Nieuw product: Het Portfolio Canvas®

Nieuw product: Het Portfolio Canvas®

Auteurs: Michael Sauerbier & John Rouwendaal

Voor het oogsten van projecten en programma’s die bijdragen aan uw organisatiedoelstellingen

Het Portfolio Canvas® is ontwikkeld door Cratos Consulting (Michael Sauerbier, Diederik Biesboer, Daniel van den Dries & John van Rouwendaal) in samenwerking (co-creatie) met verschillende organisaties.
Inspiratie voor het Portfolio Canvas® is geput uit de ontwikkeling van het Project Canvas & Progam Canvas.
Het Portfolio Canvas® is gebaseerd op brede theoretische kennis van én ruime praktijk ervaring met strategisch projectmanagement bij diverse organisaties in verschillende sectoren. Theoretisch is het Portfolio Canvas® een mix van onder andere het Business Model Canvas (Osterwalder), het OGSM-model (Kingham and Tucker) en Kanban (Lean). Het vervangt andere modellen niet, maar het is daarop een aanvulling vanuit projectenportfolio management perspectief.

Het Portfolio Canvas®
Executive Summary
Het Portfolio Canvas® is een instrument voor bestuurders en managers om:
• het projectenportfolio overzicht te creëren en
• de discussie over prioriteiten te faciliteren.

Het Portfolio Canvas® helpt organisaties antwoord te geven op de centrale vragen:
• Wie doen waarom wanneer welke projecten en programma’s?
• Wat kost het portfolio en wat levert het op?
• Wat zijn de grootste portfolio risico’s en afhankelijkheden?

Meerwaarde
Het Portfolio Canvas® biedt meerwaarde in het proces & het eindresultaat is van waarde:
• Voor het proces is het Portfolio Canvas® een afgebakend kader waarbinnen de discussie over projecten en programma’s kan plaatsvinden.
• Het eindresultaat in de vorm van een uitgewerkt Portfolio Canvas® helpt besluiten te communiceren en voortgang te controleren.

Toepassing
Het Portfolio Canvas® is bruikbaar in het kader van vrijwel alle soorten projectportfolio's, bijvoorbeeld klant-, verander- of innovatie-projectenportfolio’s. Ook is het mogelijk om hierin allerlei soorten projecten in het fysieke, sociale of ICT domein (bijvoorbeeld vastgoed, ICT of inkoop), onder te brengen. Daarnaast is het mogelijk om het in alle sectoren in te zetten, in zowel profit als non-profit organisaties.

Praktisch
Het Portfolio Canvas® kan met een paar mensen rond de tafel worden uitgewerkt op papier op A3- of A2-formaat. Met een grotere groep kan het (een deel van) een wand beslaan, bijvoorbeeld in een ‘war room’, ‘obeya’ of tijdens een workshop. Met een goede facilitator is het Portfolio Canvas® ook direct digitaal in PowerPoint uit te werken. Omdat de ruimte altijd beperkt is, verliest men zich niet in details en blijft de focus op ‘hoog over’ richting geven aan portfoliomanagement.

Gebruik
Het invullen van het Portfolio Canvas® begint met een gesprek met de portfoliomanager, waarin de randvoorwaarden van het canvas besproken en het beoogde doel. Samen wordt de teamsamenstelling van de 3 dagdelen besproken inclusief de bijbehorende planning en opvolgende bijeenkomsten / acties.

In drie dagdelen gaat uw team onder begeleiding van onze Portfolio Canvas Facilitator (PCF) aan de slag. Daarbij wordt er gewerkt van buiten naar binnen. Het 1e dagdeel gaat uw portfoliomanager samen met het managementteam aan het werk. Zij brengen de interne en externe ontwikkelingen in kaart brengen die van belang zijn voor uw organisatie. Deze ontwikkelingen worden vervolgens vertaald naar concrete strategische doelstellingen. In deze sessie worden de overige elementen van de ‘business case’ (de oranje sikkel) verder ingevuld. In dagdeel 2 en 3 wordt het hart van het Portfolio Canvas® in kaart gebracht door de portfoliomanager en de leden van het portfolioteam. Per project wordt bepaald hoe deze zich verhoud ten opzicht van de vastgestelde strategische doelstellingen, waarna het project een prioriteit en een verantwoordelijke wordt gegeven. Naast de strategische doelstellingen wordt ook nagegaan hoe de gegeven prioriteit van het project past binnen het beschikbare budget, de resources en wordt nagegaan of de gewenste baten worden gerealiseerd.

Het Portfolio Canvas® 'beschilderen' is iets om eens in de zoveel tijd grondig en compleet te ondernemen met alle stakeholders. Daarnaast is het een kwestie van regelmatig onderhoud. Bijhouden is van belang, omdat inzichten altijd wijzigen als je met een projectenportfolio aan de slag gaat. Het Portfolio Canvas® is dus niet alleen manier om (bijvoorbeeld jaarlijks) de neuzen weer dezelfde kant op te krijgen, maar het wordt ook gebruikt om de voortgang (bijvoorbeeld elke kwartaal of elke maand) te controleren en bespreekbaar te houden.

Agile
Het Portfolio Canvas® ook te gebruiken voor een projectenportfolio met agile projecten, althans met ontwikkeltrajecten die agile worden aangevlogen. In plaats van projecten en programma’s plot een organisatie dan simpelweg de ‘epics’ of ‘sagas’ op het canvas.

Tot slot
Samengevat in één zin: Het Portfolio Canvas® helpt een organisatie op basis van haar missie, visie en strategie die projecten en programma’s te kiezen die zij nodig heeft om de beoogde baten te realiseren, terwijl zij daarbij rekening houdt met de beschikbare mensen, middelen & financiën en in ogenschouw neemt de risico’s en afhankelijkheden die daarbij komen kijken. Kortom: Het Portfolio Canvas® is een compleet instrument om het projectenportfolio van een organisatie effectief en efficiënt te besturen en managen. En ten overvloede met andere woorden: Het Portfolio Canvas® is onmisbaar voor organisaties die niet alleen de lasten van projecten en programma’s willen dragen, maar die de vruchten willen plukken van hun projectenportfolio. Oftewel: Voor het oogsten van projecten en programma’s.

Nieuwsgierig geworden of wilt u weten hoe het Portfolio Canvas® u kan helpen bij het managen van uw portfolio? Neem dan contact op met een van onze consultants via 030-3033612

Direct delen!Tweet about this on TwitterShare on LinkedInShare on Google+Share on Facebook