5 stappen om met risicomanagement te beginnen

5 stappen om met risicomanagement te beginnen

Door: Wichard Hulsbergen

De kern van risicomanagement is het benoemen en beheersen van de belangrijkste risico’s die de bedrijfs-, project- of programmadoelstellingen bedreigen.

Voor grote projecten of bij complexe risico’s zijn hier uitgebreide en gestructureerde methoden voor beschikbaar. In de infra-sector is dit al gebruikelijk. Elders staat dit vaak nog in de kinderschoenen.

Maar ook zonder uitgebreide risicoprocessen kun je met een paar eenvoudige stappen al veel bereiken. Je moet alleen weten waar je begint en hoe je het aanpakt. Vandaar dit stappenplan.

Stap 1: Luisteren naar de onderbuik

Soms komt er een project, een projectfase of een reorganisatie aan waarbij het van te voren niet duidelijk is of het goed gaat komen. Alles op papier is helder, en toch knaagt er wat. Een onderbuik vertelt soms dingen die rationeel weggedrukt worden. Het gaat erom dit gevoel niet te negeren, maar te proberen de knagende vragen scherp te krijgen.

Binnen een team zit een grote vracht aan kennis en ervaring. Als het mis gaat, is er altijd wel iemand die zegt “dat had ik je eerder kunnen vertellen.”

Die kans is nu. Vraag alle betrokkenen het volgende:

● Schrijf op wat het belangrijkste projectdoel is. Wat wil je nou echt? Wanneer is het project voor jou succesvol.

● Loop in gedachten het project door en bedenk: Waar kan het nou zo uit de bocht vliegen dat we onze doelstellingen niet halen? Wat zit nog niet lekker? Welke misverstanden zie je voor je? Waar loopt de communicatie uit de bocht? Vat dit samen in 3 tot 5 ongewenste gebeurtenissen. Deze risico's moeten voor iedereen zonder toelichting duidelijk zijn. Dus niet “vertraging.”, maar “Vertraging doordat de klantspecificaties niet op tijd helder zijn.”

● Probeer bij elk van deze 3 a 5 risico’s de belangrijkste oorzaak te bedenken en schrijf dit op. Van bovengenoemd risico zou een oorzaak kunnen zijn “De klant is onvoldoende doordrongen van zijn rol in de planning.”

Wie de betrokkenen zijn verschilt per project, maar een top-down en bottom-up benadering is aan te raden om risico’s op operationeel, tactisch en strategisch niveau boven water te krijgen. Bovendien ontstaat hierdoor ook een gevoel van betrokkenheid.

Stap 2: Maak risico's expliciet en bespreekbaar

Iedereen werkt risicogestuurd, maar meestal is dit impliciet. Als je een afspraak met reistijd hebt, schat je het risico op file in en het gevolg van te laat op de afspraak komen. Bij een sollicitatiegesprek ga je dan wellicht een kwartier eerder weg, maar voor een lunchafspraak neem je de gok dat het meevalt.

Een essentieel en krachtig onderdeel van risicomanagement is het expliciet maken van risico’s. Door de zorgen vanuit meerdere disciplines over elkaar te leggen en bespreekbaar te maken, ontstaat een overzicht van welke risico's veel raakvlakken hebben, en welke specifiek voor een discipline gelden.

Ook zorgt het belichten van een risicovol onderdeel vanuit verschillende hoeken dat er een compleet beeld ontstaat en er ontstaan inzichten die voor sommige betrokkenen vanzelfsprekend zijn, en voor anderen verrassend.

Het kan helpen om de projectdoelstellingen en-ambities als kapstok te gebruiken en de risico's die een projectdoel bedreigen hierbij te plakken. Als er dan risico's zijn die nergens bij horen, kun je je al direct afvragen of dit wel echte risico's zijn, of wellicht zijn er meer projectdoelstellingen dan gedacht.

Stap 3: Bepaal 5 toprisico's en maak afspraken

Het beheersen van risico's begint bij focus. Door alleen over de top 5 risico's expliciet afspraken te maken, is het haalbaar om deze lijst bij het hele team te laten doorleven zonder dat er een uitgebreide database nodig is.

Bepaal met het team welke 5 risico’s de grootste zijn en vraag je af of het beheersen van deze risico’s het onderbuikgevoel uit stap 1 weg zou nemen.

De meest efficiente manier van risicobeheersing is het wegnemen van de oorzaken die kunnen leiden tot optreden van het risico.

Per toprisico wordt dan ook bepaald:

● Wat zijn de belangrijkste oorzaken?

● Met welke maatregel kunnen wij de oorzaken voorkomen of beheersbaar maken?

● Wie is eigenaar van het risico? Dit is meestal degene die de meeste invloed heeft op de beheersing van het risico en kan maar 1 persoon zijn.

Stap 4: DOEN

De grootste toegevoegde waarde, en tegelijkertijd de grootste valkuil ligt in deze laatste stap. Want je kan 100 risico's bedenken, pas als de maatregelen daadwerkelijk worden doorgevoerd en risicogestuurd denken en handelen van hoog tot laag doorleeft wordt, is er spake van beheersing.

Een paar tips die helpen om risicobeheersing succesvol door te voeren:

● Maak het belangrijk bij alle teamleden! Veel risico's treden op door onhandige communicatie of slecht gemaakte afspraken. Bewustzijn van de risico's helpt om op de juiste momenten scherp te zijn.

● Maak een maatregel SMART inclusief trekker en datum,

● Koppel maatregelen zo mogelijk aan een document waarin de beheersing geborgd wordt.

● Maak een voor iedereen toegankelijk overzicht waarin de risico's en maatregelen zichtbaar zijn.

● Veel risico’s zijn te beheersen door “zachte” acties zoals betere communicatie over een bepaald onderwerp. Bedenk dan iets concreets en toets na een periode of het beoogde effect gehaald is.

Stap 5: Maak de cirkel rond.

Elke risicosessie is een momentopname en de beste plannen verwateren als er geen updates zijn.

Regelmatige updates vinden plaats op diverse niveau’s:

● Actualiteit toprisico’s

● Voortgang risicobeheersing

● Hoe staat het met betrokkenheid van het team? Zijn er gebeurtenissen de afgelopen tijd waaruit blijkt dat er risicogestuurd gewerkt wordt en dat het helpt? Of zijn er nog hobbels te nemen?

En verder..

Buiten bovenstaande praktische toepassing van risicomanagement, zijn de technieken bruikbaar voor een scala aan onderwerpen. Denk hierbij aan:

● Bepaling en sturing risicobudget

● Complexe besluitvorming

● Assetmanagement

● Efficiënte en hoogwaardige kwaliteitsborging

● Probabilistische planningen

● Bepaling risicoprofiel van complexe contractvormen

● Implementatie van Risicogestuurd denken en handelen