opdrachtnemer als Opdrachtgever.

Samenvattend stellen wij dat de focus in de tenderfase bij de Opdrachtnemers ligt op tijd en geld. Doordat het voor de tender relevant is te werken met initieel en restrisico’s zien we dat in de realisatie de focus helaas te weinig ligt op de actuele risicoscore.

Los van de kwantificering is het voeren van het risicogesprek nog belangrijker om elkaar (Opdrachtnemer en Opdrachtgever) te begrijpen. Het risicodossier dient daarbij als hulpmiddel om focus te krijgen op het gewenste resultaat!

Meld je aan voor de 'Risicomanagement' sessie

Regelmatig organiseren wij Risicomanagement sessies voor vakgenoten en geïnteresseerden. Een mooi moment om te sparren met collega's en nieuwe ideeën op te doen.

Wil je bij één van onze volgende sessies aanwezig zijn? Meld je nu alvast aan en we houden je op de hoogte.

Neem contact op met Bart of Hette. Zij vertellen je graag hoe risicomanagement jouw organisatie kan helpen bij het van verkrijgen van grip op je projecten.

Senior adviseur Integrale Beheersing

Bart Kroese

Adviseur Integrale Beheersing

Hette van der Zwaag

Van Oord Offshore & Offshore Wind wilde het kwaliteitsniveau van de projectbeheersing verhogen en het risicomanagement meer integraal onderdeel te laten zijn van haar bedrijfsvoering. Aan ons werd gevraagd om het kennisniveau van risicomanagement te verhogen, risicomanagers te coachen en op te leiden en het risicomanagement op een aantal grote tenders en projecten uit te voeren.